OA系統(tǒng)漸漸成為中小企業(yè)們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)中所追棒的新貴

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我國(guó)的OA辦公系統(tǒng)從上個(gè)世紀(jì)80年代發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)歷了相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間的沉淀與積累。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，OA系統(tǒng)不再是高端企業(yè)的專屬，它也漸漸成為中小企業(yè)們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)中所追棒的新貴。中小企業(yè)是中國(guó)最龐大的市場(chǎng)，這意味著中小企業(yè)信息化建設(shè)的成敗與否關(guān)系到整個(gè)OA系統(tǒng)市場(chǎng)的興衰，同樣中小企業(yè)們所選的OA系統(tǒng)好壞與否也將關(guān)系到企業(yè)整個(gè)信息建設(shè)的成敗。
　　【土豆科技】作為一家專業(yè)的OA廠商，經(jīng)常會(huì)被各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)及一個(gè)問(wèn)題：現(xiàn)在市面上的OA到底哪家比較好，我們企業(yè)到底需要安裝什么樣的OA系統(tǒng)呢?帶著這個(gè)問(wèn)題，筆者與【土豆科技】及多家知名OA軟件廠商做了深入的交流，發(fā)現(xiàn)【土豆科技】就是中小企業(yè)的優(yōu)秀服務(wù)商代表之一，他們的系統(tǒng)實(shí)施成功率幾乎為百分百，就現(xiàn)階段市場(chǎng)上系統(tǒng)實(shí)施的總體水平對(duì)比來(lái)看，如此高的成功率確實(shí)堪稱奇跡?！就炼箍萍肌渴窃趺醋龅降哪?筆者把與他們交流的所得總結(jié)成如下幾點(diǎn)，讓【土豆科技】的成功經(jīng)驗(yàn)?zāi)軒椭嘀行⌒推髽I(yè)擺脫OA系統(tǒng)難選型的困惑，在信息化建設(shè)之路上跨出漂亮的一步。
　　中小企業(yè)首先要了解自身的需求特點(diǎn)：
1、中小企業(yè)需求變化多，差異大，模塊功能須可由用戶自由修改設(shè)計(jì)維護(hù)
2、中小企業(yè)通常電腦數(shù)量少，用戶數(shù)少，所以不需要特別高端的數(shù)據(jù)庫(kù)，而以使用為主;
3、中小企業(yè)工作流簡(jiǎn)單，所以不需要特別復(fù)雜的功能，而以實(shí)用為主;
4、中小企業(yè)IT人才缺乏，所以需要產(chǎn)品的易用性和維護(hù)性俱佳;
5、中小企業(yè)資金有限，所以需要產(chǎn)品的價(jià)格相對(duì)低廉。從以上情況分析，我們可以得出OA系統(tǒng)選型的基本準(zhǔn)則。
　　一、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。企業(yè)在選擇技術(shù)大平臺(tái)前提之下必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，考慮企業(yè)多樣化、個(gè)性化的需求構(gòu)建與企業(yè)相適合，建立起一個(gè)彈性、靈活、高效、安全的電子化協(xié)同辦管理環(huán)境，就開(kāi)發(fā)語(yǔ)言來(lái)講，目前微軟的.net技術(shù)，各項(xiàng)功能是最為強(qiáng)大的。
　　二、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。微軟的SQL2000是目前運(yùn)行速度最快的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，并且用戶權(quán)限設(shè)置簡(jiǎn)單、有效，具有非常出色的逼近高端數(shù)據(jù)庫(kù)的性能，成本也較低，跟中小企業(yè)的要求很匹配。
　　三、就技術(shù)結(jié)構(gòu)而言，B/S(瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu))比C/S(客戶/服務(wù)器)實(shí)用好用。
　　四、至于主要功能模塊的選擇則可參照以下標(biāo)準(zhǔn)：
　　1、系統(tǒng)首頁(yè)。功能顯示可自定義，如把需要的功能顯示在首頁(yè)左面的功能樹(shù)中，隱藏不使用的模塊;桌面顯示可定義，如定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項(xiàng)、我的任務(wù)、我下達(dá)的任務(wù)、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會(huì)議、共享日志等;快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如寫(xiě)郵件、寫(xiě)日程、寫(xiě)日志等。
　　2、流程審批
　　流程發(fā)起：選擇相應(yīng)工作表單(如費(fèi)用申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、請(qǐng)示報(bào)告等)，填寫(xiě)相應(yīng)欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個(gè)審批(辦理)環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。
　　審批辦理：系統(tǒng)首頁(yè)或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當(dāng)前用戶辦理(或被授權(quán)辦理)的工作，打開(kāi)即可在指定的位置簽寫(xiě)審批辦理意見(jiàn)，也可以根據(jù)權(quán)限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫(xiě)意見(jiàn)的方式有：輸入文字意見(jiàn)、調(diào)用常用審批用語(yǔ)、電子簽名、調(diào)用手寫(xiě)簽名、蓋章等。可以退回上一環(huán)節(jié)，或直接退回到發(fā)起人?？梢灾苯訉⒋龑徟ぷ髦脼檗k結(jié)，且將辦結(jié)信息通知所有經(jīng)辦人。如果當(dāng)前環(huán)節(jié)不是最后環(huán)節(jié)，提交即自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。如果當(dāng)前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實(shí)際情況還需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。
　　監(jiān)控催辦：所有當(dāng)前用戶已辦理的工作自動(dòng)存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項(xiàng)工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對(duì)當(dāng)前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。
　　流程調(diào)度：如果由于流程設(shè)置錯(cuò)誤或當(dāng)前處理人因故不能辦理某項(xiàng)審批工作，可以將該項(xiàng)工作調(diào)度給其他人辦理。
　　辦結(jié)查詢：用戶可根據(jù)權(quán)限范圍查詢已經(jīng)辦結(jié)的工作表單及審批內(nèi)容。
　　統(tǒng)計(jì)分析：系統(tǒng)可自動(dòng)對(duì)同類表單按時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，被統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容限于數(shù)字信息(如費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo)單等)，既可統(tǒng)計(jì)已經(jīng)辦結(jié)的，也可統(tǒng)計(jì)辦理中的。
　　3、行政綜合
　　3.1、公告管理
　　在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動(dòng)態(tài)等，公告審核最多支持三級(jí)審核。公告可以限制部分人可以查看，同時(shí)支持圖片標(biāo)題。 點(diǎn)擊公告標(biāo)題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。
　　3.2、調(diào)查投票
　　通過(guò)設(shè)定主題，可以對(duì)企業(yè)關(guān)心或關(guān)注的話題進(jìn)行網(wǎng)上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應(yīng)用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。
　　3.3、員工評(píng)選
　　評(píng)選典型(如優(yōu)秀)員工，可限制每個(gè)評(píng)選人的最多投票數(shù)，自動(dòng)按結(jié)果排序。
　　3.4、重要提醒
　　針對(duì)某些重要事件，可以設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)提醒，即每次登錄OA都會(huì)自動(dòng)彈出提醒內(nèi)容。提醒對(duì)象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。
　　3.5、外出登記
　　登記當(dāng)前員工的外出情況：外出時(shí)間、外出地點(diǎn)、外出事由、返回時(shí)間等，便于及時(shí)了解員工外出動(dòng)向。
　　4、電子郵件
　　電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最基本的通信需求。電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨(dú)立使用，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無(wú)縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動(dòng)接收、分類歸檔等各種功能。允許通過(guò)后臺(tái)管理限定個(gè)人郵箱空間大小、限制某些帳號(hào)收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號(hào)的外發(fā)郵件內(nèi)容。
　　5、文檔中心
　　文件分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。
　　文件上傳：可以單個(gè)文件上傳，也支持批量文件硬盤(pán)拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。
　　文件查閱：用戶可以根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。
　　6、手機(jī)短信
　　短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時(shí)可與內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動(dòng)發(fā)送待辦通知、催辦通知、會(huì)議通知、日程提醒等。
　　7、個(gè)人辦公
　　7.1、個(gè)人日程：個(gè)人日程的安排、備忘，可設(shè)置手機(jī)短信自動(dòng)提醒。
　　7.2、工作日志：個(gè)人日志，日志可以共享給本部門(mén)、上級(jí)、或者全體用戶。
　　7.3、個(gè)人通訊錄：?jiǎn)T工的個(gè)人通訊錄信息，可以導(dǎo)入到企業(yè)郵件系統(tǒng)中。
　　7.4、個(gè)人設(shè)置：個(gè)人基本信息設(shè)置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權(quán)。
　　7.5、個(gè)人文件夾：建立個(gè)人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時(shí)多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動(dòng)。
　　8、知識(shí)管理
　　知識(shí)整理：按類別整理企業(yè)相關(guān)知識(shí)，提交審核。
　　知識(shí)審核：審核提交的知識(shí)草稿，驗(yàn)證知識(shí)的準(zhǔn)確性和有效性。
　　知識(shí)查閱：閱讀知識(shí)，對(duì)知識(shí)進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。
　　9、會(huì)議管理
　　包括會(huì)議室管理會(huì)議安排、會(huì)議查詢、人員查詢和會(huì)議室查詢、會(huì)議提案、會(huì)議紀(jì)要等功能。用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的功能，適當(dāng)安排會(huì)議以及對(duì)會(huì)議記錄等進(jìn)行綜合管理，查看會(huì)議情況，如出席情況、會(huì)議紀(jì)要等等。
　　10、用品管理
　　用品采購(gòu)：用品管理人員進(jìn)行采購(gòu)登記，可以為各種辦公用品設(shè)定庫(kù)存報(bào)警值，方便辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫(kù)存。
　　領(lǐng)用管理：對(duì)需要辦公用品的用戶進(jìn)行領(lǐng)用登記，自動(dòng)完成庫(kù)存扣減。
　　查詢統(tǒng)計(jì)：可通過(guò)部門(mén)、時(shí)間段、類別等不同途徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)查詢。
　　11、具備辦公過(guò)程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬(wàn)年歷、長(zhǎng)途區(qū)號(hào)、郵政編碼、度量衡轉(zhuǎn)換等。用戶可以增加更多的查詢工具。
　　12、在線工具IM功能
　　具備一個(gè)可選裝的客戶端的在線工具IM，支持在線一對(duì)一交流或多人同時(shí)交流，支持點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸文件，支持一對(duì)一語(yǔ)音通話及視頻交流。IM可自動(dòng)讀取OA數(shù)據(jù)庫(kù)中的最新信息并進(jìn)行及時(shí)提醒，如：待辦工作，新郵件等。用戶無(wú)需登陸OA就能及時(shí)了解OA系統(tǒng)中需要處理的最新工作信息。
　　13、后臺(tái)管理
　　組織管理：設(shè)置企業(yè)部門(mén)、職務(wù)、角色、群組、群組權(quán)限。
　　帳號(hào)管理：分配及管理用戶登錄帳號(hào)、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。
　　表單定義：設(shè)計(jì)流程審批需要使用的工作表單格式、內(nèi)容;支持多頁(yè)表單;表單可訪問(wèn)權(quán)限可設(shè);支持嵌入腳本文件。
　　流程定義：給工作表單設(shè)定默認(rèn)辦理環(huán)節(jié)，圖形化定義。每個(gè)流程環(huán)節(jié)的辦理人可以指定具體的人，可以是角色或職務(wù)，也可以為空由提交人選擇;多個(gè)辦理人的流程環(huán)節(jié)可選擇是否會(huì)簽;支持多向流程，流轉(zhuǎn)方向可以設(shè)成按條件自動(dòng)選擇或由提交人選擇;每個(gè)流程環(huán)節(jié)都分配對(duì)工作表單的操作權(quán)限，如修改指定字段、在指定區(qū)域簽寫(xiě)意見(jiàn)、正文的筆跡留痕、修訂、成文權(quán)限等。
　　功能管理：根據(jù)實(shí)際需要屏蔽不使用的功能模塊，增加用戶自己開(kāi)發(fā)的功能鏈接。
　　五、技術(shù)支持與服務(wù)
　　OA系統(tǒng)購(gòu)置后，從實(shí)施到培訓(xùn)再到管理，會(huì)涉及到方方面面的問(wèn)題。這時(shí)用戶就需要廠商提供一個(gè)有力的技術(shù)服務(wù)隊(duì)伍來(lái)做后期維護(hù)，從始至終都能保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。
　　總體來(lái)說(shuō)，中小企業(yè)選擇OA辦公系統(tǒng)既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據(jù)自身特點(diǎn)選擇一個(gè)實(shí)用、適用、易用、功能價(jià)格比高的軟件，只有這樣才能讓OA軟件在自己的企業(yè)內(nèi)發(fā)揮最大的功效，給企業(yè)帶來(lái)最大的回報(bào)。