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企業(yè)信息化項目管理八要點
曾經(jīng)多次完成過太空探險的美國航天飛機“哥倫比亞號”,在今年2月的一次太空探險任務(wù)中返回地面時突然解體,機組人員全部遇難。查明的原因表明:是一塊耐熱材料受到了外部物體的撞擊脫落,造成航天飛機在返回地面時耐不住與大氣層的摩擦所產(chǎn)生的高熱,從而造成空中解體。這件事又一次證明系統(tǒng)理論的一個結(jié)論:隨著人造系統(tǒng)的規(guī)模越來越大,要保證系統(tǒng)的質(zhì)量就越來越困難。
在航天飛機中有260萬個零件,每一個零件的瑕疵都可能造成致命的后果。信息系統(tǒng)與航天飛機有類似之處:它也是一個復(fù)雜系統(tǒng)。一個信息系統(tǒng)中包括了計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫等多種成分,它的數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)邏輯涉及到企業(yè)中上上下下、方方面面的各個層次、部門、人員和活動。因此,在信息系統(tǒng)實施中對各種有關(guān)因素進行有效的管理,并不是一件容易的事情。根據(jù)我們的觀察,不少企業(yè)就是因為不懂得如何對信息化工程進行有效的管理和控制,結(jié)果在信息化的過程中被動地應(yīng)付各種事件,造成工程拖期、資金超過預(yù)算等問題頻頻發(fā)生。
這就告訴我們:項目管理知識對于企業(yè)信息化是十分重要的。
信息化項目管理為何更難
項目管理的知識源于第二次世界大戰(zhàn)中的研究,冷戰(zhàn)時期又在美國阿波羅登月計劃中發(fā)揮了巨大的作用,從而成為管理學(xué)界廣泛關(guān)注的理論。一般的工程項目常具有這樣幾個特點:第一必須在一定的時間范圍內(nèi)完成;第二受到人力、財力和物力等資源的限制;第三,它需要施工隊伍的人員按照一定的計劃進行有效的合作。信息化建設(shè)同樣具有這幾個特點。但是應(yīng)當看到,信息化項目的目標更難以清晰定義,項目所應(yīng)達到的質(zhì)量要求在項目開始時往往不明確,客戶的要求也可能會變化。因此,信息化項目管理比起一般的工程項目管理來更為困難。
因為信息系統(tǒng)項目實施是企業(yè)信息化的關(guān)鍵,項目主管肩負著企業(yè)信息化成敗的重任。因此,必須給項目主管以相應(yīng)的權(quán)力和管理的職權(quán)范圍。通常,信息化項目主管應(yīng)當由企業(yè)的CIO、或者由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子中的一位副總經(jīng)理來擔任。
隨著軟件技術(shù)的進步,現(xiàn)在,項目管理小組可以用現(xiàn)成的項目管理軟件包,來幫助我們很好地控制信息化工程中的各種相關(guān)活動。用PERT圖、Gantt圖等手段,可以將相關(guān)的活動首尾之間的銜接關(guān)系以及哪些活動是“關(guān)鍵活動”等清晰地表示在屏幕上。這樣,可以幫助項目控制者找到工程中的瓶頸,確定各個活動對項目最終完成的影響。這類圖形化的項目管理軟件通常還具有以下一些功能:
◎可選定某些里程碑標志,從而將開發(fā)工程劃分為不同階段;
◎可以進行可行性分析,從而更好地完成項目的規(guī)格說明書;
◎可設(shè)立項目的詳細規(guī)格標準;
◎可設(shè)立項目批準的流程。
理清項目管理要素
盡管項目管理軟件包可以幫助我們提高項目管理的效率,但實際上信息化項目還牽涉到許多復(fù)雜的因素。對于項目主管來說,保證在預(yù)定的時間內(nèi)完成項目是一個基本的目標。但同時還必須考慮到信息化項目中的其他目標,而且這些目標往往是相互制約的。為了保證工程按期完成,將一些表面上不重要的工作省略,就可能使得最終開發(fā)出來的系統(tǒng)質(zhì)量降低。因為開發(fā)工程超過了計劃時間,動用更多的程序員來加速開發(fā),卻可能使得開發(fā)費用超過預(yù)
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