你的項目管理有持續(xù)改進嗎？

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    開發(fā)有效的程序文件

    程序文件可以是政策、程序、指導方針、表格和檢查表，或者是這些東西的組合。好的程序文件將加快項目管理成熟過程，促進對各層次管理的支持，大大地改善項目溝通。

    項目管理的動態(tài)特性及其多功能的內涵，使得組織需要大量的程序文件來指導一個項目通過一系列的階段和時期。尤其對于大公司，挑戰(zhàn)不僅是要為每個項目活動提供管理的指導方針，而且還要提供一個連貫的程序化框架。在這個框架中，來自各部門的項目負責人能夠合作和相互溝通。特別是，每個政策和程序必須保持在項目生命周期內與相關的職能部門一致。

    程序性文件的一個簡單有效的粗略分類方法是利用工作分解結構的概念進行分類。這種分類概念以項目的主要生命周期階段為主線，將主要的程序性類別進行組織，然后每一類又被細分為：指導方針、政策、程序、表格和檢查表。必要時，還可以延伸出附加的步驟，以針對各種項目和運作的職能次級單位開發(fā)政策、程序、表格和檢查表。這種正規(guī)的做法適用于很大的項目，但由于增加額外的管理人員，很可能發(fā)生新的工作接口問題和額外的管理費用，所以要盡力減少政策和程序的分層。

    當公司在運用項目管理方法方面變得更加成熟的時候，項目管理政策和程序就可以被廢棄，而代之以指導方針、各種表格和檢查表。這樣可以為項目經理提供更多的彈性。然而，達到這種程度需要較長的時間。

    項目管理方法

    項目管理方法的建立，可以大大地增加組織在項目管理方面不斷成功的可能性。一個成功的項目管理方法是基于它的指導方針和表格，而不是政策方針和程序。方法必須有足夠的彈性，以便于它們能很容易適應所有的項目。

    當開發(fā)和購買一個項目管理方法時，需要考慮該方法應該支持企業(yè)文化。要把方法變成一流的項目管理實踐，關鍵是它對企業(yè)文化的適應性。

    認識持續(xù)改進的必要性

    當企業(yè)在項目管理上走向成熟，并達到了一定程度的成功時，就獲得了可持續(xù)性競爭優(yōu)勢。然而，企業(yè)的競爭者不會坐視這些，他們必然也在不斷進步。這樣，也許企業(yè)會喪失大部分的可持續(xù)性競爭優(yōu)勢。所以，要想保持企業(yè)的持續(xù)競爭力，就必須要認識到持續(xù)改進的必要性。持續(xù)改進可以使企業(yè)保持住它的競爭優(yōu)勢，不斷應對新的挑戰(zhàn)。

    能力規(guī)劃

    伴隨著企業(yè)在項目管理上的優(yōu)秀程度的提高，在較短的時間內，利用較少的資源而執(zhí)行較多的工作，這樣的好處十分明顯。問題是組織能多承擔多少工作？為了解決這個問題，目前大多數公司都致力于建立能力規(guī)劃模型，進而分析在現(xiàn)有的人力、物力的條件下能承擔多少新的工作量。在進行能力規(guī)劃時，需要考慮的因素應該包括：人力資源、時間、設備、現(xiàn)金流、技術等多方面的因素。

    能力模型

    在21世紀，企業(yè)將用能力模型來代替工作描述。項目管理中工作描述傾向于強調可交付成果及來自項目經理的期望，而能力模型側重的是為獲得這些可交付成果而需要的技能。