有人問，在電商erp系統(tǒng)中應該如何實現(xiàn)監(jiān)控采購未及

首先我們要清楚訂單流程：
1，采購備貨任務下達（來源于銷售訂單，銷售計劃，生產任務單或生產計劃單）；
2，備貨任務審核并安排采購（采購下單）；
3，采購訂單審核（單價及采購信息）；
4，采購訂單執(zhí)行（貨期確認、發(fā)貨確認、到貨確認）
5，質量檢驗
6，倉儲入庫。
從以上流程中來看，采購是否及時下單，有兩方面的因素，
第一，銷售或生產環(huán)節(jié)是否及時向采購提交備貨任務單
第二，采購備貨任務單下達之后，采購員是否及時安排采購下單并執(zhí)行采購。
要想在電商erp中監(jiān)控到采購工作人員的這一工作成效，必須能像現(xiàn)實工作流程一樣：
1，工作人員可以在系統(tǒng)中直接提交“采購備貨任務”，無論是來源于“訂單”還是”計劃“，同時，電商erp還具備實時同步工作的能力，在銷售或生產提交了采購備貨任務之后，采購人員可以實時同步的接收到這一工作信息與相關備貨任務單；
2，同時，采購人員在電商erp中接收到的采購備貨任務單信息必須準確全面及時，就像現(xiàn)實工作中一樣，否則只會浪費雙方配合的時間和精力，因此，在中無論是銷售，生產，還是采購，都應該同享一套標準化系統(tǒng)，同時電商 erp系統(tǒng)必須具備及時工作信息傳遞的功能，而不需要人工費時費力的去找對方；
3，采購備貨任務下達并到達采購人員個人終端后，采購人員能否及時處理，則不是電商erp能決定的，因此，必須在此環(huán)節(jié)滿足兩大條件，才可能避免采購人員的不作為，第一，電商erp必須具備定時提醒功能，提醒采購員及時處理，第二，公司必須制訂相應的工作考核標準，對工作人員的不作為做出明確的處罰規(guī)定；
4，在采購員下單采購的環(huán)節(jié)的，電商erp還應該像現(xiàn)實工作一樣，必須提供一個”相互配合的工作交流渠道“，一旦采購員無法執(zhí)行采購，在現(xiàn)實在他必須及時找到任務下達方請求工作配合，并明確不確定的因素，如果此時在電商erp中沒有專門的”溝通渠道“，就需要工作人員脫離電商erp系統(tǒng)進行人工溝通，一旦人工溝通出現(xiàn)誤會，工作就可能停滯，甚至出現(xiàn)相互扯皮，領導也搞不清原因的狀況。但是如果電商erp能完全拋棄傳統(tǒng)的人工溝通方式，轉而在電商erp中進行直接的”白紙黑字實時同步的溝通“，相關的信息，文字反饋，時間，人員，都一清二楚，誰是誰非一目了然，這樣才可以徹底的解決采購與銷售、生產部門間的工作配合誤會；
5，員及時下單之后，并不意味著一切正常，有可能”供應商“給出的貨期并不十分令人滿意，到貨時間也有可能出現(xiàn)意外，這些屬于采購訂單執(zhí)行過程中常常出現(xiàn)的”突發(fā)事件“，因此，銷售、生產、采購一線工作人員之間必須要保持”實時全過程的溝通配合“，這一情況如同第4點所述一樣，如果同樣是脫離電商erp采用傳統(tǒng)的人工方式溝通，扯皮的事情依然一大堆，問題永遠解決不了。如果由電商erp來接管，大家都在電商erp中實時同步溝通配合，問題就解決了。包含什么時候發(fā)貨，發(fā)多少，預計什么時候到貨，到了多少？整個過程，不用追著人問，都可以在系統(tǒng)中實時動態(tài)的獲取，這樣的效率就高得多了，如果某一信息不如意，工作人員也可以馬上知道并及時提出要求予以加急或改進；
6，采購順利到貨后，采購員確認到貨，轉到質檢環(huán)節(jié)，這又出現(xiàn)一個常見的問題，就是質檢的工作瓶頸，一般情況下，由于質檢的嚴格要求，在業(yè)務量繁重的情況下，會出現(xiàn)質檢人手不足，等待質檢的貨品過多而造成”或銷售“人員等不及。這個環(huán)節(jié)一般沒有太好的信息化手段，只能靠企業(yè)根據自身業(yè)務量的大小調整質檢人手，突破工作瓶頸，作為電商erp，則是把質檢數據與結果數字化，信息化，更有利于企業(yè)的質量控制，電商erp實時動態(tài)自動統(tǒng)計分析質檢記錄數據，從這一方面來講也大大減少了質檢人員的工作量；
7，質檢合格入庫，是整個采購備貨流程的最后一環(huán)，很顯然，前面幾個環(huán)節(jié)沒有錯誤，入庫單從電商erp中的采購訂單自動生成，采購訂單又是經過業(yè)務主管審批的，采購備貨任務單與是從經過審批的訂單或計劃單而來，因此，最后的入庫單就不再需要倉儲物流人員費時費力的去審核了，他的工作只有一個，就是確保入庫的產品數量及信息與”電商erp中自動生成的入庫單“完全一致。手工賬也不用做了。
好了，要完成采購監(jiān)控管理這一工作，需要滿足什么條件，就已經十分清楚了，任意一個環(huán)節(jié)，一個細節(jié)出錯，其結果就是”采購不能滿足生產或銷售的需求“，不論采購員下單還是沒下單。而電商erp如果不能做到全過程，全細節(jié)的實時同步工作配合與監(jiān)控，那么它也根本不實用，能不能實用，就看電商erp系統(tǒng)能不能做到全過程，全細節(jié)，全自動的工作、管理與監(jiān)控。

發(fā)布：2007-03-23 14:29 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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