從應用視角探析高校信息化管控

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摘要：在對國內某開放大學的網上應用現(xiàn)狀進行層層深入分析后，指出目前高校在信息化管理上存在的問題，提出優(yōu)化信息化組織架構、制定全局性和科學性的戰(zhàn)略規(guī)劃并加強執(zhí)行力度、健全信息化標準體系并以規(guī)范促效率、加強信息化應用的推廣宣傳、加強信息化應用的績效評價、加強信息化隊伍建設等信息化管控措施。 　　信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主要智能化工具代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程；信息化應用是指將計算機信息技術運用到日常生活與工作的過程。信息化成功與否，關鍵看應用的實際成效，因為應用才是信息化建設的根本。高校在教育信息化發(fā)展的道路上已摸索多年，積累了很多成果，但也不可避免地出現(xiàn)了一些問題，其中一個普遍存在的問題就是信息化應用效果欠佳。如何提高信息化應用水平、挖掘其對一線用戶的應用價值，已是擺在高校管理層和信息領域工作者面前的重要課題。
　　一、信息化應用現(xiàn)狀分析
　　高校信息化建設經歷了一個從無到有、由淺至深的過程，在硬件、網絡建設已完成的前提下，很多部門相繼開發(fā)了子網站、專題網站以及教務管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、校舍系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)（以下簡稱網上應用）。網上應用是信息化建設的主要內容，因直接面向用戶，其使用情況可直觀反映學校的信息化應用現(xiàn)狀。
　　以所調研高校為例，作為一家從事成人高等教育的開放大學，信息化為支撐學校的教學、管理及師生的網上學習做出了巨大貢獻。據(jù)統(tǒng)計，學校目前建設的網上應用多達160項，學校在信息化工作上的投入從其網上應用建設的數(shù)量就可見一斑。但數(shù)量只是硬性指標，并不能客觀評價和反映學校的信息化水平。對這160項網上應用進行梳理后發(fā)現(xiàn)，從訪問狀態(tài)來看，其中18項應用處于不可訪問狀態(tài)，142項應用可訪問。在這142項可訪問的網上應用中，從內容來看，門戶類應用20個，教務教學類應用81個（覆蓋教學、教務、考試、教學資源、專題活動、學習支持等），管理服務類應用27個（覆蓋財務、后勤等），其他類型應用14個。從維護狀態(tài)來看，40個應用處于維護狀態(tài)，34個應用處于無維護狀態(tài)， 68項應用沒有明確的維護狀態(tài)。從信息傳送來看，信息單向傳送的應用有71個，具備信息雙向交互的應用有35個，另有36個應用的信息交互性不詳。從用戶登錄情況來看，要求用戶必須使用用戶名登錄的應用有38個，無需用戶名登錄的應用有66個，可以用戶名登錄的應用19個，用戶登錄要求不詳?shù)膽糜?9個。從站點情況來看，有入口鏈接的站點96個，處于孤立狀態(tài)的站點有46個。
　　目前這些網上應用在用戶端的使用現(xiàn)狀是：網絡應用多且設計風格迥異，用戶訪問體驗差；很多網絡應用需要用戶登錄，用戶需記住多套用戶名和密碼，使用不便；較多網絡應用內容重復，用戶使用時感到困惑；用戶要獲取信息，需訪問多個系統(tǒng)或網站，信息不能共享；有些歷史應用已無人訪問，但未退運，仍占用著基礎設施資源；相當數(shù)量的應用仍有使用價值，但卻無人維護更新或不能訪問。
　　二、信息化應用問題分析
　　從所調研高校的網上應用情況來看，雖然在信息化的建設上取得了一定成績，但是總體來說，應用情況還不是很令人滿意。應用過程中暴露出的這些問題，表面上看是技術問題，實際上是管理問題。管理上的不完善之處，直接影響到了信息化應用的效果。這些問題主要反映在如下幾方面：
　　1.組織架構不完善，職責定位不清晰
　　這是高校在信息化管控方面所面臨的一個最主要問題。組織機構不完善，職責定位劃分不清的現(xiàn)狀造成了投資無序、重復建設、資源浪費，信息化項目的質量也難以保障。
　　所調研高校的信息化機構主要有信息辦、信息中心兩個獨立的部門。前者負責制定學校信息化建設的總體規(guī)劃、經費預算，推動信息化建設方面的各項決策決議，監(jiān)督信息化工作的執(zhí)行情況。而信息化工作的主要執(zhí)行部門信息中心一直以來在該校扮演著支持服務的部門角色，地位不突出。另外，該校的某些部門內部還設有數(shù)據(jù)中心或資源中心，分管部門的信息化工作。由于學校在信息化工作上沒有一個權威的管理部門，造成長期以來信息化項目的投資與建設都是分散管理、多頭負責，缺乏統(tǒng)一的管控和制度約束。另外，信息部門與業(yè)務部門之間缺少合理的互動機制，信息部門的項目建設缺乏業(yè)務部門的深度參與，而部分業(yè)務部門又在相對獨立地開展自己的信息化項目，彼此關系定位較模糊。
　　2.信息化戰(zhàn)略規(guī)劃缺位，執(zhí)行力度不夠
　　信息化戰(zhàn)略規(guī)劃即執(zhí)行什么樣的信息化，它是信息化工作的源頭，具有系統(tǒng)的指導作用。而目前高校普遍缺乏立足于學校長遠發(fā)展而制定信息化整體戰(zhàn)略規(guī)劃的思路，或者沒有完善的規(guī)劃團隊，信息化項目的建設存在隨意性。規(guī)劃的落地情況也不甚理想，貫徹不夠深入。
　　所調研高校在信息化規(guī)劃的制定過程中，高層參與度低，以基層和中層為主，信息化規(guī)劃的整體性和前瞻性不夠。另外，也未建立有效的推動信息化規(guī)劃實際落地的保障機制，沒有首席信息官這樣的積極推進信息化工作的高層領導；規(guī)劃制定之后，也未根據(jù)實際情況對規(guī)劃內容進行重新修訂。
　　3.信息化標準體系不具備，規(guī)范不完善
　　目前高校很重視信息化的建設，但往往忽視了信息化標準和規(guī)范的建設。因缺少準則和依據(jù)，工作無法有效開展，建的項目越多，信息孤島越多。
　　所調研高校出臺的信息化標準都偏向于制度流程管理，如日常規(guī)章制度方面的《計算機教室管理制度》、《電子郵件的管理辦法》、《防病毒管理規(guī)定》，項目管理制度方面的《軟件開發(fā)項目管理規(guī)范》、《信息化項目移交辦法》、《項目結項管理辦法》等，而缺少對技術的強約束性規(guī)范。
　　4.信息化應用缺乏全員意識，應用范圍偏低
　　高校內部員工在技術和理念上普遍還未跟上建設步伐，對信息化的重視不夠。如基層用戶迫于行政壓力操作各網上應用，對系統(tǒng)的內部運作機制并不知曉，也無興趣探究，還會抱怨操作復雜。因信息化目前還不支持戰(zhàn)略決策，高校中高層不能直接獲益，導致他們對信息化工作不重視，也不積極推進這項工作。用戶對信息化應用的淡漠態(tài)度使信息化工作推動難度很大。
　　總體看來，目前信息化更多的還是應用于管理，教學的信息化應用相對薄弱，雖然網上學習平臺、網絡課程、課件都是為教學而建，但是使用率低。在管理部門，也多是基層用戶在實際使用和操作各類網上應用，中高層用戶參與較少。應用范圍低直接影響到了信息化的整體成熟度。
　　5.信息化評估缺失
　　高校在信息化上的投入所產生的效果，有些是顯性的，可量化，而有些卻是隱性的，很難用量化的指標加以衡量,也不是在財務報表中可以體現(xiàn)出來的，如人能力的提升、思維的改變等等。由于高校對信息化工作的投入和產出沒有分析，信息化工作缺乏相應的評價體系，一線用戶也未真正參與到對信息化項目的評價中。沒有評價體系，信息化工作達到既定目標的程度就無法評判，系統(tǒng)或網站的適應性、可用性、可擴展性也無法評定，不利于信息化工作的可持續(xù)發(fā)展。
　　6.信息化隊伍建設力度薄弱
　　由于信息技術知識更新極快，該領域的工作人員需不斷汲取新知識才能適應崗位需要，而高校中信息部門長期處于支持服務的地位，隊伍的建設往往被學校忽視，員工不能獲得充分的培訓。在知識管理方面，高校并不重視有效的知識管理體系的建設，沒有統(tǒng)一的信息化項目文檔庫，員工之間的知識分享途徑少。這些情況都造成了員工的歸屬感和穩(wěn)定性差。
　　三、信息化管控的對策與建議
　　高校的信息化要想實現(xiàn)好的應用效果，需要管理思想的介入，向管理要效益。
　　1.優(yōu)化信息化組織架構
　　高校要優(yōu)化組織架構，明確組織機構職責范圍，理順信息與業(yè)務的互動關系。信息化需要強有力的高層校領導的重視，同時也需要各業(yè)務部門系統(tǒng)終端用戶的參與。