專(zhuān)案文件淺談--軟件開(kāi)發(fā)專(zhuān)案

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文件之制作對(duì)于專(zhuān)案，可以說(shuō)是不可缺少的一部份。在經(jīng)歷幾個(gè)年頭，數(shù)十個(gè)專(zhuān)案當(dāng)中，卻曾有數(shù)個(gè)專(zhuān)案是完全無(wú)任何的文件存在。也許有人會(huì)認(rèn)為，不存在文件的專(zhuān)案，還算是專(zhuān)案嗎？亦或許這壓根兒只可以稱(chēng)為一個(gè)Process吧！根據(jù)事后的觀(guān)察，沒(méi)有文件的專(zhuān)案，通常產(chǎn)品壽命都不長(zhǎng)久，并且在產(chǎn)品內(nèi)存在著許多 “黑洞＂，產(chǎn)生許多的羅生門(mén)事件。不可了解之部份，且技術(shù)及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的移轉(zhuǎn)也幾乎是等于零。
究竟一個(gè)專(zhuān)案要存在那些文件記錄才算完整呢？專(zhuān)案文件的記錄與保存，其實(shí)是永遠(yuǎn)不嫌多的。專(zhuān)案文件的記錄，亦可分為內(nèi)部專(zhuān)案及外部專(zhuān)案。所謂的內(nèi)部專(zhuān)案指的是公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)需要所產(chǎn)生的專(zhuān)案，其客戶(hù)限定為公司內(nèi)部之其它人員；外部專(zhuān)案指的是因合同而產(chǎn)生的專(zhuān)案，亦即其客戶(hù)為公司外部之人員。關(guān)于內(nèi)部專(zhuān)案的文件，至少應(yīng)包括：范圍說(shuō)明書(shū)(Project scope statement)、專(zhuān)案規(guī)劃書(shū)(Project management plan)、工作分解表(WBS)、人員職務(wù)分配表、產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告書(shū)等； 而關(guān)于外部專(zhuān)案的部份，除了內(nèi)部專(zhuān)案的該些文件外，尚應(yīng)包括合同、雙方往返之所有文件或是MAIL記錄。
曾經(jīng)也遇到有人質(zhì)疑，為何需要文件的保存，文件的制作過(guò)程只不過(guò)是一個(gè)耗費(fèi)時(shí)間的過(guò)程而已。文件之留存，即為相關(guān)經(jīng)驗(yàn)之積累，亦即為公司實(shí)力的養(yǎng)成。專(zhuān)案的特性之一，即為在有限的時(shí)程內(nèi)，完成客戶(hù)所指定的需求或產(chǎn)品。雖然說(shuō)每個(gè)專(zhuān)案內(nèi)容都是獨(dú)一無(wú)二的，可是不同的專(zhuān)案間，卻常有不少的相似之處，藉由其它專(zhuān)案之歷史記錄，可以使專(zhuān)案執(zhí)行人員大幅縮減錯(cuò)誤的摸索過(guò)程以及降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之機(jī)會(huì)，以便可以在指定時(shí)程及預(yù)算內(nèi)將專(zhuān)案完成。將專(zhuān)案的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)(Leason Learned)匯整后，即可建立一 “知識(shí)庫(kù)＂系統(tǒng)，其它相關(guān)人員可藉由此系統(tǒng)預(yù)先學(xué)習(xí)及預(yù)防專(zhuān)案可能發(fā)生之問(wèn)題。在專(zhuān)案的過(guò)程當(dāng)中，歷史信息記錄在許多部份是可以提供預(yù)測(cè)時(shí)的參考數(shù)據(jù)，例如：風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、成本預(yù)測(cè)、人力及工時(shí)預(yù)測(cè)…等等。對(duì)于專(zhuān)案的第一線(xiàn)執(zhí)行人員而言，專(zhuān)案文件為專(zhuān)案從起始階段的所有發(fā)展過(guò)程，若有人員在專(zhuān)案進(jìn)行中進(jìn)出專(zhuān)案組織，良好的文件保存可將技術(shù)轉(zhuǎn)讓過(guò)程中的傷害降到最低。
專(zhuān)案文件的編寫(xiě)并不僅只于專(zhuān)案經(jīng)理一人的工作，而專(zhuān)案經(jīng)理卻需進(jìn)行整個(gè)專(zhuān)案文件品質(zhì)的控管及匯整、留存等工作。依個(gè)人淺見(jiàn)，專(zhuān)案經(jīng)理應(yīng)為負(fù)責(zé)專(zhuān)案結(jié)構(gòu)的整體文件，例如：專(zhuān)案規(guī)畫(huà)書(shū)(Project management plan)(包含時(shí)間、成本、品質(zhì)、人力、溝通、風(fēng)險(xiǎn)等規(guī)劃書(shū))、范圍說(shuō)明書(shū)(Project scope statement)、工作分解表(WBS)、時(shí)程進(jìn)度規(guī)劃(Schedule develop) …等，而其它專(zhuān)案人員責(zé)需要負(fù)責(zé)之文件有訪(fǎng)談?dòng)涗?、需求確認(rèn)書(shū)、系統(tǒng)規(guī)格書(shū)、測(cè)試記錄、流程圖、操作手冊(cè)、與利害關(guān)系人之所有往來(lái)書(shū)信內(nèi)容…等。在專(zhuān)案整體執(zhí)行時(shí)間，若有已核準(zhǔn)之改變(Approved change)或矯正行為(Correct action)時(shí)，專(zhuān)案經(jīng)理需即刻對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行資料之修改，以及相關(guān)后續(xù)之監(jiān)控。而專(zhuān)案之執(zhí)行人員，則需詳細(xì)記錄其相關(guān)之執(zhí)行行為，以做為測(cè)試報(bào)告、績(jī)效評(píng)估報(bào)告(Performance reports)以及范圍驗(yàn)證(Scope verfication)之留存文件。與利害關(guān)系者之所有意見(jiàn)交流，亦需全部有文件留底，例如會(huì)議記錄或是郵件格式留存，以防止日后雙方對(duì)已執(zhí)行之事件有爭(zhēng)議而造成不必要的爭(zhēng)執(zhí)，甚至于影響到專(zhuān)案的結(jié)案流程。
曾經(jīng)接手過(guò)數(shù)個(gè)進(jìn)行中之專(zhuān)案，專(zhuān)案時(shí)程已過(guò)一半，但是進(jìn)度嚴(yán)重落后，接手原因?yàn)樵瓕?zhuān)案經(jīng)理被客戶(hù)抱怨且被客戶(hù)提出以產(chǎn)品范圍不明確及測(cè)試過(guò)程有嚴(yán)重暇疵為由進(jìn)行更換。在接手后與客戶(hù)及其他專(zhuān)案組員進(jìn)行訪(fǎng)談后，才發(fā)現(xiàn)原來(lái)是因?yàn)閷?zhuān)案當(dāng)初在設(shè)計(jì)時(shí)即無(wú)詳細(xì)之規(guī)劃所致，例如無(wú)擬定任何測(cè)試計(jì)劃及缺乏工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)所致，以致于與客戶(hù)無(wú)法就專(zhuān)案內(nèi)容之產(chǎn)生結(jié)果進(jìn)行溝通，而造成過(guò)份自我中心之情況所致。在了解專(zhuān)案目前所發(fā)生之問(wèn)題后，接手專(zhuān)案的第一件事，即先與客戶(hù)進(jìn)行訪(fǎng)談，并整理目前專(zhuān)案所實(shí)際產(chǎn)生之內(nèi)容為何，在兩相比對(duì)之下，即可了解目前專(zhuān)案執(zhí)行過(guò)程中，與客戶(hù)實(shí)際所需要之產(chǎn)品誤差范圍有多大，以便確定在剩下之時(shí)程內(nèi)是否可完成專(zhuān)案原本之目標(biāo)，或是需將專(zhuān)案執(zhí)行內(nèi)容進(jìn)行些許之調(diào)整及修改。接下來(lái)會(huì)將與客戶(hù)間訪(fǎng)談完的落差另外整理為訪(fǎng)談?dòng)涗浖靶枨蟠_認(rèn)書(shū)，以便更新目前已存在的WBS及時(shí)程表之安排，此時(shí)并查看專(zhuān)案規(guī)畫(huà)書(shū)及范圍說(shuō)明書(shū)是否與訪(fǎng)談完后之內(nèi)容有所差異。在將雙方的差異進(jìn)行分析之后，即可大致上確認(rèn)專(zhuān)案之待處理事項(xiàng)以進(jìn)行時(shí)程之安排。此時(shí)尚需注意風(fēng)險(xiǎn)之監(jiān)視及控制，以及評(píng)估該些差異對(duì)目前已存在之內(nèi)容是否會(huì)造成其它影響，并追蹤風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃書(shū)之風(fēng)險(xiǎn)是否有變更或是等級(jí)提高。
企業(yè)文化(Enterprise environmental factors)、組織章程(Organizational Process assets)及學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)(Lessons learned)等資料，都是公司最重要的無(wú)形資產(chǎn)積累，且非一朝一夕可以完成。經(jīng)驗(yàn)的積累，除了可以讓公司減少錯(cuò)誤的重復(fù)出現(xiàn)，也可以減少很多人員的教育訓(xùn)練成本以及錯(cuò)誤修復(fù)之成本。文件資料的制作雖然費(fèi)工費(fèi)時(shí)，可是卻為企業(yè)文化不可缺少的一環(huán)以及組織章程不可缺少的規(guī)范。

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