江蘇工程檔案管理軟件

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　　工程檔案反映了整個(gè)工程的發(fā)展。它全面記錄了企業(yè)工程進(jìn)展過(guò)程中的每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)，也為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益發(fā)揮了重要作用。工程檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性是每個(gè)企業(yè)為今后工程建設(shè)提供參考和利用檔案的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)工程檔案管理起著非常重要的作用。這不僅是檔案管理本身的需要，也是每個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)管理的前提。

　　一、江蘇工程檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、缺乏項(xiàng)目檔案管理意識(shí)。項(xiàng)目檔案的形成貫穿于日常的文件收集和資料記錄、新項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目運(yùn)行管理的質(zhì)量評(píng)價(jià)、項(xiàng)目竣工后的管理和維護(hù)等各個(gè)階段。是日常業(yè)務(wù)和項(xiàng)目的重要依據(jù)。作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者，應(yīng)該普遍認(rèn)識(shí)到管理的重要性，對(duì)這方面給予充分的重視。很多方面缺乏管理和標(biāo)準(zhǔn)體系。當(dāng)工作量增加或人員不足時(shí)，就會(huì)忽視工程檔案的整理和收集。

　　2、企業(yè)工程檔案資料缺失，數(shù)據(jù)失真。由于工程檔案管理具有工程檔案的多樣性、復(fù)雜性和真實(shí)性的特點(diǎn)，工程檔案的集中整理會(huì)存在難度大、容易出錯(cuò)等問(wèn)題。導(dǎo)致檔案管理人員不出力，不了解工程施工現(xiàn)場(chǎng)，根據(jù)施工單位提供的不完整、失真的材料，使用不真實(shí)的數(shù)據(jù)編制檔案。這往往會(huì)導(dǎo)致工程檔案與事實(shí)嚴(yán)重不符，各種數(shù)據(jù)失真，導(dǎo)致企業(yè)工程質(zhì)量保證書(shū)和資質(zhì)證書(shū)無(wú)法通過(guò)檢查驗(yàn)收。

　　3、工程檔案管理人員在驗(yàn)收中缺乏資料的質(zhì)量和完整性。工程檔案必須符合真實(shí)性、完整性和原始性三原則。如果工作人員不經(jīng)過(guò)篩選和核對(duì)，直接從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處接收信息，那么收集到的信息很可能存在漏項(xiàng)、漏項(xiàng)、內(nèi)容不全等問(wèn)題。檔案不全對(duì)以后的工作也有一定的影響。

　　二、江蘇工程檔案管理的有效對(duì)策

　　1、確保工程檔案的完整性和有效性

　　在工程檔案管理過(guò)程中，檔案的反復(fù)查閱、頻繁修改和變更會(huì)改變工程檔案的完整性。工程檔案管理人員只有及時(shí)記錄工程檔案的變化，才能有效避免工程檔案的完整性和有效性被破壞，確保各部門(mén)能及時(shí)獲得完整的工程資料。

　　2、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案材料的編寫(xiě)

　　隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和工程技術(shù)水平的不斷提高，對(duì)工程檔案管理人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)。工程檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)闊視野，熟悉工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用新的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)改進(jìn)和加強(qiáng)工程檔案管理，更好地促進(jìn)工程檔案管理的發(fā)展。企業(yè)應(yīng)定期參加檔案管理理論的學(xué)習(xí)，定期舉辦工程檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。使他們能夠深入一線工作，詳細(xì)了解工程建設(shè)進(jìn)度，培養(yǎng)大批技術(shù)與理論并重的實(shí)用型復(fù)合型人才。

　　3、實(shí)現(xiàn)工程檔案管理現(xiàn)代化

　　隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)數(shù)量急劇增加，給存儲(chǔ)和查閱帶來(lái)了一系列問(wèn)題。同時(shí)，用戶(hù)也對(duì)檔案管理提出了更高的要求。他們希望工程檔案管理部門(mén)能及時(shí)、完整地提供所需的工程資料，并迅速放在可用的地方。傳統(tǒng)的手工檔案管理越來(lái)越落后，無(wú)法解決檔案管理中存在的問(wèn)題，影響了工程檔案管理的發(fā)展。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的價(jià)值

　　1、輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄信息的管理

　　以廣受歡迎的萬(wàn)能檔案管理軟件為例，當(dāng)用戶(hù)錄入檔案數(shù)據(jù)后，檔案目錄信息可由計(jì)算自動(dòng)生成，檔案管理者需要什么格式的檔案目錄，只需動(dòng)動(dòng)鼠標(biāo)就可以生成并且打印了，非常方便，再也無(wú)需手工處理。檔案目錄是檔案軟件的一項(xiàng)基本功能，其它的檔案軟件在檔案目錄的處理方面，也都有自己的特點(diǎn)，給檔案管理者帶來(lái)了很多方便。

　　2、檔案全文存儲(chǔ)與檢索

　　在檔案管理軟件中存有文件的全文，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。在檔案全文存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。筆者接觸過(guò)的萬(wàn)能檔案管理軟件這項(xiàng)功能就非常不錯(cuò)，鏈接管理，即指明文件在電腦硬盤(pán)中的位置，對(duì)象式管理，即將電子文檔保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶(hù)可以根據(jù)需要對(duì)保存方式進(jìn)行選擇。

　　3、多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理

　　多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計(jì)算機(jī)管理檔案，不僅可對(duì)目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。以上面提到的萬(wàn)能檔案軟件為例，用戶(hù)可以使用該軟件自定義不同類(lèi)型檔案的檔案模板，也可以按部門(mén)定義如辦公室檔案、財(cái)務(wù)檔案等，將文字、圖形、圖像等文件按一定的規(guī)則統(tǒng)一進(jìn)行管理，真是非常方便。

　　4、檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理

　　檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?？梢岳糜?jì)算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷(xiāo)毀前的價(jià)值鑒定等，還可以利用計(jì)算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動(dòng)態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對(duì)提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測(cè)能力會(huì)起到非常重要的作用。

　　隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的啟用，電子文件日益成為單位文件的主導(dǎo)形式，為了滿(mǎn)足企業(yè)日益劇增的、動(dòng)態(tài)的電子文件和企業(yè)對(duì)檔案信息的大量、及時(shí)的需求，檔案管理軟件正發(fā)揮著巨大的作用，并日益受到各類(lèi)企業(yè)的重視。