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門戶整合:供應(yīng)商信息可視化
蘇州紐威閥門股份有限公司(以下簡稱“紐威閥門”)是中國最大的閥門制造商與出口商,他以中國蘇州為基地,實施全球戰(zhàn)略,經(jīng)過十多年的努力,打造了自己獨具特色的閥門航母。紐威采用集團化的多工廠管理模式,并將先進的管理理念應(yīng)用于集團化的管理模式,如何實現(xiàn)信息化的整合是一直以來擺在紐威閥門管理層面前的難題。
十年信息化
紐威從當(dāng)年十幾臺兼容機發(fā)展到現(xiàn)在上千臺電腦終端的規(guī)模,業(yè)務(wù)系統(tǒng)從最初以Excel、Acces為主的信息化工具發(fā)展到現(xiàn)在以erp系統(tǒng)、制造業(yè)OA管理軟件為主要平臺的信息化系統(tǒng),未來將規(guī)劃CRM、PDM、等信息化系統(tǒng)。紐威的信息化穩(wěn)步地與企業(yè)發(fā)展規(guī)模、業(yè)務(wù)需求保持同步。
2008年,紐威閥門希望通過各個信息化系統(tǒng)的協(xié)同應(yīng)用,構(gòu)建起統(tǒng)一的辦公平臺,同時為員工、供應(yīng)商等提供溝通、交互的窗口。于是,紐威閥門攜手制造行業(yè)OA軟件,真正開始謀劃為紐威閥門構(gòu)建一個統(tǒng)一的辦公平臺。
考慮到現(xiàn)有ERP中流程管理差強人意,難以滿足業(yè)務(wù)應(yīng)用需求,無法實現(xiàn)流程的全面電子化。紐威閥門希望通過制造業(yè)OA管理軟件強大的流程引擎功能,全面實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程的電子化、規(guī)范化和高效化。比如:通過OA與SAP的集成實現(xiàn)銷售訂單審批、生產(chǎn)計劃審批、結(jié)算審核、付款審批、傭金維護等的無紙化流轉(zhuǎn),并可生成相關(guān)憑證,結(jié)果和憑證可寫入SAP系統(tǒng)。
紐威閥門IT經(jīng)理趙國龍把制造行業(yè)OA辦公系統(tǒng)集成概括為“各取所長”,他坦言O(shè)A包含了所有日常工作的協(xié)同事項和工作流,其他各類系統(tǒng)不能像OA那樣包含這么全,而且定義快捷、操作簡單。
門戶整合:供應(yīng)商信息可視化
由于紐威閥門沒有上供應(yīng)鏈管理系統(tǒng),無法實現(xiàn)供應(yīng)鏈可視化,供應(yīng)商無法網(wǎng)上下訂單,跟蹤付款情況,自助查詢等,于是紐威就想到了在OA系統(tǒng)中構(gòu)建供應(yīng)商門戶以發(fā)布展現(xiàn)供應(yīng)商數(shù)據(jù)。
據(jù)紐威閥門IT經(jīng)理趙國龍介紹,如今,供應(yīng)商門戶的數(shù)據(jù)信息全都來自SAP,不同供應(yīng)商展現(xiàn)的數(shù)據(jù)各不相同,需要有相應(yīng)的權(quán)限進入,而目前門戶權(quán)限已給上百個供應(yīng)商開放。供應(yīng)商門戶為供應(yīng)商提供了各種信息查詢,能夠直接下訂單,查看未完成的采購訂單,未開票的訂單,傭金代投信息查詢,訂單索賠記錄查詢等等。這樣,供應(yīng)商就可以隨時跟蹤付款情況,做到自助查詢,而不需要像以往由電話、郵件跟蹤,費時又費力。
另一方面,制造行業(yè)OA辦公系統(tǒng)深度集成后的供應(yīng)商門戶節(jié)省了一部分昂貴的ERP license費用,供應(yīng)商只需在OA界面中完成操作而且比較方便快捷,一目了然,還節(jié)省了不少使用培訓(xùn)成本。對維護人員來說,后臺配置也比較靈活,管理的要求比較低。
正如泛微副總裁袁立松所言,企業(yè)管理系統(tǒng)已向綜合協(xié)同管理平臺大步前進,企業(yè)可以通過類似“門戶技術(shù)”對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行緊密整合集成,使得OA、ERP等系統(tǒng)中的各種信息、數(shù)據(jù)能通過綜合門戶在管理支撐系統(tǒng)中有力展現(xiàn)出來,以提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務(wù),同時打通企業(yè)內(nèi)外部資源,構(gòu)建企業(yè)級協(xié)同。
紐威閥門供應(yīng)商門戶
流程整合:銷售過程簡單化
像紐威閥門這樣的離散制造業(yè),訂單評審、訂單傭金計算這些流程邏輯都比較復(fù)雜,借力信息自動化則讓整個過程變得簡單很多。OA不僅同步了SAP銷售指標(biāo)庫的內(nèi)容包括價格、客戶、運輸、信用額度等,而且對合同評審,傭金計算等工作都做了優(yōu)化。趙國龍舉例道,在紐威閥門,銷售接到的每筆訂單都不一樣,參數(shù)也都不一樣,要根據(jù)客戶的具體要求來做,即“訂單定制化”,這就需要極具精細化的銷售內(nèi)部評審過程。通過OA首先把整個訂單評審流程分成質(zhì)量、采購、生產(chǎn)等幾大類,這些一一分解下去,由銷售部門,設(shè)計部門,合同部門,采購部門等評審會簽后把結(jié)果傳回SAP系統(tǒng)。簡化后,原先整個訂單評審過程大概要歷經(jīng)大半個月,現(xiàn)已縮短為7-8天就可完成。
同時,以上訂單評審流程還會自動觸發(fā)傭金采購流程。每筆訂單銷售的傭金結(jié)算會一級一級進行審核,審核完成后回寫給SAP,再會產(chǎn)生相應(yīng)的傭金采購訂單。這樣就把復(fù)雜繁瑣的傭金計算任務(wù)也給簡化了。工作流程的集成把ERP中業(yè)務(wù)流程與OA審批流程的關(guān)聯(lián)與融合,突出OA的過程化管理并把關(guān)鍵結(jié)果數(shù)據(jù)傳回ERP,主要涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)審批流程等等。
趙國龍指出,眼下大量的復(fù)雜邏輯流程都通過OA實現(xiàn),能通過電子e化的都通過信息化在走,包括銷售訂單變更,設(shè)計變更流程都走了OA,據(jù)統(tǒng)計現(xiàn)在紐威已累積有將近200個OA流程。
訪談末尾,趙國龍說信息化體會最深的一點是:IT管理人員要把企業(yè)每個系統(tǒng)發(fā)揮到最佳狀態(tài)。供應(yīng)商信息不能OA、SAP都建立一遍,兩個系統(tǒng)要知道如何去整合,這才是急待我們?nèi)タ紤]的。“要分清楚各個系統(tǒng)的職責(zé),就像崗位一樣,每個人的角色究竟是什么,才能發(fā)揮各自的優(yōu)勢。要讓用戶體驗感更好,相反用得很繁瑣工作效率會低。”記者觀測,信息系統(tǒng)對像紐威閥門類似的制造型企業(yè)來說只會越來越分散,對管理要求也隨之越來越高,這時關(guān)鍵就在于要知道怎么能整合在一起,即發(fā)揮出每個系統(tǒng)的真正優(yōu)勢。
對紐威閥門而言,制造行業(yè)OA軟件與SAP本該就是在一體的,只有這樣才能優(yōu)勢整合,強強聯(lián)手。通過OA的過程化管理與SAP的結(jié)果化管理使系統(tǒng)投資得到了最大價值的發(fā)揮,流程得到了嚴(yán)格控制和簡化,并且全面提升了效率。
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