一個(gè)OA系統(tǒng)，最主要的是它功能的實(shí)用度

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兩套OA辦公系統(tǒng)，一套有100個(gè)功能，但你只用到其中的10%。另一套有10個(gè)功能，但你會(huì)用到其中的90%，而你會(huì)選擇哪一套呢？

    很多用戶在購買OA系統(tǒng)之前，都會(huì)先在互聯(lián)網(wǎng)上找一些相關(guān)的文章作為選型指導(dǎo)。然而由于互聯(lián)網(wǎng)上幾乎各個(gè)角落都被一些軟件廠商所利用，到處充滿了各個(gè)軟件商產(chǎn)品的宣傳氣息。因此，用戶們?cè)谶x型之時(shí)，容易受到這些理念宣傳文章的影響，加上自己對(duì)OA了解不深，因而容易不覺中踏入一個(gè)“功能為王”的選型誤區(qū)。譬如，一些用戶在售前咨詢的時(shí)候，會(huì)很關(guān)心OA系統(tǒng)中是否有具備“知識(shí)管理”模塊，或者關(guān)心系統(tǒng)是否為協(xié)同OA系統(tǒng)。

    因?yàn)橹R(shí)管理是一個(gè)比較新鮮的話題，協(xié)同又是近幾年的一個(gè)轟炸型的理念宣傳。這些概念在當(dāng)前的文章中時(shí)常被提起。這些概念聽起來也很美好，因此，大家都希望自己企業(yè)也能實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，希望自己也能擁有一個(gè)所謂的強(qiáng)大功能的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。

    其實(shí)，引進(jìn)OA辦公系統(tǒng)，不是看別人有什么，我們就要有什么。而是看我們需要什么，才決定OA系統(tǒng)中該有什么。要一個(gè)我們本不用到的功能模塊，那只是一個(gè)擺設(shè)，更是一種資源的浪費(fèi)。在此我們主要以知識(shí)管理為例，來說明OA系統(tǒng)中功能與合理應(yīng)用的問題。

    知識(shí)管理中的知識(shí)包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩個(gè)部分。前者是指各種成型的文檔資料記錄的知識(shí)，后者是指存在于人們的大腦和思維中的各種知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

    實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，這個(gè)愿望的確是非常美好的，但問題是，愿望太模糊了，要實(shí)現(xiàn)到什么程度？如何實(shí)現(xiàn)？該讓誰來管理知識(shí)？如果以為通過OA辦公系統(tǒng)中的知識(shí)管理工具，就可以順利的實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，那這種想法是比較片面的。在當(dāng)前的眾多企業(yè)中，即使是大型企業(yè)其實(shí)，能夠真正做好知識(shí)管理工作的，少之又少。

    其實(shí)現(xiàn)在大部分企業(yè)所謂的知識(shí)管理并不是真正意義的知識(shí)管理，而只能算是文檔管理，或者說是文檔管理的一部分。而文檔管理其實(shí)幾乎是每個(gè)OA系統(tǒng)都具有的基本功能，只是這些功能的稱謂不同罷了。常見的文檔管理功能包括上傳、共享、更新、存儲(chǔ)等。如果企業(yè)能將這些內(nèi)容做好就相當(dāng)不錯(cuò)了。 因?yàn)樽龊眠@些事情，不單靠工具，你更需要一整套文檔管理的規(guī)范制度，以及對(duì)規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行和堅(jiān)持，甚至需要一個(gè)專人、一個(gè)專門只能來完成這件事。

    而對(duì)于知識(shí)管理中的隱性知識(shí)，如何將企業(yè)員工優(yōu)秀、有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)從他的大腦里面拿出來，分享給企業(yè)其他人員。這可不是一個(gè)輕易可以做到的事情，這更多的還涉及到管理技巧、心理學(xué)以及其他科學(xué)層面上的問題。事實(shí)上，我們不必要去深入研究如何實(shí)現(xiàn)這些隱性知識(shí)管理的理論和技巧，更不能寄望于比我們?nèi)祟惛?ldquo;愚鈍”的OA知識(shí)管理功能。其實(shí)只要我們應(yīng)用得當(dāng)，還是可以通過很多傳統(tǒng)辦法來實(shí)現(xiàn)，比如OA系統(tǒng)中的論壇、問卷調(diào)查，它們都是一個(gè)很好的交流和分享知識(shí)的工具。更重要的是企業(yè)建立了一個(gè)平等開放、互動(dòng)學(xué)習(xí)的良好氛圍，就可以達(dá)到很好的交流和分享的目的。

    所以，我們不需要一味片面的追求各種時(shí)髦的功能和概念，一個(gè)OA系統(tǒng)，最主要的是它功能的實(shí)用度，最關(guān)鍵的不在于它有什么，而在于你怎么用。我們必須清醒的認(rèn)識(shí)到：避免走進(jìn)“功能為王”的誤區(qū)，OA得以合理應(yīng)用才是關(guān)鍵?；氐轿恼麻_頭的問題，相信大家心里也都會(huì)有了各自的答案。