編制內(nèi)部計(jì)劃書 捏住項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的七寸

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國(guó)內(nèi)非常多的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和管理都是留于口頭上，因?yàn)槭虑樘喽鴽](méi)有時(shí)間整理一份正式的書面文檔，于是很多事情到時(shí)找不到相應(yīng)的責(zé)任人，更多要靠項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)的超水平指揮。

　　項(xiàng)目組中的成員在初期時(shí)知道自己所做的事情，但隨著項(xiàng)目逐步推進(jìn)，出現(xiàn)各種問(wèn)題，使之忙于解決問(wèn)題，忘記了原來(lái)的目標(biāo)和時(shí)間點(diǎn)的要求，這種情況在技術(shù)人員身上屢屢出現(xiàn)。最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的原因非常多，歸根結(jié)底是大家不知道項(xiàng)目的計(jì)劃、進(jìn)度、工作的限度和目標(biāo)。

　　為避免上述不利局面的出現(xiàn)，筆者往往在項(xiàng)目組正式工作時(shí)，就擬定書面計(jì)劃書，和公司領(lǐng)導(dǎo)討論決定后，群發(fā)給項(xiàng)目組成員，讓成員都明白項(xiàng)目的計(jì)劃安排和預(yù)估，明白整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度、重點(diǎn)以及各自任務(wù)，包括個(gè)人因能力不同而產(chǎn)生的壓力，使大家心里有數(shù)，不至于臨上陣慌了手腳。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，如果有偏差或偏離，相互間還可以相互幫助提醒，減少項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

　　書面計(jì)劃，是項(xiàng)目推進(jìn)步驟的預(yù)安排和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見(jiàn)的基礎(chǔ)。有了計(jì)劃書，申請(qǐng)資源時(shí)就有據(jù)可依，讓領(lǐng)導(dǎo)也明白項(xiàng)目的大致進(jìn)度以及可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，為制定下一階段的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。反過(guò)來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)更加支持項(xiàng)目的推進(jìn)，創(chuàng)造最好的外部條件。

　　計(jì)劃書分為對(duì)客戶的外部計(jì)劃書和對(duì)同事、公司領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部計(jì)劃書。筆者見(jiàn)過(guò)不少大公司的正規(guī)計(jì)劃書，只有一種，就是給客戶的計(jì)劃書，沒(méi)有給同事的計(jì)劃書，而同事往往是項(xiàng)目成功的核心和關(guān)鍵。

　　這種計(jì)劃書寫得非常詳細(xì)，都按一個(gè)模板修改填充，一般在12頁(yè)以上，也有多達(dá)120頁(yè)的。這詳細(xì)的計(jì)劃書固然有其優(yōu)點(diǎn)，不過(guò)作為內(nèi)部計(jì)劃書，看了半天怕難以把握到重點(diǎn)，反而是沒(méi)人去認(rèn)真看。筆者結(jié)合自己多年的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾沃贫ㄒ环菰敱M且簡(jiǎn)單明了而又重點(diǎn)突出的項(xiàng)目?jī)?nèi)部計(jì)劃書。
　　一．客戶企業(yè)情況介紹

　　介紹內(nèi)容包括公司性質(zhì)、人員規(guī)模、管理體制、公司氛圍、對(duì)項(xiàng)目的支持程度等等。最關(guān)鍵的是項(xiàng)目的成敗對(duì)該公司及相關(guān)人員的影響，如果項(xiàng)目失敗不單單會(huì)導(dǎo)致他們獎(jiǎng)金被扣，還會(huì)導(dǎo)致他們的職位發(fā)生危險(xiǎn)，甚至給部門乃至公司造成不良影響，客戶對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展就會(huì)有非常高的支持度。只要項(xiàng)目需要，客戶就會(huì)提供配合，甚至?xí)影嗉狱c(diǎn)陪著測(cè)試軟硬件。

　　如果項(xiàng)目是客戶的總經(jīng)理作為戰(zhàn)略管理引進(jìn)，目的是提高中高層的管理水平，則一定要找到對(duì)項(xiàng)目比較熱心的人員特別是中層的配合，到時(shí)請(qǐng)他們部門作為試點(diǎn)，逐步向公司集團(tuán)推廣。這會(huì)讓項(xiàng)目的驗(yàn)收提前至少一個(gè)月。

　　如果是部門級(jí)的應(yīng)用，則一定要將所有的測(cè)試做好，保證不出現(xiàn)常規(guī)或明顯的問(wèn)題后，再將軟件提交客戶，保證軟件一次滿足客戶的要求，千萬(wàn)不要造成占用客戶過(guò)多時(shí)間的現(xiàn)象。

　　還有就是，壟斷型的國(guó)企一般都有好大喜功、要面子、遇到責(zé)任推委、明哲保身等現(xiàn)象，針對(duì)這些問(wèn)題羅列處理原則。重點(diǎn)把握客戶的某些情況，對(duì)中后期項(xiàng)目的推進(jìn)會(huì)起到不可預(yù)估的作用。

      二．項(xiàng)目客戶情況介紹

　　介紹項(xiàng)目客戶參與人員的情況，及其在項(xiàng)目中的地位、職責(zé)。例如電腦部或技術(shù)部的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，部門經(jīng)理是誰(shuí)，誰(shuí)是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，誰(shuí)是項(xiàng)目業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，誰(shuí)是實(shí)際軟件的操作者，誰(shuí)是協(xié)調(diào)人和聯(lián)系人，及其興趣愛(ài)好，至少聊天的話題心里有數(shù)。因?yàn)轫?xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，和客戶的關(guān)系處理得好壞直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度及后期驗(yàn)收，“雖然你不是基督徒，但客戶是上帝”！

　　在這里，還要了解客戶對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度，他們身上是否還負(fù)責(zé)其他項(xiàng)目，其他項(xiàng)目的規(guī)模和他們上司對(duì)項(xiàng)目的重視程度。筆者公司早期的項(xiàng)目只簽到了十幾萬(wàn)元，而客戶同時(shí)在運(yùn)行的項(xiàng)目卻是個(gè)百萬(wàn)元級(jí)的，客戶技術(shù)部雖然派了兩個(gè)人配合，但我們知道這兩位仁兄的工作重心不在我們這邊。

　　于是我們將軟件都測(cè)試