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合理的項(xiàng)目管理制度,快速推進(jìn)集團(tuán)OA實(shí)施進(jìn)程
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一、OA的組織實(shí)施
為了保證OA系統(tǒng)在集團(tuán)的成功實(shí)施,采用科學(xué)合理的項(xiàng)目管理制度,快速推進(jìn)集團(tuán)OA實(shí)施進(jìn)程。從合同簽定到系統(tǒng)上線,全集團(tuán)正式使用僅用了2個(gè)月時(shí)間,創(chuàng)造了集團(tuán)歷史上信息化項(xiàng)目推進(jìn)速度的記錄。主要做法如下:
一)、建立強(qiáng)有力的組織體系:集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)高度重視,強(qiáng)勢(shì)推進(jìn),堅(jiān)決取締了部分單位自己的OA系統(tǒng),以集團(tuán)為層次,建立強(qiáng)有力的項(xiàng)目組,以下發(fā)文件的形式堅(jiān)定不移的推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)建成后,從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始,公司高管帶頭使用,一級(jí)一級(jí)逐步使用起來(lái),系統(tǒng)正常后,發(fā)文正式啟用集團(tuán)OA系統(tǒng),規(guī)范制度,取締紙張傳送,重慶協(xié)同OA系統(tǒng)的難點(diǎn)就是集團(tuán)高管必須使用,否則系統(tǒng)再好,也是擺設(shè)。針對(duì)高管,配備漢王“硯鼠”系列鼠標(biāo),實(shí)現(xiàn)手寫(xiě)錄入和審批。
二)、長(zhǎng)期穩(wěn)定可靠的技術(shù)支持;系統(tǒng)要長(zhǎng)久運(yùn)行,必須依靠強(qiáng)有力的系統(tǒng)維護(hù),保障系統(tǒng)的可靠性。協(xié)同OA提供豐富多樣的實(shí)施方法,可以根據(jù)費(fèi)用進(jìn)行具有獨(dú)特的軟件實(shí)施方法,我們采用了現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施靠自己,后端維護(hù)靠協(xié)同的方式進(jìn)行,提高了實(shí)施效率,減少了實(shí)施費(fèi)用,鍛煉提高了集團(tuán)企業(yè)OA系統(tǒng)管理員,為集團(tuán)OA的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三)、多次進(jìn)行拉網(wǎng)式的培訓(xùn):借助集團(tuán)公司大力推進(jìn)企業(yè)信息化的契機(jī),在進(jìn)行計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn),分期分班在集團(tuán)的職業(yè)技術(shù)學(xué)院開(kāi)展OA培訓(xùn),員工在參加其它任何培訓(xùn)時(shí),集團(tuán)公司都必須要求有計(jì)算機(jī)課程,進(jìn)行拉網(wǎng)式的培訓(xùn),對(duì)于各個(gè)單位的系統(tǒng)管理員和專(zhuān)職人員也有高級(jí)培訓(xùn),從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、維護(hù)、業(yè)務(wù)應(yīng)用等進(jìn)行全方位的培訓(xùn);另外,各個(gè)單位也舉行不同層次的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)提高員工的計(jì)算機(jī)技能,使企業(yè)信息化深入人心,保障了OA的應(yīng)用。
二、集團(tuán)OA實(shí)施的效果
應(yīng)用效果顯著,OA系統(tǒng)已經(jīng)在XX集團(tuán)成功應(yīng)用兩年多,已經(jīng)覆蓋了全集團(tuán)所有單位和部門(mén),規(guī)范了工作流程,提高了工作效率。截止12月為止,已經(jīng)形成在37個(gè)二級(jí)單位成功覆蓋,5536個(gè)注冊(cè)用戶,平均400用戶在線的應(yīng)用規(guī)模,形成100多個(gè)固定工作流程,150多個(gè)固定工作表單。僅公文處理一項(xiàng),累計(jì)集團(tuán)和各二級(jí)單位,現(xiàn)已經(jīng)收發(fā)文件35000多份。協(xié)同OA不僅適用于國(guó)內(nèi),在國(guó)外使用也異常方便,集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在日本、美國(guó)、德國(guó)、新家坡等分公司訪問(wèn)OA系統(tǒng),獲取最新的公司信息、報(bào)表,處理最新的文件,“office anywhere”名副其實(shí)。
社會(huì)效益明顯,集團(tuán)OA的成功實(shí)施,改變了傳統(tǒng)的管理運(yùn)作模式,使集團(tuán)公司步入了網(wǎng)絡(luò)管理、信息化管理、現(xiàn)代化管理的新階段,實(shí)現(xiàn)了全球辦公、移動(dòng)辦公的目標(biāo);集團(tuán)OA的成功實(shí)施,得到了整個(gè)集團(tuán)從上到下的一致認(rèn)可,提高了廣大職員尤其是高管的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,在新形勢(shì)下的信息化建設(shè)取得了良好的開(kāi)端,為其他信息化項(xiàng)目的建設(shè)樹(shù)立了良好的榜樣,取得了顯著的社會(huì)效益。
三、集團(tuán)協(xié)同OA建設(shè)的幾點(diǎn)體會(huì)
作為一名網(wǎng)管人員,我親身體驗(yàn)了集團(tuán)OA建設(shè)的曲折和艱辛,前期各分單位局部、集團(tuán)總部都對(duì)OA系統(tǒng)做了積極探索,有成功的經(jīng)驗(yàn),也有失敗的教訓(xùn)。此次集團(tuán)協(xié)同OA的實(shí)施,項(xiàng)目組在前期進(jìn)行了大量的工作,對(duì)國(guó)內(nèi)OA產(chǎn)品進(jìn)行了慎重的考慮和綜合論證,最后選定了協(xié)同OA,選定后快速啟動(dòng),技術(shù)服務(wù)到位,思路清晰,措施有力,確保了集團(tuán)OA的成功實(shí)施。說(shuō)心里話,協(xié)同協(xié)同OA的確是一款優(yōu)秀的產(chǎn)品,就部分中小企業(yè)來(lái)說(shuō),部署應(yīng)用成功后就全面實(shí)現(xiàn)信息化,對(duì)大型企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),通過(guò)開(kāi)發(fā)和實(shí)施,也可以使集團(tuán)的辦公自動(dòng)化水平走上新的臺(tái)階。以前一提到集團(tuán)OA報(bào)價(jià),大家都認(rèn)為至少要投資上百萬(wàn),各軟件提供商報(bào)價(jià)上百萬(wàn)以上,而協(xié)同OA竟用不到十萬(wàn)的代價(jià)打破了這個(gè)行規(guī);一提到集團(tuán)OA實(shí)施,系統(tǒng)分析調(diào)研、實(shí)現(xiàn)、實(shí)施、測(cè)試都在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行,大多以年為周期進(jìn)行建設(shè),勞民傷財(cái),而協(xié)同OA悄悄的就為我們實(shí)現(xiàn)了這一切,為我們上了一課“短、平、快”的信息化項(xiàng)目實(shí)施方法;一提到OA的開(kāi)發(fā),都要想起J2EE、Websphere等專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),而協(xié)同OA用強(qiáng)大而通俗易懂的網(wǎng)頁(yè)語(yǔ)言指導(dǎo)客戶再開(kāi)發(fā),期限還是永久免費(fèi),在業(yè)界可是極少的。
實(shí)踐充分證明,協(xié)同OA產(chǎn)品和服務(wù)諸多獨(dú)有的特點(diǎn),都充分站在客戶的角度,為用戶著想,顯示出了軟件業(yè)的大家風(fēng)范,在集團(tuán)企業(yè)信息化方面有很大的推廣應(yīng)用價(jià)值。經(jīng)過(guò)不斷的應(yīng)用和完善,協(xié)同協(xié)同OA一定能夠幫助集團(tuán)企業(yè)走出OA的困惑,一定能夠讓集團(tuán)企業(yè)體會(huì)到信息化帶來(lái)的高效和輕松。
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