職業(yè)學(xué)校oa

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 　　高校管理需求的升級讓原本以郵件收發(fā)為基礎(chǔ)的辦公系統(tǒng)難以支撐，為此，希望通過和泛普OA的合作，細(xì)化業(yè)務(wù)、量身定制更符合自身特點(diǎn)的辦公系統(tǒng)：

　　服務(wù)特色化：通過泛普OA系統(tǒng)良好的拓展性，可以隨需搭建多種應(yīng)用功能，滿足校務(wù)管理需求;

　　平臺一體化：業(yè)務(wù)軟件、舊的OA系統(tǒng)借力泛普良好的粘合性，全面集成，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一使用;

　　辦公高效化：用流程作為系統(tǒng)基礎(chǔ)，梳理業(yè)務(wù)體系、串聯(lián)業(yè)務(wù)板塊，讓各項(xiàng)業(yè)務(wù)、信息能無縫銜接;

　　針對以上需求，OA系統(tǒng)通過集成將原有系統(tǒng)統(tǒng)一到一個平臺，讓所有應(yīng)用和信息集中呈現(xiàn)給用戶，教職工按身份、職務(wù)、院校等信息的不同，智能調(diào)取應(yīng)用、共享信息、高效辦公。

　　一、項(xiàng)目應(yīng)用特色

　　圍繞日常行政、教務(wù)工作，泛普OA系統(tǒng)以公文、會議、業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)為打造集辦文、辦事、辦會于一體的校務(wù)管理平臺。簡潔的工作桌面，讓應(yīng)用快捷呈現(xiàn)，讓每個用戶可以根據(jù)需求，以最便捷的方式開啟辦公。

　　1、公文收、發(fā)、流轉(zhuǎn)一體化，辦文更規(guī)范

　　作為國家重點(diǎn)院校，校內(nèi)、外的各類信息大多依靠公文來流轉(zhuǎn)，每天因?yàn)楦黜?xiàng)大小事宜要審批的公文、上級傳達(dá)的重要指示文件，無論是編輯、蓋章還是歸檔都要耗費(fèi)大量時間。

　　現(xiàn)在，OA圍繞公文格式、收發(fā)、審批等要素，在OA系統(tǒng)幫助打造一套規(guī)范的公文管理系統(tǒng)，編輯依靠模版、印章依靠審批智能加蓋、整理依來源有序歸置，大大提高了業(yè)務(wù)及信息處理效率。

　　【小結(jié)】：將公文業(yè)務(wù)率先規(guī)范起來，所有圍繞公文展開的辦公，都能直接在OA系統(tǒng)調(diào)取模版使用，形成規(guī)范的信息流轉(zhuǎn)載體。

　　2、活動、會議全程管理，辦會更高效

　　OA系統(tǒng)將“校內(nèi)活動、領(lǐng)導(dǎo)日程、會務(wù)管理”等校務(wù)板塊實(shí)現(xiàn)串聯(lián)管理，在一個平臺上就能統(tǒng)一安排人員、制定時間，實(shí)現(xiàn)“事前有備、事中有序、事后有據(jù)”的校務(wù)管理效果。

　　1)領(lǐng)導(dǎo)日程智能管理

　　了解領(lǐng)導(dǎo)近期的日程動態(tài)，是推進(jìn)各類活動、會議有序開展的要素之一。

　　通過泛普OA領(lǐng)導(dǎo)日程模塊，在活動和會議開展前，組織人員可以從OA系統(tǒng)及時調(diào)取領(lǐng)導(dǎo)日程表，及時根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)時間，合理安排會議和活動。

　　2)活動一體化管理

　　當(dāng)所有的人員、資源、信息都被裝入OA系統(tǒng)，組織人員在開展校務(wù)活動前，即使坐在電腦前，不打電話、不詢問也能用OA系統(tǒng)快速查到各個會議室、設(shè)備的占用情況，領(lǐng)導(dǎo)是否有時間，避免沖突，推動活動順利進(jìn)行。

　　此外，已經(jīng)制定的活動，系統(tǒng)會以表單的形式統(tǒng)一匯總發(fā)布，隨時查詢，信息公開快。

　　信息全面共享的方式，幫的校務(wù)活動工作省去了不少線下溝通咨詢的麻煩，策劃、公布、執(zhí)行效率更高。

　　3)會議一體化管理

　　無論是報(bào)告會、各類部門例會還是動員會，高校會議都要講求有序、高效召開，通過泛普OA系統(tǒng)統(tǒng)一調(diào)配會議資源、實(shí)現(xiàn)會議安排、通知、召開、任務(wù)下達(dá)、效果反饋全程一體化管理。

　　會前，在OA系統(tǒng)了解會議室使用情況和領(lǐng)導(dǎo)日程，快速安排會議，然后用流程將會議內(nèi)容上報(bào)審批，通知參會人。用一條流程就能完成審核、通知，簡化過程。

　　會中，借助移動設(shè)備將會議簽到搬到線上，直接掃碼實(shí)現(xiàn)會議出勤考核，誰沒出席一目了然。

　　會后，會后用OA系統(tǒng)提交會議紀(jì)要，將重要的會議目標(biāo)通過任務(wù)管理功能將會議任務(wù)快速交付責(zé)任人，執(zhí)行情況全程反饋促進(jìn)會議結(jié)果落實(shí)。

　　【小結(jié)】：資源、人員、信息統(tǒng)一到泛普OA系統(tǒng)，查、用、審、存一體化。

　　3、業(yè)務(wù)體系流程化，辦事更輕松

　　為了提高校園內(nèi)部的辦事規(guī)范性，泛普圍繞日常主業(yè)務(wù)搭建了完善的審批流程體系。

　　比如，領(lǐng)導(dǎo)的外出請銷假申請、用印申請、信息上報(bào)申請、新聞報(bào)道申請等等，教職工可以根據(jù)需求通過OA系統(tǒng)直接發(fā)起申請流程，在線上就能完成審核。

　　【小結(jié)】完善的辦事流程讓形成辦事有章、過程可見、執(zhí)行高校的辦事體系。

　　4、全方位跟蹤的“效率”監(jiān)控體系

　　不斷完善“辦事效率”是在信息化建設(shè)中的重要目標(biāo)，OA系統(tǒng)作為電子化追蹤器，以報(bào)表、催辦、預(yù)警等功能幫助打造事事按時辦理的效率監(jiān)控體系。

　　流程效率報(bào)表：報(bào)表數(shù)據(jù)是效率問題的直觀監(jiān)察器，通過OA系統(tǒng)報(bào)表管理功能，可以從不同的維度，比如部門，去查詢公文收發(fā)、會議執(zhí)行效率，使用方便。

　　【小結(jié)】：電子化流程讓校務(wù)辦理更加透明化，辦事效率優(yōu)化，用戶使用體驗(yàn)全面提升。

　　二、OA系統(tǒng)在的應(yīng)用實(shí)施效果

　　通過項(xiàng)目分期實(shí)施計(jì)劃，泛普OA系統(tǒng)從基礎(chǔ)功能搭建開始逐漸完善符合特色的專項(xiàng)應(yīng)用功能，目前，系統(tǒng)已經(jīng)幫助成功覆蓋兩大校區(qū)、四千多人，讓在逐漸完善的辦公環(huán)境下逐步實(shí)現(xiàn)管理升級：

　　校內(nèi)協(xié)同：院校、師生、資源全面統(tǒng)一，通過一套統(tǒng)一的平臺讓校內(nèi)辦公、服務(wù)真正實(shí)現(xiàn)合理調(diào)配。

　　規(guī)范校務(wù)：制度制定、執(zhí)行反饋全面落實(shí)，校務(wù)辦理體系嚴(yán)格執(zhí)行，從數(shù)據(jù)到過程可查、可控，辦事更高效。