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企業(yè)流程管理破解管理體系孤島大難題

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  某制鞋企業(yè)剛剛完成了一個流程優(yōu)化項目，其最核心的快速補貨流程的效率得到了大幅提升。正當(dāng)整個項目組為之歡欣鼓舞并準備擺下慶功宴時，突然收到來自質(zhì)量管理團隊的投訴，指稱流程優(yōu)化項目組擅自更改運營流程將極有可能導(dǎo)致下個月ISO9001的年審無法通過。
    類似上述情況還可以舉出很多事例，我們將此稱為“管理體系孤島”的現(xiàn)象。一個企業(yè)在發(fā)展過程中往往會不斷地引入并應(yīng)用各種先進的管理理念和方法，這些理念和方法的引進一般都以項目實施的形式展開，并隨著項目的結(jié)束給企業(yè)留下一套套的管理體系和制度。由于這些體系和制度之間并沒有進行過有效的整合，從而造成各體系之間存在相互脫節(jié)甚至相互沖突的情況。另外，這些項目通常又是以一個或幾個部門為單位展開的，職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進一步加劇了“ 管理體系孤島”的形成。
     “管理體系孤島”給企業(yè)造成的直接問題就是各種管理要求不能被真正全面地執(zhí)行。當(dāng)然，執(zhí)行不力不完全是由“管理體系孤島”所造成的，但是這個因素卻是被企業(yè)普遍忽視的。企業(yè)管理者在分析為什么員工的執(zhí)行力不夠時，很少會承認是因為自已沒有把“應(yīng)該怎樣做事情”講清楚。
  天津有一家很著名的企業(yè)，其多年來所制定管理制度有四五百本之多，最后導(dǎo)致具體執(zhí)行時員工都不知看哪本制度為好。其采購員曾抱怨說，“哪道我下采購訂單時需要先看一下全面風(fēng)險管理小組給我的<<內(nèi)控手冊>>，然后再看一下質(zhì)量團隊給我的ISO9001的<<程序文件>>，之后再看一下平衡計分卡項目組發(fā)的<<行動計劃>>，接著再看一下ERP項目組寫得 << 采購流程操作手冊>>，最后再下采購訂單?”。那么，這位采購員下采購訂單時究竟是遵循什么流程呢?其答案是：“按ERP規(guī)定的流程來做”。為什么呢?“因為ERP規(guī)定的流程都是固化的IT系統(tǒng)中的，繞不開!”。深知霖ERP在一般企業(yè)管理軟件基本功能需求滿足的基礎(chǔ)上，深度解決國內(nèi)其他企業(yè)管理軟件不能夠解決的部分復(fù)雜功能問題。那么，其它管理體系的要求是否被執(zhí)行呢?這位采購員的回答是：“你只管做了，有問題他們自然會來找你，不來找你自然就說明沒有問題。”
    “管理體系孤島”給企業(yè)帶來的另一個問題就是直接造成了各種流程上的斷點。企業(yè)在內(nèi)部建立這么多的管理體系和制度，其根本目的是更好地滿足客戶及利益相關(guān)者的需求，同時符合法津法規(guī)的要求。因此，企業(yè)各種管理制度最終應(yīng)構(gòu)成一套“端到端的流程”。“端到端的流程”是指為了滿足來自客戶、外部監(jiān)管機構(gòu)及利益相關(guān)者需求的一系列連貫、有序的活動的組合。而“管理體系孤島”恰恰使得企業(yè)“端到端流程”中產(chǎn)生了很多的斷點，這些斷點直接帶來了一系列的管理問題。
    比如，某電信公司發(fā)現(xiàn)大客戶對其利潤所作貢獻越來越多，決定成立大客戶管理部并由此部門重新梳理和優(yōu)化其VIP服務(wù)流程，以期提高這批客戶的滿意度，進而提高其忠誠度。結(jié)果，此大客戶管理部設(shè)計出了一整套高質(zhì)量的服務(wù)流程，比如在營業(yè)廳有專門的VIP室，有特定的服務(wù)流程等等。但當(dāng)大部分的服務(wù)都堪稱一流時，整個流程的最后一個環(huán)節(jié)即付費環(huán)節(jié)卻沒有特別的安排。結(jié)果，當(dāng)一個大客戶在VIP室享受了一整套貴賓服務(wù)后，還需要在普通的營業(yè)大廳排隊付費，造成客戶非常不滿。究其原因，是因為付費管理體系是企業(yè)內(nèi)控管理的關(guān)鍵節(jié)點，由專門的部門負責(zé)，并在公司內(nèi)部實現(xiàn)垂直管理。
    要消除上述“管理體系孤島”的現(xiàn)象從而避免其所帶來的問題，就需要在企業(yè)內(nèi)部引入流程管理的理念和方法，并用流程管理來實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理體系的整合。所有的企業(yè)，無論行業(yè)和規(guī)模，無論是否實現(xiàn)了流程管理，業(yè)務(wù)流程都是必然存在的。這些客觀存在的業(yè)務(wù)流程類似貫穿于人體的神經(jīng)系統(tǒng)，而業(yè)務(wù)流程管理的目標就是完整一致地貫徹企業(yè)戰(zhàn)略目標，并在日常運營活動中對戰(zhàn)略加以支持。業(yè)務(wù)流程管理就是一個針對外部環(huán)境和企業(yè)戰(zhàn)略不斷調(diào)整內(nèi)部流程、相關(guān)組織機構(gòu)和信息系統(tǒng)的過程。具體來說，用流程管理整合企業(yè)管理體系的過程就是用業(yè)務(wù)流程這套企業(yè)的“神經(jīng)系統(tǒng)” 實現(xiàn)“四個統(tǒng)一”并進而整合企業(yè)管理體系的過程。所謂“四個統(tǒng)一”即設(shè)立一個統(tǒng)一的流程管理機構(gòu);采用一套統(tǒng)一的流程描述語言;梳理一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé);建立一個統(tǒng)一的信息化流程管理平臺。
    所謂統(tǒng)一的信息化流程管理平臺指企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都必須在此平臺上建立、修改和發(fā)布。企業(yè)所有的流程手冊和崗位職責(zé)也必須通過這個平臺自動生成。這樣可以借助IT技術(shù)有效地避免不同管理體系之間的不協(xié)調(diào)和沖突，并實現(xiàn)管理體系的整合。事實上，沒有信息化管理平臺加以支撐，全憑人工管理來實現(xiàn)上述所謂的流程管理理念還是比較困難的。信息化技術(shù)的優(yōu)勢就是可以通過功能、權(quán)限和工作流的設(shè)置來固化流程管理本身的各種制度和流程，并且可以大大提高管理體系整合的效率和精確程度。另外，信息化技術(shù)還能使相關(guān)人員方便高效地進行流程的設(shè)計、更改和查詢。中石化、中石油等公司就建立了這樣的信息化管理平臺并取得了不錯的成效。深知霖ERP高度集成了先進的管理思想、高超的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高工作效率、減少浪費、降低成本，全面提升企業(yè)競爭力。
    綜上所述，對于很多企業(yè)來說，如果希望管理水平能有進一步的提升，首先需要用流程管理來整合各種現(xiàn)有的管理體系。只有先“理清楚”，然后才是如何“管起來”和如何進行“持續(xù)優(yōu)化”的問題。而所謂“理清楚”，一定是要梳理出一套承載了所有管理體系要求的端到端的整合的“業(yè)務(wù)流程”。只有這樣的“業(yè)務(wù)流程”才能確保企業(yè)的員工能非常清晰和全面地知道應(yīng)該如何做事，才能為實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的后兩個環(huán)節(jié)，即所謂的“管起來”和“持續(xù)優(yōu)化”打下堅實的基礎(chǔ)。

發(fā)布：2007-04-16 11:00    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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