如何有效管理時間與成本（2）

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如何有效管理時間

最早的時間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點。第二代的時間管理方法更注重計劃性，人們利用安排表、效率手冊以至于商務(wù)通等電子手段來安排工作事項。在時間管理的第三個階段，人們設(shè)立近期、中期和長期的工作目標(biāo)，根據(jù)不同的目標(biāo)來分配各自的工作重點，安排工作時間?，F(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了時間管理理論的時代。前幾代的時間管理注重完成工作的時間和工作量，而時間管理理論則更注重個人的管理，注重產(chǎn)能，關(guān)注完成的工作是否具有有用性。時間的帕金森定理表明工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間;80/20原則表明應(yīng)該把最佳的時間用在最重要的時間上，所謂“好鋼用在刀刃上”。 時間管理是企業(yè)的財富之源，“時間就是金錢”的觀念早已深人人心，而對于處在職場中的人來講，做好時間管理不僅意味著豐厚的經(jīng)濟(jì)利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進(jìn)。保持焦點，一次只做一件事情，一個時期只有一個重點。聰明人要學(xué)會抓住重點，遠(yuǎn)離瑣碎。

一、為什么要進(jìn)行時間管理?

時間是財富!想想吧，如果你每天都收到86400美元，而要求你每天必須把它用完，那你會如何運(yùn)用?天下真有如此的好事?事實上，有。那就是時間。我們每個人每天都有86400秒進(jìn)帳，合理的利用他們，你就可以創(chuàng)造財富，愛情，成功，健康等。人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費(fèi)時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什么——每天13 個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標(biāo)管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進(jìn)，而不致在忙亂中迷失方向。

二、我為什么浪費(fèi)時間?

原因很多，有主觀的原因，也有客觀的原因。主觀原因是一個人浪費(fèi)時間的根源，因此我們看一下主觀原因：(1)做事目標(biāo)不明確;(2)作風(fēng)拖拉;(3)缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點;(4)過于注重細(xì)節(jié);(5)做事有頭無尾;(6)沒有條理，不簡潔，簡單事情復(fù)雜化;(7)事必親躬，不懂得授權(quán);(8)不會拒絕別人的請求;(9)消極思考。

三、時間管理的十大關(guān)鍵

(一)時間管理第一大關(guān)鍵是設(shè)立明確的目標(biāo);成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實現(xiàn)更多你想要實現(xiàn)的目標(biāo); 你必須把今年度4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。

(二)第二個時間管理的關(guān)鍵是你要列一張總清單，把今年所要做的每一件事情都列出來，并進(jìn)行目標(biāo)切割;1. 年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情;2. 季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時調(diào)整過來;3. 每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來;4. 每天晚上把第二天要做的事情列出來。

(三)第三個時間管理的關(guān)鍵是20：80定律;用你80%的時間來做20%最重要的事情，因此你一定要了解，對你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。談到時間管理，有所謂緊急的事情、重要的事情，然而到底應(yīng)做哪些事情? 當(dāng)然第一個要做的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發(fā)困擾，一些災(zāi)難，一些迫不及待要解決的問題。當(dāng)你天天處理這些事情時，表示你時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要，可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會如何把重要的事情變得很緊急，這時你就會立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。

(四)第四個時間管理的關(guān)鍵就是每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間;假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。

(五)第五個時間管理的關(guān)鍵是要和你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾;你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。

(六)第六個時間管理關(guān)鍵：每一分鐘每一秒做最有效率的事情;你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間做它做好。(始終直瞄靶心--績效<=>晉升)

(七)第七個時間管理的關(guān)鍵要充分地授權(quán);列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，然后開始找人授權(quán)，找適當(dāng)?shù)娜藖硎跈?quán)，這樣效率會比較好。

(八)第八個時間管理的關(guān)鍵：同一類的事情最好一次把它做完;假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè);假如你是在思考，用一段時間只作思考;打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。

(九)第九個時間管理的關(guān)鍵：做好時間日志;你花了多少時間在哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，早上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。

(十)第十個時間管理的關(guān)鍵：時間大于金錢，用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗，一定要跟頂尖人士學(xué)習(xí);千萬要仔細(xì)選擇，你所接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間，假設(shè)與一個成功者在一起，他花了四十年時間成功，你跟十個這樣的人一起，你是不是就濃縮了四百年的經(jīng)驗?