解決項目組合管理中的觀念混淆問題

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CIO Update專欄作家Jeff Monteforte對項目組合管理（project portfolio management，以下簡稱PPM）的基本構(gòu)成進行了清楚描述。  
　　無論問及PPM工具、我們在網(wǎng)上所發(fā)售的PPM手冊還是在PPM咨詢承諾中做出的回答，最普遍出現(xiàn)的問題集中在PPM的基本觀念上。 
　　鑒于大部分IT專業(yè)人員在PPM觀念方面所出現(xiàn)的問題，我認為與你們一同分析以下問題會對你們有所幫助。因此，通過這篇文章，我希望解除關(guān)于PPM的三種評估模型中出現(xiàn)的混淆，那就是：聯(lián)合、風險、價值。 
　　第一個問題：聯(lián)合 
　　我認為一個聯(lián)合估價模型是用來評估被提議項目與商業(yè)目標聯(lián)合的框架。那么，這樣一種估價模型又是通過哪種形式來表現(xiàn)呢？ 
　　Jeff的回答：你認為聯(lián)合估價可以使被提議項目表明商業(yè)目的，這是完全正確的。 
　　這種項目評估方法是識別和避免“強迫”性行為的本質(zhì)方法。例如，如果企業(yè)策略中心要提高他們的市場滲透力，同時又要保證目前的商業(yè)銷售目標以15%的速度增長，那么一個項目通過在線和實時報價就要比集中于顧客服務的CRM項目得到更高的分數(shù)（或獲得更多的信任）。 
　　由此，你可以看到執(zhí)行者如何管理顧客服務才可以極大的推動CRM項目的發(fā)展。 
　　我所使用過的最簡單的聯(lián)合模型是一個列出企業(yè)目標的EXCEL電子數(shù)據(jù)表格（我稱它們是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃），以及如下的五種支持類型： 
　　1、0分=不支持 
　　2、1分=極小支持 
　　3、2分=部分支持 
　　4、3分=支持 
　　5、5分=突出本質(zhì) 
　　對所有闡明的觀點以得分方式進行評估，并且計算出總分數(shù)。然后，你可以用“apples-to-apples”橫向比較的方法把這些分數(shù)進行對比。 
　　第二個問題：風險 
　　我知道需要評估項目的風險，企業(yè)才可以有信心來真正實施被提議的項目。那么像這樣的一個評估模式是使用哪種形式？它又如何被制定？ 
　　Jeff的回答：對于所有的評估模式來說，把所有分析用分數(shù)表示出來是非常重要的。同時，對于“project-to-project”比較和繪畫制圖選擇來說也很重要。 
　　例如聯(lián)合風險模型，它控制起來似乎很簡單，但是在最后的得分中也必須說明項目中存在的約束性問題（換句話說，任何約束性問題都可能導致項目實施的失?。?。這個分數(shù)可以測試決策制定者對風險的承受程度。 
　　我通常都會在技術(shù)、企業(yè)和內(nèi)部約束這三種類別中列出20個可能導致項目失敗的常見風險因素。 
　　每一項因素的 “突發(fā)事件概率”評價會得到1-10分不等，突出事件所產(chǎn)生的“影響”評價也會在1-10分之間。 
　　然后，對于每一項因素所得到的兩個分數(shù)進行乘積，以此得到其“風險分數(shù)”。 
　　比如，一項風險因素的“突發(fā)事件概率”是5分，所產(chǎn)生的影響也是5分，那么這個問題的風險分數(shù)就是25分（5乘以5）。 
　　當所有的風險因素都評價完畢，你就可以合計出這20個風險的總分數(shù)，以此得到項目的整體風險分數(shù)。一個項目的總風險分數(shù)在0-2000分之間。 
　　然而，我會要求我的客戶列出一個比分排列，這個比分將決定：低風險、中等風險、高風險。比如，低風險=0到600分，中等風險=601分到1200分，高風險=1201到2000分。 
　　一旦執(zhí)行這種評價方法，并堅持使用一段時間，就會被執(zhí)行者們廣泛使用，同時他們對已經(jīng)實施和沒有實施的決策都會更加充滿信心。 
　　由此就可以看出，900分的風險分數(shù)將意味著在實施過程中會遇到一些障礙，然而IT部門將最終解決這些阻礙。同時，1600分的風險分數(shù)則意味著應該警惕“金錢陷阱。” 
　　問題三：價值 
　　我知道履行一個高級成本/利潤分析來展現(xiàn)企業(yè)價值和項目成本的原則。然而，這種成本/利潤模型必須要通過本行業(yè)來制定嗎？企業(yè)可以使用一個普通的模式嗎？ 
　　Jeff的回答:最小程度上來說，一個企業(yè)應該使用“標準”的成本/利潤模型，比如凈現(xiàn)值（NPV）和投資回報（ROI）模型。 
　　大部分財政部門對這些模型都有他們自己具體的見解，比如，他們對一個三年NPV或一個五年NPV的見解是不同的。 
　　舉個例子說，我的一個客戶在測量利潤的方法上使用了“折現(xiàn)因子”方法來計算利潤。如果這種方法在五種行業(yè)中計算得出的利潤都趨于平穩(wěn)，那么這些利潤就很容易被測量，“折現(xiàn)因子”也將被調(diào)整到0%，如果有100萬美元的利潤，那么它將保持原價。 
　　但如果利潤是不穩(wěn)定的（例如需要減少處理爭議的時間），積蓄測量相對來說又比較困難，那么“折現(xiàn)因子”將被調(diào)整到50%。如果這種方法按照ROI來計算，100萬美元利潤將調(diào)整到50萬美元。 考試大編輯整理
　　成本/利潤模型中最困難的部分是使企業(yè)目的明確并且確定資金數(shù)量，然后才能獲得商業(yè)利潤。 
　　記得要使財政部門在整個實施過程中保持心情愉快。因為財政部門才是企業(yè)中的“數(shù)字專家”，而不是IT部門。 
　　要給予這兩個部門足夠的時間來進行評估模型的設計與執(zhí)行。如果這兩個部門沒有涉及到成本/利潤模型中，那么他們就會劃分ROI利潤并且對實施過程心懷疑慮。相反，通過他們對成本/利潤模型的參與，將提升你的可信程度。