如何進(jìn)行項(xiàng)目的整體管理

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        2006年4月，我有幸參與了國(guó)家發(fā)改委投資建設(shè)的“XXX部委辦公業(yè)務(wù)資源信息系統(tǒng)”項(xiàng)目的工程建設(shè)，并擔(dān)任應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制。在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，我以積極的態(tài)度推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展，加強(qiáng)各方溝通，平衡相關(guān)干系人的利益，有效地控制了項(xiàng)目的范圍和進(jìn)度，確保了項(xiàng)目的質(zhì)量，最終順利完成了該項(xiàng)目，取得了用戶高度的認(rèn)可。
　　由于該項(xiàng)目規(guī)模大、涉及范圍廣，參與人員和公司眾多，具有大型復(fù)雜項(xiàng)目特點(diǎn)，首先建立適合該項(xiàng)目的過程管理體系，以指導(dǎo)、管理和約束各方以一致的方式來(lái)實(shí)施項(xiàng)目。通過制定“三審”制管理和控制項(xiàng)目實(shí)施，制定變更管理制度有效管控項(xiàng)目變更，通過項(xiàng)目分項(xiàng)驗(yàn)收、初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收的三階段驗(yàn)收過程來(lái)保證項(xiàng)目的成功收尾。為進(jìn)一步增強(qiáng)XXX部委工作的科學(xué)性和民主性，提高XXX部委的工作效率和質(zhì)量，在XXX領(lǐng)導(dǎo)、原信息產(chǎn)業(yè)部部長(zhǎng)吳基傳同志的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下，由XXX部委常委會(huì)辦公廳向國(guó)家發(fā)改委申請(qǐng)建設(shè)“XXX部委辦公業(yè)務(wù)資源信息系統(tǒng)”。經(jīng)國(guó)家發(fā)改委批復(fù)，總投資金額為XXXX萬(wàn)元，其中應(yīng)用系統(tǒng)包為3056萬(wàn)，由我公司承建。
　　該項(xiàng)目于2006年X月正式啟動(dòng)，我有幸被公司任命為現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目經(jīng)理，全面主持該項(xiàng)目的管理工作。該項(xiàng)目的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容包括XXX部委...六大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，合計(jì)37個(gè)子系統(tǒng)。經(jīng)過兩年多的系統(tǒng)建設(shè)和試運(yùn)行，在支撐XXX代表大會(huì)和常委會(huì)的代表、會(huì)議管理方面發(fā)揮了重要作用，初步實(shí)現(xiàn)了XXX部委立法、監(jiān)督工作的全業(yè)務(wù)流程管理，進(jìn)一步增強(qiáng)機(jī)關(guān)整體信息化水平和辦公工作效率，得到了業(yè)主和最終用戶的高度認(rèn)可。
　　在該項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組的親切關(guān)懷和具體指導(dǎo)下，業(yè)主的全力配合與支持下，我與項(xiàng)目組全體同仁一起并肩作戰(zhàn)，克服種種困難，歷經(jīng)兩年多的系統(tǒng)建設(shè)和試運(yùn)行，于2009年10月全面通過了驗(yàn)收委員會(huì)的竣工驗(yàn)收。該項(xiàng)目的成功實(shí)施，我們認(rèn)為得益于有效的項(xiàng)目整體管理機(jī)制，下面結(jié)合筆者實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要介紹該項(xiàng)目的整體管理過程和方法。

　　一、制定項(xiàng)目管理規(guī)劃

　　XXX部委項(xiàng)目具有項(xiàng)目規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、政治及社會(huì)意義重大、涉及領(lǐng)域廣且復(fù)雜等特點(diǎn)，需要按照大型項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)并參照國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體規(guī)劃。具體規(guī)劃工作如下：
　　1、大型及復(fù)雜項(xiàng)目在制定項(xiàng)目計(jì)劃前，需要建立一套適合本項(xiàng)目的項(xiàng)目管理過程體系，XXX部委項(xiàng)目的業(yè)主方、監(jiān)理方和各承建方對(duì)此有足夠的認(rèn)識(shí)，委托我們牽頭起草制定《XXX部委項(xiàng)目工程建設(shè)管理辦法》，經(jīng)過多次討論、審議并通過了該管理辦法。該項(xiàng)目管理辦法要求打破各承建公司界限，成立工程總體組，統(tǒng)一管理項(xiàng)目的實(shí)施工作。提出以應(yīng)用為龍頭，指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)、安全系統(tǒng)的建設(shè);建立項(xiàng)目管理和控制流程，建立項(xiàng)目溝通機(jī)制和采購(gòu)管理制度等;為后續(xù)制定詳細(xì)項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目實(shí)施提供了依據(jù)。

　　2、在制定項(xiàng)目管理計(jì)劃過程中，根據(jù)該項(xiàng)目自身特點(diǎn)，我們劃分了項(xiàng)目階段、制定了范圍管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、配置管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、采購(gòu)管理計(jì)劃及工程檔案管理計(jì)劃等內(nèi)容。對(duì)于項(xiàng)目階段的劃分，考慮到該項(xiàng)目業(yè)務(wù)需求的不確定性以及應(yīng)用支持平臺(tái)選型的關(guān)鍵問題，我們提出將項(xiàng)目劃分為兩個(gè)大的階段，第一階段為業(yè)務(wù)需求的原型法求證和應(yīng)用支持平臺(tái)的選型技術(shù)論證，并通過試點(diǎn)應(yīng)用以進(jìn)一步確認(rèn)。

　　第二階段是在第一階段成果基礎(chǔ)上基于成熟的應(yīng)用支持平臺(tái)產(chǎn)品全面開展系統(tǒng)開發(fā)、測(cè)試、上線及試運(yùn)行工作。對(duì)于范圍管理計(jì)劃，我們嚴(yán)格按照發(fā)改委批復(fù)的初步設(shè)計(jì)開展項(xiàng)目范圍管理工作，如項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，根據(jù)《國(guó)家發(fā)改委的電子政務(wù)工程管理辦法》，向發(fā)改委進(jìn)行報(bào)備。為滿足國(guó)家檔案局對(duì)該項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求，我們配合業(yè)主和監(jiān)理制定了項(xiàng)目檔案管理辦法，對(duì)項(xiàng)目從招投標(biāo)開始到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收全過程的過程文件進(jìn)行管理和歸檔。

　　3、項(xiàng)目管理計(jì)劃經(jīng)過了多次評(píng)審，并確立了里程碑基線。在工程建設(shè)及試運(yùn)行期間，我們不斷對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和更新，以適應(yīng)新形勢(shì)的變化。
　　二、項(xiàng)目執(zhí)行及管控

　　項(xiàng)目執(zhí)行及管控是對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃所規(guī)定的工作進(jìn)行實(shí)施、管理和監(jiān)控的過程。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃，為便于分工和管理，我將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分為總體組、六個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用開發(fā)組、平臺(tái)技術(shù)組、數(shù)據(jù)庫(kù)組、系統(tǒng)測(cè)試組、配置管理組和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組。其中總體組由項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)總監(jiān)組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管控和技術(shù)總把關(guān)，并向業(yè)主和監(jiān)理匯報(bào)。其他各組均設(shè)立組長(zhǎng)，明確分工和職責(zé)。六個(gè)業(yè)務(wù)組對(duì)應(yīng)六大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的具體開發(fā)工作，其他職能組協(xié)助系統(tǒng)的開發(fā)和管理工作。合理建立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)為項(xiàng)目實(shí)施開展提供了有力組織保障。

　　在項(xiàng)目整體管控方面，建立了“三審”制度。每一項(xiàng)建設(shè)任務(wù)均按開工審查、上線部署審查、分項(xiàng)驗(yàn)收審查三個(gè)階段實(shí)施審查;每一項(xiàng)采購(gòu)(硬件設(shè)備及系統(tǒng)軟件)均按采購(gòu)申請(qǐng)審批、詢價(jià)申報(bào)審批、到貨驗(yàn)收三個(gè)流程實(shí)施審查。我們作為承建方，在每一個(gè)系統(tǒng)上線或采購(gòu)前均嚴(yán)格執(zhí)行三審制度，進(jìn)行匯報(bào)、接收審查及獲得驗(yàn)收確認(rèn)。

　　根據(jù)工程建設(shè)具體情況，需要階段性接收業(yè)主方工作審查。我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目組開展項(xiàng)目績(jī)效的收集，討論并形成階段性工作匯報(bào)PPT，通過會(huì)議形式向業(yè)主匯報(bào)接收審查，業(yè)主根據(jù)我們的績(jī)效情況提出具體的整改要求，并在監(jiān)理監(jiān)督下,會(huì)后開展具體的整改工作。

　　三、整體變更控制

整體變更控制過程用來(lái)審查所有變更請(qǐng)求，批準(zhǔn)變更，并維護(hù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說明書和其他可交付成果。由于該項(xiàng)目時(shí)間跨度大、涉及內(nèi)容廣，在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，因換屆、機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門領(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)等因素導(dǎo)致需求發(fā)生了較大的變化，為規(guī)范項(xiàng)目變更管理，由監(jiān)理牽頭，各方參與制定了《項(xiàng)目變更管理辦法》。該辦法明確了變更控制流程和變更文檔模板，并成立變更控制委員會(huì)，主要由信息中心領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)處處長(zhǎng)及科員組成，必要時(shí)邀請(qǐng)專家顧問參與。項(xiàng)目組依據(jù)該辦法先進(jìn)行需求調(diào)研及分析，確認(rèn)與用戶理解一致后，提出變更后的實(shí)施方案，隨變更請(qǐng)求，提交變更控制委員會(huì)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)通過后，需更新項(xiàng)目管理計(jì)劃等文檔作為項(xiàng)目控制基線。變更請(qǐng)求文檔，更新的項(xiàng)目文檔作為過程文檔進(jìn)行管理。對(duì)于建設(shè)需求變化較大的，比如子系統(tǒng)級(jí)的變更、第三方采購(gòu)軟件選型變更等，需根據(jù)發(fā)改委《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的通知》中的相關(guān)規(guī)定，在規(guī)定的調(diào)整范圍內(nèi)進(jìn)行變更得，需對(duì)變更原因、變更內(nèi)容、涉及費(fèi)用等情況說明并向發(fā)改委進(jìn)行報(bào)備。

　　四、項(xiàng)目收尾

　　項(xiàng)目收尾指完結(jié)項(xiàng)目管理計(jì)劃中規(guī)定的所有活動(dòng)以正式結(jié)束項(xiàng)目的過程。該項(xiàng)目的收尾或驗(yàn)收需依據(jù)《國(guó)家電子政務(wù)驗(yàn)收大綱》的要求，分為分項(xiàng)驗(yàn)收、工程初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收三個(gè)階段。由于項(xiàng)目規(guī)模大，分系統(tǒng)眾多，又涉及第三方轉(zhuǎn)包和采購(gòu)，使得項(xiàng)目驗(yàn)收的工作量很大。在項(xiàng)目建設(shè)后期，幾乎耗費(fèi)了我全部的時(shí)間用于項(xiàng)目驗(yàn)收工作。為順利完成項(xiàng)目驗(yàn)收，我采取了在項(xiàng)目組內(nèi)部成立驗(yàn)收文檔組，調(diào)動(dòng)其它分組組長(zhǎng)參與具體的驗(yàn)收相關(guān)工作的措施。下面簡(jiǎn)要介紹三個(gè)階段的驗(yàn)收過程：

　　分項(xiàng)驗(yàn)收是項(xiàng)目整體驗(yàn)收的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，分項(xiàng)驗(yàn)收需要最終用戶出具用戶使用報(bào)告，作為分項(xiàng)驗(yàn)收不可缺少的依據(jù)。出具用戶使用報(bào)告需要最終用戶單位報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層層審批，加上領(lǐng)導(dǎo)通常很忙，效率很低。有時(shí)趕上某位領(lǐng)導(dǎo)出差，要等上一周的時(shí)間;有時(shí)用戶單位的領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任，相互推諉，能拖則拖。針對(duì)這些情況，我通常先走正常的審批流程，不斷監(jiān)控審批情況，一旦發(fā)現(xiàn)有拖延，就加強(qiáng)督促力度;遇到用戶領(lǐng)導(dǎo)推諉或是不想簽的情況，我會(huì)同信息中心局領(lǐng)導(dǎo)溝通，請(qǐng)他們出面協(xié)調(diào)最終用戶主管局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決。隨著各分系統(tǒng)的上線和試運(yùn)行，我們采取了“成熟一個(gè)，驗(yàn)收一個(gè)”的策略，經(jīng)過9個(gè)月的努力，完成了共xx項(xiàng)的全部分項(xiàng)驗(yàn)收工作，為工程初步驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　為順利通過專家組的初步驗(yàn)收審查，項(xiàng)目組采取了按終驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備的策略，一是聘請(qǐng)第三方測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收測(cè)試、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和等級(jí)化保護(hù)測(cè)評(píng)兩項(xiàng)測(cè)評(píng)工作;二是準(zhǔn)備初步驗(yàn)收總報(bào)告、工程、技術(shù)、財(cái)務(wù)和檔案分項(xiàng)報(bào)告;三是邀請(qǐng)工程、技術(shù)、財(cái)務(wù)和檔案專家組提前入場(chǎng)指導(dǎo)驗(yàn)收工作。在監(jiān)理的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理下，各承建單位打破公司界限，成立驗(yàn)收工作準(zhǔn)備小組，開展驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。期間，我組織應(yīng)用系統(tǒng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)召開了驗(yàn)收動(dòng)員大會(huì)，要求團(tuán)隊(duì)各成員以配合驗(yàn)收工作為首要任務(wù)，積極推進(jìn)驗(yàn)收工作的開展。經(jīng)過一個(gè)多月緊張的準(zhǔn)備工作，項(xiàng)目組于2008年XX月XX日在XXX召開了工程初步驗(yàn)收會(huì)議。會(huì)議期間，我們負(fù)責(zé)專家提問的關(guān)于應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)部分的應(yīng)答、配合分項(xiàng)專家組出具分項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，配合專家總體組出具初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。最終順利通過了初步驗(yàn)收。

　　完成了初步驗(yàn)收工作，工程整體進(jìn)入了試運(yùn)行階段，為完成竣工驗(yàn)收工作，我們主要完成了三方面的工作：一是大力推進(jìn)辦公平臺(tái)在全機(jī)關(guān)各單位的全面應(yīng)用;二是根據(jù)初步驗(yàn)收專家組和第三方測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)提出的整改意見組織力量開展各項(xiàng)整改工作;三是編制工程試運(yùn)行報(bào)告、工程整改報(bào)告和典型應(yīng)用案例，配合業(yè)主形成竣工驗(yàn)收申請(qǐng)材料，向國(guó)家發(fā)改委提出竣工驗(yàn)收申請(qǐng)。因準(zhǔn)備工作充分，本次竣工驗(yàn)收獲得了專家的高度認(rèn)可，并順利通過。

　　從該項(xiàng)目啟動(dòng)到竣工驗(yàn)收，通過項(xiàng)目整體管理，使項(xiàng)目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項(xiàng)目的實(shí)施效率。經(jīng)歷了三年多的時(shí)間，總結(jié)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，我們認(rèn)為得益于在項(xiàng)目初期階段就建立了符合大型復(fù)雜項(xiàng)目特點(diǎn)的項(xiàng)目管理過程體系，引入了項(xiàng)目整體管理理念和方法，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范的整體管理。