解決項(xiàng)目組合管理中的觀念混淆問題

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CIO Update專欄作家Jeff Monteforte對(duì)項(xiàng)目組合管理（project portfolio management，以下簡(jiǎn)稱PPM）的基本構(gòu)成進(jìn)行了清楚描述。  
　　無論問及PPM工具、我們?cè)诰W(wǎng)上所發(fā)售的PPM手冊(cè)還是在PPM咨詢承諾中做出的回答，最普遍出現(xiàn)的問題集中在PPM的基本觀念上。 
　　鑒于大部分IT專業(yè)人員在PPM觀念方面所出現(xiàn)的問題，我認(rèn)為與你們一同分析以下問題會(huì)對(duì)你們有所幫助。因此，通過這篇文章，我希望解除關(guān)于PPM的三種評(píng)估模型中出現(xiàn)的混淆，那就是：聯(lián)合、風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)值。 
　　第一個(gè)問題：聯(lián)合 
　　我認(rèn)為一個(gè)聯(lián)合估價(jià)模型是用來評(píng)估被提議項(xiàng)目與商業(yè)目標(biāo)聯(lián)合的框架。那么，這樣一種估價(jià)模型又是通過哪種形式來表現(xiàn)呢？ 
　　Jeff的回答：你認(rèn)為聯(lián)合估價(jià)可以使被提議項(xiàng)目表明商業(yè)目的，這是完全正確的。 
　　這種項(xiàng)目評(píng)估方法是識(shí)別和避免“強(qiáng)迫”性行為的本質(zhì)方法。例如，如果企業(yè)策略中心要提高他們的市場(chǎng)滲透力，同時(shí)又要保證目前的商業(yè)銷售目標(biāo)以15%的速度增長(zhǎng)，那么一個(gè)項(xiàng)目通過在線和實(shí)時(shí)報(bào)價(jià)就要比集中于顧客服務(wù)的CRM項(xiàng)目得到更高的分?jǐn)?shù)（或獲得更多的信任）。 
　　由此，你可以看到執(zhí)行者如何管理顧客服務(wù)才可以極大的推動(dòng)CRM項(xiàng)目的發(fā)展。 
　　我所使用過的最簡(jiǎn)單的聯(lián)合模型是一個(gè)列出企業(yè)目標(biāo)的EXCEL電子數(shù)據(jù)表格（我稱它們是企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃），以及如下的五種支持類型： 
　　1、0分=不支持 
　　2、1分=極小支持 
　　3、2分=部分支持 
　　4、3分=支持 
　　5、5分=突出本質(zhì) 
　　對(duì)所有闡明的觀點(diǎn)以得分方式進(jìn)行評(píng)估，并且計(jì)算出總分?jǐn)?shù)。然后，你可以用“apples-to-apples”橫向比較的方法把這些分?jǐn)?shù)進(jìn)行對(duì)比。 
　　第二個(gè)問題：風(fēng)險(xiǎn) 
　　我知道需要評(píng)估項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)才可以有信心來真正實(shí)施被提議的項(xiàng)目。那么像這樣的一個(gè)評(píng)估模式是使用哪種形式？它又如何被制定？ 
　　Jeff的回答：對(duì)于所有的評(píng)估模式來說，把所有分析用分?jǐn)?shù)表示出來是非常重要的。同時(shí)，對(duì)于“project-to-project”比較和繪畫制圖選擇來說也很重要。 
　　例如聯(lián)合風(fēng)險(xiǎn)模型，它控制起來似乎很簡(jiǎn)單，但是在最后的得分中也必須說明項(xiàng)目中存在的約束性問題（換句話說，任何約束性問題都可能導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施的失?。?。這個(gè)分?jǐn)?shù)可以測(cè)試決策制定者對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承受程度。 
　　我通常都會(huì)在技術(shù)、企業(yè)和內(nèi)部約束這三種類別中列出20個(gè)可能導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的常見風(fēng)險(xiǎn)因素。 
　　每一項(xiàng)因素的 “突發(fā)事件概率”評(píng)價(jià)會(huì)得到1-10分不等，突出事件所產(chǎn)生的“影響”評(píng)價(jià)也會(huì)在1-10分之間。 
　　然后，對(duì)于每一項(xiàng)因素所得到的兩個(gè)分?jǐn)?shù)進(jìn)行乘積，以此得到其“風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)”。 
　　比如，一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素的“突發(fā)事件概率”是5分，所產(chǎn)生的影響也是5分，那么這個(gè)問題的風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)就是25分（5乘以5）。 
　　當(dāng)所有的風(fēng)險(xiǎn)因素都評(píng)價(jià)完畢，你就可以合計(jì)出這20個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的總分?jǐn)?shù)，以此得到項(xiàng)目的整體風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)。一個(gè)項(xiàng)目的總風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)在0-2000分之間。 
　　然而，我會(huì)要求我的客戶列出一個(gè)比分排列，這個(gè)比分將決定：低風(fēng)險(xiǎn)、中等風(fēng)險(xiǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)。比如，低風(fēng)險(xiǎn)=0到600分，中等風(fēng)險(xiǎn)=601分到1200分，高風(fēng)險(xiǎn)=1201到2000分。 
　　一旦執(zhí)行這種評(píng)價(jià)方法，并堅(jiān)持使用一段時(shí)間，就會(huì)被執(zhí)行者們廣泛使用，同時(shí)他們對(duì)已經(jīng)實(shí)施和沒有實(shí)施的決策都會(huì)更加充滿信心。 
　　由此就可以看出，900分的風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)將意味著在實(shí)施過程中會(huì)遇到一些障礙，然而IT部門將最終解決這些阻礙。同時(shí)，1600分的風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)?shù)則意味著應(yīng)該警惕“金錢陷阱。” 
　　問題三：價(jià)值 
　　我知道履行一個(gè)高級(jí)成本/利潤(rùn)分析來展現(xiàn)企業(yè)價(jià)值和項(xiàng)目成本的原則。然而，這種成本/利潤(rùn)模型必須要通過本行業(yè)來制定嗎？企業(yè)可以使用一個(gè)普通的模式嗎？ 
　　Jeff的回答:最小程度上來說，一個(gè)企業(yè)應(yīng)該使用“標(biāo)準(zhǔn)”的成本/利潤(rùn)模型，比如凈現(xiàn)值（NPV）和投資回報(bào)（ROI）模型。 
　　大部分財(cái)政部門對(duì)這些模型都有他們自己具體的見解，比如，他們對(duì)一個(gè)三年NPV或一個(gè)五年NPV的見解是不同的。 
　　舉個(gè)例子說，我的一個(gè)客戶在測(cè)量利潤(rùn)的方法上使用了“折現(xiàn)因子”方法來計(jì)算利潤(rùn)。如果這種方法在五種行業(yè)中計(jì)算得出的利潤(rùn)都趨于平穩(wěn)，那么這些利潤(rùn)就很容易被測(cè)量，“折現(xiàn)因子”也將被調(diào)整到0%，如果有100萬美元的利潤(rùn)，那么它將保持原價(jià)。 
　　但如果利潤(rùn)是不穩(wěn)定的（例如需要減少處理爭(zhēng)議的時(shí)間），積蓄測(cè)量相對(duì)來說又比較困難，那么“折現(xiàn)因子”將被調(diào)整到50%。如果這種方法按照ROI來計(jì)算，100萬美元利潤(rùn)將調(diào)整到50萬美元。 考試大編輯整理
　　成本/利潤(rùn)模型中最困難的部分是使企業(yè)目的明確并且確定資金數(shù)量，然后才能獲得商業(yè)利潤(rùn)。 
　　記得要使財(cái)政部門在整個(gè)實(shí)施過程中保持心情愉快。因?yàn)樨?cái)政部門才是企業(yè)中的“數(shù)字專家”，而不是IT部門。 
　　要給予這兩個(gè)部門足夠的時(shí)間來進(jìn)行評(píng)估模型的設(shè)計(jì)與執(zhí)行。如果這兩個(gè)部門沒有涉及到成本/利潤(rùn)模型中，那么他們就會(huì)劃分ROI利潤(rùn)并且對(duì)實(shí)施過程心懷疑慮。相反，通過他們對(duì)成本/利潤(rùn)模型的參與，將提升你的可信程度。