無紙化辦公有哪些優(yōu)點？

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在信息化、現(xiàn)代化迅猛發(fā)展的今天，互聯(lián)網對人們生活的影響已經不僅僅局限于QQ上網聊天、玩網絡游戲、發(fā)送節(jié)日賀卡等，其影響范圍已經不斷擴大到日常生活的各個領域。各部門的管理系統(tǒng)，企業(yè)的電子商務，商場的刷卡消費等等，并且其影響的范圍越來越廣。如今，新型的網絡化辦公也開始向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公方式提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務也逐步獲得推廣，并迅速地在全球范圍內掀興起一股“無紙化辦公”的新風潮。下面就目前網絡環(huán)境下的“無紙化辦公”的優(yōu)點談談筆者的觀點。
    1、有效地提高工作效率
    提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實行無紙化辦公的最主要的出發(fā)點。近年來的電子商務、電子政務的方便快捷和高效率工作使眾多的政務、商務人員受益匪淺。許多原本繁雜冗余的工作，而今只要用鼠標的輕輕點擊一下就可以輕松完成。無紙化辦公，主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯(lián)后，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網絡辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了政務、商務人員的工作負擔。
    從古到今，無論是機密文件、重要會議內容、通知，都是把相關的內容物化于紙上，形成文稿后，再交給文印站（室）的工作人員打印、復印，印刷。再由各單位的收發(fā)室，或者通訊員遞送到各個單位或部門。這樣在文件印發(fā)、轉送、通知等方面不僅浪費了大量的時間、人力和物力，各部門的信息也不能得到及時有效地溝通，由此造成諸多不便。
    使用網絡互聯(lián)后，大家充分利用網絡信息交流是時效性高的特點，只需把需要寄送的文件，通過電子郵件設置一個群發(fā)命令，哪怕是幾十份的文件，對方都能在同一時間內全部收悉。由此減少了過去的文件轉送、寄發(fā)的多個環(huán)節(jié)，極大地提高了辦事效率。
    我們公司就是無紙化辦公方面受益者。每天，所有員工都是通過QQ與上家，下家進行溝通。通過POS機進行網上付帳。通過電子郵件上傳下達、反饋各部門的信息，反映員工的心聲，通過公司網站傳遞商品信息等。
    2、節(jié)約大量資金
    無紙化辦公除了讓辦事人員“省力”，極大提高工作效率之外，“省錢”也是各單位采用網絡互聯(lián)辦公系統(tǒng)的一個重要原因。利用互聯(lián)網絡進行無紙化辦公，在不知不覺中為各企業(yè)節(jié)約了大量資源，削減了巨額辦公經費。
    既然是網絡電子文件，那么節(jié)約資源自然首先是從節(jié)省紙張開始，使得紙質文件大量減少。從本位方面說節(jié)約了紙張也就是節(jié)約了錢，從國家大局說，每年少砍伐大量的樹木，可以更加有效提高森林保護率。進行無紙化辦公除了節(jié)約大量紙張之外，也大大減少其他如印刷、用紙、筆墨、訂書釘、曲形針、大頭針等辦公用品的費用開支。
    3、減少流通環(huán)節(jié)，扼制“文山會海”
    電子文件使用及網絡互聯(lián)的開通，減少了在文件上傳下達的中間環(huán)節(jié)，節(jié)約了發(fā)送紙質文件所需的郵資、路費、通訊費和人力，不僅有效提高了辦公效率，而且節(jié)省了大量相關辦公開支。此外，隨著電子文件的增多，紙質文件的減少，也可以將機關、企事業(yè)單位許多人員從大量“文山會海”解脫出來，客觀上節(jié)約了大量人力和空間，讓機關、企事業(yè)單位的人們盡快地從重復的、繁瑣的、機械的低級勞動中解脫出來，抽出更多的時間和精力去從事更高級的、更有意義、更加有效的工作，從而真正做到人盡其才，物盡其用。
    4、使現(xiàn)有的固定資產充分發(fā)揮效用，各盡其能。
　　在進行無紙化辦公之前，盡管機關、企事業(yè)都配備了電腦，但是多是用于方便人們寫點文稿，排排版。在一些管理松散的機關、企事業(yè)單位里，它們所擁有的電腦甚至淪為一般的打字機、游戲機、發(fā)賀卡機、聊QQ機，電腦的大部分功能都沒有得以有效的發(fā)揮。只有實現(xiàn)了無紙化辦公，電腦的方便、快捷的作用才得到真正的發(fā)揮。