別讓垃圾信息浪費(fèi)存儲(chǔ)資源

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根據(jù)IDC的研究，2008年全球生產(chǎn)出的信息量已經(jīng)超過現(xiàn)有所有可用存儲(chǔ)設(shè)備（包括所有的硬盤、磁帶、CD、DVD和SSD）的容量總和。同時(shí)，要求企業(yè)保存各種數(shù)據(jù)的法律和規(guī)定也越來(lái)越多。比如，在美國(guó)隨著民事訴訟聯(lián)邦規(guī)則（Federal Rules of Civil Procedure）修訂版的出臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)保存提出了更為嚴(yán)格的要求，人們?cè)跀?shù)據(jù)的保存方面變得更為謹(jǐn)慎小心，有的甚至提出“保存一切”的口號(hào)。

應(yīng)該說，對(duì)法律的不了解以及IT部門和法律事務(wù)部門缺乏溝通是形成這種局面的主要原因，最終由IT部門實(shí)施了“保存一切”的結(jié)果。的確，即使面臨信息爆炸性增加的局面，但是大多數(shù)（至少70%）的公司仍然沒有制定有效的數(shù)據(jù)保存策略以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全生命周期的管理。結(jié)果，數(shù)據(jù)管理成本和訴訟成本越來(lái)越高，嚴(yán)重的甚至達(dá)到數(shù)百萬(wàn)美元，使得成本控制日益艱難。

實(shí)際上，公司是完全有機(jī)會(huì)節(jié)約相當(dāng)大一部分?jǐn)?shù)據(jù)管理成本以及相應(yīng)的存儲(chǔ)成本的，只是由于存在很多誤區(qū)或者不好的數(shù)據(jù)處理習(xí)慣妨礙了企業(yè)節(jié)約這部分成本，因而我們需要重新思考這些問題。以下就是最常見的一些錯(cuò)誤觀點(diǎn)。

誤區(qū)1:我們必須保存所有的數(shù)據(jù)。

事實(shí): 沒有哪個(gè)法律和規(guī)定要求必須保存所有數(shù)據(jù)。

通常，IT部門承受很大壓力，他們覺得必須保留一切數(shù)據(jù)，因?yàn)榉梢笕绱恕Ｊ聦?shí)上，到目前為止還沒有哪個(gè)法律（即使在美國(guó)）要求所有信息都必須保留。的確，公司有責(zé)任保留那些與訴訟有關(guān)的數(shù)據(jù)以及政府部門有明確規(guī)定需要保留的數(shù)據(jù)。而實(shí)際上，大多數(shù)公司保留的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了這些規(guī)定的要求。很多時(shí)候，公司會(huì)把經(jīng)營(yíng)過程中的所有信息，從電子表單到電子郵件都保存起來(lái)。因?yàn)樗麄儧]有與IT部門進(jìn)行有效的溝通，以明確哪些數(shù)據(jù)必須保存而哪些不用保存。而那些集合了法律事務(wù)、IT部門和業(yè)務(wù)部門，制定出嚴(yán)格和全面的數(shù)據(jù)保存流程的公司則在這方面做得有效率得多，有效杜絕了數(shù)據(jù)的過度保存現(xiàn)象。

誤解2:存儲(chǔ)很便宜。

事實(shí):數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)成本很高。

存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的實(shí)際成本比我們想象的要高得多，廠商宣傳的每GB多少錢常常只是存儲(chǔ)介質(zhì)本身的費(fèi)用。實(shí)際上，“保存一切”不僅增加了管理成本，也增加了以后數(shù)據(jù)搜索的成本。這會(huì)帶來(lái)兩個(gè)后果，一個(gè)是降低了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行效率，進(jìn)而降低企業(yè)的生產(chǎn)效率; 另一個(gè)后果是，以后如果法律要求批量處理這些數(shù)據(jù)，比如需要把它們轉(zhuǎn)化成符合規(guī)定的格式，工作量就會(huì)相應(yīng)地增加。有時(shí)在一起法律糾紛中僅僅是一位員工的數(shù)據(jù)其處理成本—總成本就可能高達(dá)上萬(wàn)美元。

因此，保存數(shù)據(jù)的真實(shí)成本遠(yuǎn)不是我們常聽說的每GB存儲(chǔ)介質(zhì)的成本，實(shí)際上它要高得多。它還包括管理幾代數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的各種類型、給IT新增的挑戰(zhàn)性以及在數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和搜索上新增的成本，這些都可能對(duì)企業(yè)的盈利帶來(lái)負(fù)面影響。

誤區(qū)3:我們無(wú)法區(qū)別哪些數(shù)據(jù)有用、哪些沒用。

事實(shí): 通過采用系統(tǒng)化的方法，IT部門是可以區(qū)別哪些數(shù)據(jù)有用還是沒用的。

數(shù)據(jù)要保存和管理只有兩個(gè)原因，一個(gè)是這些數(shù)據(jù)有價(jià)值，對(duì)公司經(jīng)營(yíng)有幫助或者是經(jīng)營(yíng)必需，另一個(gè)是法律要求必須保存。因此，了解數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)價(jià)值和跟蹤法律方面的相關(guān)要求，然后把這些要求與公司日?；顒?dòng)的工作流程（包括業(yè)務(wù)人員、律師和IT部門）結(jié)合起來(lái)，正如CRM系統(tǒng)會(huì)整合公司市場(chǎng)部、銷售部、客服部等多個(gè)部門關(guān)于某個(gè)客戶的信息一樣。

其中，最基本的要素是需要有一個(gè)跨各個(gè)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)保存制度、一個(gè)關(guān)于數(shù)據(jù)源的目錄和與之相關(guān)的來(lái)自IT部門的數(shù)據(jù)管理流程以及在法律上關(guān)于數(shù)據(jù)保存方面的有關(guān)規(guī)定。把法律規(guī)定和數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)價(jià)值結(jié)合起來(lái)，IT部門就可以比較準(zhǔn)確地判斷出數(shù)據(jù)的價(jià)值，進(jìn)而拿出一個(gè)比較合理的數(shù)據(jù)治理流程。

誤解4: 這個(gè)工作太難，不可能做得很好。

事實(shí):如果等明年再做這件事會(huì)更難，因此最好現(xiàn)在就開始行動(dòng)。

要改變數(shù)據(jù)保存的策略可能是一件非常困難的事情，需要在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)溝通協(xié)調(diào)。比如會(huì)涉及法律方面的問題、還需要重新向法律事務(wù)部門、IT部門等多個(gè)部門申請(qǐng)。然而，隨著數(shù)據(jù)管理成本的上升，特別是一些特大型企業(yè)，成本有可能上千萬(wàn)美元，已經(jīng)成為一件必須開始著手的事情了。

好消息是，企業(yè)只要開始行動(dòng)，通常就能馬上見到效益。下面這些都是一些可以著手進(jìn)行的地方，比如，一些離職員工保存的數(shù)據(jù)，老舊磁帶機(jī)的備份、已經(jīng)停用的交易系統(tǒng)實(shí)例和相關(guān)數(shù)據(jù)，一些過了保存期的數(shù)據(jù)，沒有規(guī)定必須保存的郵件以及一些冗余的系統(tǒng)等。另外，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類以及盡量讓數(shù)據(jù)清理工作自動(dòng)化效果可能更顯著。

那么，究竟該從哪里開始？首先，IT部門需要和法律事務(wù)部門坐到一起制定一個(gè)系統(tǒng)的方案，保證法律要求保存的數(shù)據(jù)必須保存下來(lái)，而且要讓整個(gè)組織都對(duì)此了解。CIO應(yīng)該要求法律事務(wù)部門對(duì)需要保存的所有信息進(jìn)行全面的評(píng)估，不僅涉及組織的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也包括組織的資產(chǎn)數(shù)據(jù)、員工信息。一旦IT部門拿到這些明確要求之后，就可以制定一個(gè)有效的數(shù)據(jù)保存策略和步驟，從而既盡可能減少浪費(fèi)又確保必須保存的數(shù)據(jù)都可靠地保存下來(lái)了。