我的軟件經(jīng)驗之<二>----溝通計劃

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1.4 溝通計劃
1.4.1 化被動為主動
頗多項目經(jīng)理是被動型的，別人需要什么才給什么，或者別人詢問什么才去做什么；見招拆招，以應(yīng)付的心態(tài)供應(yīng)資訊信息。如此團隊的工作效率可想而知是不高的，必須做的事情都擺著，逃不掉的。因此有必要換個積極的態(tài)度去面對，事先整理出項目溝通線路、每個項目相關(guān)人員需要知道什么、成員需要怎樣的信息才能去完成某事、規(guī)劃各階段的工作方式、以怎樣的工作方式做事才是客戶滿意和最高效率的等，這讓參與項目的人員明白身處何處而不處于迷茫困惑狀態(tài)，將保證項目順滑開展，對項目經(jīng)理而言，也不會經(jīng)?？吹街茉獗笮　绑@喜”。

1.4.2 溝通線路
談溝通計劃前，先說溝通線路，溝通線路總數(shù)量=參加人數(shù)*(參加人數(shù)-1)/2，線路數(shù)量越高成本越高費時也越多?？磮D1，假設(shè)是六人開發(fā)團隊，15條溝通線路；如果節(jié)點1的項目經(jīng)理覺得在這結(jié)構(gòu)中，自己花費的時間過多，可以做一些優(yōu)化處理；看圖2，溝通結(jié)構(gòu)分成兩組，一組是項目經(jīng)理和節(jié)點2的技術(shù)高手，一組是節(jié)點2-6的開發(fā)人員，開發(fā)人員進行工作交流，遇到問題，節(jié)點2跟項目經(jīng)理反映，這樣能釋放項目經(jīng)理的精力和時間，讓他更好地去關(guān)注項目進度、處理其他環(huán)節(jié)的事情。所以在制定溝通計劃時，要考慮如何優(yōu)化工作方式的溝通線路。




圖 1


圖 2


1.4.3 文檔習慣
對于修改次數(shù)多的文檔，文檔封面最好標上編寫者、日期、狀態(tài)、版本、修訂內(nèi)容等，修訂內(nèi)容注明修改了文檔中哪個部分，這能提高讀者的閱讀效率，并對文檔有快速的反饋意見；如果修改內(nèi)容很多，編寫者把修改標紅以便于加速定位。

編號	編寫者	日期	狀態(tài)	版本	修訂內(nèi)容
1	林英魁	2007-8-9	初稿	1.0
2	李飛鴻	2007-8-9	修改	1.01	1、4.2節(jié)
3	范琪	2007-8-15	修改	1.02	4.1節(jié)
4	金鳳飛	2007-8-18	修改 審核	1.1	5.4、5.6節(jié)

表 1 文檔版本號和修訂內(nèi)容

1.4.4 溝通計劃
溝通計劃著重描述組織結(jié)構(gòu)、項目各階段工作溝通方式：

組織結(jié)構(gòu)：列出甲乙雙方的組織結(jié)構(gòu)圖、機構(gòu)（或稱部門、科室）與人員聯(lián)系方式。
組織結(jié)構(gòu)圖的簡單例子見圖3，如果下屬機構(gòu)還有組織結(jié)構(gòu)圖，要畫子圖一一列出。

圖 3

機構(gòu)、人員聯(lián)系方式的例子見表2。

主要部門：	下屬部門	人員	職務(wù)	電話	電子郵箱
教研室	農(nóng)水教研室	胡耀軍	處長	85427655-6652	huyj@scu.js.cn
		陳連進		85427655-6653	chenlj@scu.js.cn
	水工教研室	林崗	副處長	85427655-6682	ling@scu.js.cn
	工管教研室	孫少楠	處長	85427655-6683	sunsn@scu.js.cn
		石學軍		85427655-6684	shixj@scu.js.cn
	水力學教研室	王二平	處長	85427655-6654	wangep@scu.js.cn
	水文教研室	趙曉慎	副處長	85427655-6684	zhaoxs@scu.js.cn
實驗室	水利館	孫東坡	科長	85427655-6642	sundp@scu.js.cn
	水利實驗中心	范峰中	處長	85427655-6405	fanfz@scu.js.cn
	水力學實驗室	李志紅	處長	85490041	lizh@scu.js.cn
學院辦公室		邱桂棟		85427655-6357	qiugd@scu.js.cn
團委		焦海波		85427655-6656	jiaohb@scu.js.cn
學生工作辦公室		許巍巍		85427655-6656	xuww@scu.js.cn

表 2 機構(gòu)職能與人員聯(lián)絡(luò)表

項目各階段工作溝通方式：以流程圖為主文字為輔定義項目各階段的工作方式，例如規(guī)定項目經(jīng)理是所有信息的唯一通道，所有的可交付物不管是誰完成的，都要經(jīng)項目經(jīng)理審核和發(fā)送給相關(guān)人員；規(guī)定所有發(fā)給客戶的文檔，項目經(jīng)理要轉(zhuǎn)呈組織高層審閱，經(jīng)同意才能發(fā)送客戶；規(guī)定項目經(jīng)理定期出《每周項目進展報告》和《每月項目進展報告》等。例子見圖4、圖5。



圖 4


圖 5


作者：林佩雯


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