缺乏對(duì)需求和oa系統(tǒng)的洞察力，大部分用戶的需求都是片面和短視的

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企業(yè)進(jìn)行oa辦公系統(tǒng)的選型時(shí)，普遍的感覺是協(xié)同辦公軟件看似比較簡單，但功能繁多，又非常雷同，各家的特點(diǎn)都不是很突出，要選擇一個(gè)真正適合自己的協(xié)同辦公軟件并不容易。很多時(shí)候都是在被廠商引導(dǎo)，甚至是誤導(dǎo)。

就此，本文歸納整理了購買協(xié)同辦公軟件的四項(xiàng)基本原則，只要堅(jiān)持這四個(gè)原則，選擇一個(gè)真正適合自己的好協(xié)同辦公軟件將變得非常容易。

OA辦公系統(tǒng)三大要素：功能、技術(shù)、價(jià)格，我們的四大原則也就是圍繞著這幾個(gè)方面：

原則一：功能適用

確定自己的核心需求，包括當(dāng)前要解決的主要問題和未來幾年（以3-5年為佳）要解決的主要問題，主要問題不要太多，超過5條就不是主要問題了。羅馬不是一日建成的，所以千萬不要試圖去滿足所有人的要求，也就不要浪費(fèi)時(shí)間去研究協(xié)同辦公軟件全部林林總總的功能。

根據(jù)核心需求確定核心功能，忽略或直接砍掉次要功能，其實(shí)協(xié)同辦公軟件的核心就是工作流。現(xiàn)在各個(gè)協(xié)同辦公軟件都有試用版本，不怕不識(shí)貨，就怕貨比貨，將自己的實(shí)際辦公流程（復(fù)雜一點(diǎn)的）放進(jìn)去認(rèn)真演練一下，對(duì)其適用性就有了直觀的認(rèn)識(shí)。

原則二：技術(shù)先進(jìn)

技術(shù)是協(xié)同辦公軟件能否用好的基石，但很多人都看到了漂亮的界面，而忽略了底層的技術(shù)架構(gòu)，結(jié)果吃了大虧。只有良好的技術(shù)設(shè)計(jì)才能夠保證協(xié)同辦公軟件具有良好的穩(wěn)定性、開放性、拓展性、維護(hù)性和易用性，才能保證你順利的應(yīng)用。

原則三：價(jià)格合理

同樣的性能（包括功能和技術(shù)）看價(jià)格，同樣的價(jià)格看性能，這就是性價(jià)比。在很多時(shí)候，協(xié)同辦公軟件的價(jià)格并不跟其性能成正比，特別是對(duì)于中、大型項(xiàng)目來說，價(jià)格只是滿足人的虛榮心而已。反之，也不要以為越便宜越好，要知道，購買成本只是綜合成本的一小部分，還有實(shí)施成本、維護(hù)成本、拓展成本、升級(jí)成本、生命周期成本等等，這才是大頭。

oa辦公系統(tǒng)的價(jià)格差別懸殊，但以50-100個(gè)賬號(hào)數(shù)來算，如果選擇產(chǎn)品化的協(xié)同辦公軟件，大致價(jià)格在1.5-6萬元之間是比較合理的。

原則四：適度超前：

第一個(gè)原則中我們要求忽略或砍掉次要功能，但別砍過頭了，因?yàn)槭聦?shí)上，由于缺乏對(duì)需求和OA系統(tǒng)的洞察力，大部分用戶的需求都是片面和短視的，所以需求必須要有一定的前瞻性，至少要滿足未來3-5年企業(yè)的發(fā)展需要。

悲劇已經(jīng)多次上演，很多企業(yè)在選型的時(shí)候說，我就是發(fā)發(fā)通知、傳傳文件，別的什么技術(shù)啊、功能啊再好我也用不上，但用了一年時(shí)間后經(jīng)常就會(huì)有工作流轉(zhuǎn)和表單統(tǒng)計(jì)的需求，這時(shí)候發(fā)現(xiàn)協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品的架構(gòu)和設(shè)計(jì)不能很好的實(shí)現(xiàn)這個(gè)應(yīng)用，開發(fā)吧成本太高，換掉吧前功盡棄，搞得自己很難受。

最后值得一提的是，沒有一個(gè)協(xié)同辦公軟件是絕對(duì)領(lǐng)先和全面領(lǐng)先的，只有相對(duì)領(lǐng)先。你要做的，就是找一個(gè)優(yōu)勢(shì)能夠跟自己的需求對(duì)接起來的協(xié)同辦公軟件。