如何檢查項(xiàng)目計劃的有效性

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有人將很多項(xiàng)目的管理方式歸結(jié)為“六拍運(yùn)動”，我深有同感，特將其整理如下，希望我們能夠警惕這種“運(yùn)動”。

    第一拍：拍腦門。經(jīng)常有些領(lǐng)導(dǎo)有了做一個項(xiàng)目的想法后，不是組織相關(guān)人員嚴(yán)格論證是否可行，而是自己覺得可行就上馬。

    第二拍：拍肩膀。領(lǐng)導(dǎo)拍完腦袋后，為了鼓舞士氣，調(diào)動項(xiàng)目組成員的積極性，大多會采取一些激勵手段，例如，拍拍大家肩膀說：“好好干，前途無量”。    第三拍：拍胸脯。受到領(lǐng)導(dǎo)激勵的項(xiàng)目組成員為了讓領(lǐng)導(dǎo)放心，也會有所表示——拍胸脯，而且往往還會說出一句話：“放心吧，包在我身上！”

    第四拍：拍桌子。項(xiàng)目進(jìn)行一段時間后，領(lǐng)導(dǎo)忽然發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展情況與自己的預(yù)期相去甚遠(yuǎn)，于是大發(fā)雷霆，拍著桌子訓(xùn)斥項(xiàng)目組成員：“你們都在搞什么？這么長時間了，花了這么多錢，項(xiàng)目才剛剛進(jìn)展到這里，還有這么多問題！回去好好檢討，不能按期完成項(xiàng)目，工資獎金都別想了！”
   
　　第五拍：拍屁股。項(xiàng)目組成員受到嚴(yán)厲批評后，不少人往往會“拍屁股”：“當(dāng)初不計劃清楚，現(xiàn)在項(xiàng)目做不下去了，就知道訓(xùn)我？我還不干了呢！走人！”?；蛘呤窃僖矝]有熱情，消極怠工，這種人留在項(xiàng)目組中不僅對項(xiàng)目毫無益處，反而會打擊努力工作者的積極性。

    第六拍：拍大腿。以上“五拍”之后的結(jié)果必然令所有人大失所望。這個時候，從決策層到項(xiàng)目經(jīng)理再到項(xiàng)目組成員，大家都“拍大腿”—— 痛心不已，卻又無可奈何：“唉，早知如此，當(dāng)初就應(yīng)該……”

    造成“六拍運(yùn)動”的原因有很多，其中項(xiàng)目沒有有效的計劃性是一個很重要的原因。由于項(xiàng)目是一種臨時性的、獨(dú)特的任務(wù)，因此，對任何一個項(xiàng)目的管理在某種程度上都是風(fēng)險管理，項(xiàng)目計劃的一個重要目的在于有效降低項(xiàng)目風(fēng)險。那么，什么樣的項(xiàng)目計劃才是有效的呢？項(xiàng)目生命周期中存在許多變數(shù)，如果不允許變化，項(xiàng)目計劃就會只是一種理想化的紙上作業(yè)；可是，如果允許變化，又該如何避免“計劃不如變化快”這種狀況呢？作為企業(yè)高層管理人員可從哪些方面判斷一個項(xiàng)目計劃是否有效呢？

　　　　有效的項(xiàng)目計劃必須包含以下5個“可”。 

    1.目標(biāo)可預(yù)期
    有效的項(xiàng)目計劃必須能夠明確、可靠地說明項(xiàng)目利益相關(guān)方在何時能得到何種成果。據(jù)調(diào)查，來自項(xiàng)目目標(biāo)方面的問題平均占到項(xiàng)目失敗原因的21%。

項(xiàng)目目標(biāo)的可預(yù)期性包含以下幾方面的含義：
    首先，項(xiàng)目計劃包含了項(xiàng)目利益相關(guān)方對項(xiàng)目成果的預(yù)期，包括對各類中間結(jié)果的預(yù)期。這里需要特別強(qiáng)調(diào)的是，項(xiàng)目很少能夠由項(xiàng)目組自己獨(dú)立完成，它需要所有項(xiàng)目利益相關(guān)方的支持。利益相關(guān)方不會無緣無故地支持項(xiàng)目，他們需要從項(xiàng)目中得到自己想要的東西。很多人在設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)時只考慮了客戶或者其他少數(shù)利益相關(guān)方對項(xiàng)目的期望，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

    其次，項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該得到所有項(xiàng)目利益相關(guān)方一致的理解和認(rèn)同。立場的不同會使人們對同樣的事物產(chǎn)生不同的看法，或者說，我們能夠看到的從來都不是客觀世界本身，我們只能看到在我們心目中反映出來的世界。因此，項(xiàng)目目標(biāo)需要考慮到不同利益相關(guān)方的立場、考慮到可能產(chǎn)生的歧義和沖突。只有在消除了歧義和沖突之后得到的目標(biāo)才能是一個有效的目標(biāo)。

    最后，目標(biāo)要經(jīng)過可行性論證?？尚行哉撟C不是簡單說一句“做正確的事”那么簡單。我們現(xiàn)在看到的有很多是“可批性論證”，這是一種先有結(jié)論再去尋找理由、先射箭再畫靶子的做法。當(dāng)然，還有更可惡的做法，就是“莫須有”，即拍腦袋，根本不需要論證的做法。后者在我國很有市場，這與長期以來形成的個人崇拜文化有關(guān)，被下屬“慣壞的”上司有時候過于相信自己的直覺。不可否認(rèn)，大多數(shù)項(xiàng)目是經(jīng)過可行性論證的，可惜項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果依然有問題。對這個現(xiàn)象，人們經(jīng)常將責(zé)任歸結(jié)為執(zhí)行力，好像執(zhí)行力是包治百病的良藥。這是一種“刻舟求劍”的做法。其實(shí)，我們的很多可行性研究是理想化的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性研究，而忽視了管理可行性研究?，F(xiàn)實(shí)的情況是，一切項(xiàng)目所需要的資源都需要通過有效的管理才能起作用，不包含管理可行性研究的項(xiàng)目“可行性研究”是不能予以接受的。

    2.資源可調(diào)度