如何防范信息化風(fēng)險(xiǎn)

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　　核心提示：施工企業(yè)信息化進(jìn)程中必然存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，但不能因此對(duì)信息化產(chǎn)生畏懼感，要認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、正視風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)措施降低風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

　　樹立明確合理的目標(biāo)體系，防范動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)

　　所謂動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)，即企業(yè)確立信息化的動(dòng)機(jī)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

　　動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為：來(lái)源：www.examda.com

　　出發(fā)點(diǎn)存在偏差。很多企業(yè)實(shí)施“信息化”并不是為了用信息化提升管理水平、促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而是為了向老總或者高層提供“信息簡(jiǎn)報(bào)”；為了所謂的“領(lǐng)導(dǎo)工程”“面子工程”，盲目攀比，模仿同行業(yè)的成功案例。很顯然，這些實(shí)施信息化的動(dòng)機(jī)本身就是對(duì)信息化的曲解，必然不能達(dá)到從根本上提升管理水平，促進(jìn)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的結(jié)果，根據(jù)這樣的動(dòng)機(jī)來(lái)實(shí)施信息化，風(fēng)險(xiǎn)性是非常大的信息化目標(biāo)缺乏層次，缺乏重點(diǎn)。很多施工企業(yè)實(shí)施信息化的初衷是想解決合同混亂，人事糾紛，成本居高不下等企業(yè)管理頑疾，在與軟件廠家溝通的過(guò)程中也往往偏重于這些自己頭疼的問(wèn)題，而忽視了產(chǎn)生這些問(wèn)題深層次的原因，忽視了企業(yè)管理的系統(tǒng)性。

　　這樣導(dǎo)致的后果是：信息化系統(tǒng)提供商在與施工企業(yè)按照初始目標(biāo)簽訂合同后，在實(shí)施階段經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生很多變更，要么添加功能模塊，要么在某個(gè)功能模塊中添加修改具體業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)方式，有的時(shí)候甚至推倒原來(lái)的設(shè)計(jì)方案。

　　防范動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)的措施包括：

　　樹立科學(xué)合理的建設(shè)目標(biāo)。正確的建設(shè)目標(biāo)至少存在三個(gè)要素：一是信息化建設(shè)覆蓋的業(yè)務(wù)范圍，期望解決的問(wèn)題，預(yù)期達(dá)到的效果；二是信息化建設(shè)能夠運(yùn)用的資源，包括人，部門，資金等；三是信息化建設(shè)各階段目標(biāo)，包括調(diào)研，選型招標(biāo)，實(shí)施開展等。

　　建立完善的目標(biāo)體系。提出目標(biāo)體系這個(gè)概念是期望施工企業(yè)能夠建立集約化管理思想，對(duì)企業(yè)管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行全過(guò)程，全要素的管理與控制。如，一個(gè)年工程總額達(dá)7.5億的大型國(guó)有企業(yè)開展IT規(guī)劃工作，總經(jīng)理上馬信息化的初衷卻是由于各在外施工項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法有效管控，就要求“我要知道各個(gè)項(xiàng)目現(xiàn)在到底什么地步了，為什么老吵著拖工期，吵著加人工，我就要了解項(xiàng)目到底發(fā)生了什么情況”。這個(gè)小小的要求看似簡(jiǎn)單，其實(shí)是需要企業(yè)信息化工作能夠完成一個(gè)明確而完善的目標(biāo)體系，能夠從施工企業(yè)各管理層，各管理要素入手，全面綜合的體現(xiàn)信息化管理的控制力與協(xié)調(diào)力。

　　界定適合目標(biāo)體系的應(yīng)用范圍，防范技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

　　所謂技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，即企業(yè)開展信息化采用的技術(shù)，產(chǎn)品選型時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

　　技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的誘因一般表現(xiàn)為：來(lái)源：www.examda.com

　　盲目采用新的信息科學(xué)技術(shù)。很多施工企業(yè)的信息化負(fù)責(zé)人常能通過(guò)各類專業(yè)媒體接觸到一些時(shí)髦的名詞，如，J2EE、NET、 SOA、網(wǎng)格技術(shù)、移動(dòng)計(jì)算，再加上系統(tǒng)提供商富有感染力的推銷，免不了要心血澎湃的期望運(yùn)用到這些新技術(shù)、新產(chǎn)品，但一旦實(shí)際采用就會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多技術(shù)問(wèn)題很難一下子找到比較好的解決方式。

　　如，筆者曾參與北京某建設(shè)研究院整體信息化工作，其主管信息化的部長(zhǎng)要求使用全套的J2EE開發(fā)模式，但當(dāng)時(shí)此模式存在一個(gè)很大的問(wèn)題，對(duì)于復(fù)雜表格的展現(xiàn)無(wú)法全部實(shí)現(xiàn)。雖然國(guó)內(nèi)有一些自稱比較好的第三方的解決方案可供選擇，但幾輪選型下來(lái)，仍舊無(wú)法滿足客戶的基本需求。后期選擇國(guó)外的較為成熟產(chǎn)品，但就購(gòu)買成本一項(xiàng)就占據(jù)了整個(gè)經(jīng)費(fèi)總額的四分之一，最后導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)陡增了40萬(wàn)左右。

　　未進(jìn)行適合的產(chǎn)品選型?，F(xiàn)在針對(duì)施工企業(yè)的信息化產(chǎn)品可以說(shuō)是五花八門，包羅萬(wàn)象，從專用軟件到系統(tǒng)軟件，從低成本的共享軟件到超大規(guī)模的企業(yè)ERP。企業(yè)如何在現(xiàn)有資金預(yù)算的條件下滿足生產(chǎn)、管理需求，如何來(lái)配置這些信息化產(chǎn)品，其中存在的風(fēng)險(xiǎn)很多。產(chǎn)品選型的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在：各部門只從自身需求入手，容易造成選型工作的部門爭(zhēng)執(zhí)；缺乏需求分析和整體規(guī)劃，容易造成產(chǎn)品選型的決策依據(jù)不明晰；缺乏企業(yè)管理能力與信息化適用性分析，容易造成系統(tǒng)的閑置浪費(fèi)；缺乏明確的選型標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)在選型過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)由于自身技術(shù)力量相對(duì)薄弱的情況，往往容易偏向于第一個(gè)或者是行業(yè)內(nèi)最具實(shí)力信息化提供商提供的方案作為選型標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)高管先入為主的信息化認(rèn)識(shí)偏差，容易造成具體經(jīng)辦人員的“按領(lǐng)導(dǎo)意思處理”；對(duì)自身業(yè)務(wù)流程的可塑性是否可控。

　　防范技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的措施包括：來(lái)源：www.examda.com

　　對(duì)信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的防范措施?？紤]產(chǎn)品是否成熟：一是我們要考慮新產(chǎn)品新技術(shù)的成熟性、穩(wěn)定性、行業(yè)應(yīng)用的廣泛性、與現(xiàn)有應(yīng)用產(chǎn)品的兼容性；二是考慮成本是否可控，信息系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)用需要考慮其最小總成本 (Least Total Cost)，要考慮購(gòu)買成本，實(shí)施成本一直到后期運(yùn)用成本。

　　對(duì)產(chǎn)品選型風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。一是充分調(diào)動(dòng)各部門積極性，做到業(yè)務(wù)量流程化、管理制度規(guī)范化、管理界面清晰化、管理要素?cái)?shù)據(jù)化；二是對(duì)企業(yè)信息化需求進(jìn)行詳細(xì)分析及整體規(guī)劃，并考慮到各業(yè)務(wù)單元的重要性、效益性、緊迫性、同時(shí)考慮到公司的財(cái)務(wù)預(yù)算，管理能力等因素；三是建立適合企業(yè)自己的選型標(biāo)準(zhǔn)，從信息化產(chǎn)品針對(duì)企業(yè)的適用性、系統(tǒng)開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)施成本等多角度出發(fā)，綜合評(píng)估，以各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重分值作為最為選型標(biāo)準(zhǔn)；四是理念灌輸，針對(duì)企業(yè)各級(jí)部門的培訓(xùn)，特別是高管的理念灌輸很重要，他們的認(rèn)識(shí)正確與否直接關(guān)系到選型決策的正確與否；五是全面評(píng)估企業(yè)改革力度與信息化的成本和風(fēng)險(xiǎn)，權(quán)衡是選取產(chǎn)品型的信息系統(tǒng)或小部分的二次開發(fā)，還是更具企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行全面定制。

　　建立全面有效的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，防范信息化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

　　所謂信息化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，即選用了不合適的信息化供應(yīng)商帶來(lái)的信息化建設(shè)過(guò)程中各類風(fēng)險(xiǎn)。

　　信息化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)的具體表現(xiàn)為：信息化供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)及虛報(bào)項(xiàng)目參與人員。虛報(bào)資質(zhì)的問(wèn)題早幾年比較多，近幾年情況有所遏制，但也存在。一些具有國(guó)內(nèi)一級(jí)資質(zhì)的大型IT企業(yè)甚至上市企業(yè)，旗下有很多小公司、并購(gòu)企業(yè)、事業(yè)部，這些公司、事業(yè)部本身的產(chǎn)品、能力、資質(zhì)很有問(wèn)題，但由于處于大公司的保護(hù)傘下，靠著大公司的資質(zhì)、品牌在前期的客戶訪談，產(chǎn)品介紹，甚至投標(biāo)過(guò)程中都能蒙混過(guò)關(guān)。

　　虛報(bào)項(xiàng)目參與人員也是信息化提供商常用的手段。是為了投一個(gè)標(biāo)，信息化提供商往往寫滿企業(yè)內(nèi)所有職能部門的技術(shù)人員，從客戶服務(wù)到技術(shù)支持，從軟件開發(fā)到軟件測(cè)試，給實(shí)施信息化的企業(yè)造成一種企業(yè)人員龐大，職能分工明確的假象，實(shí)際上，從事這個(gè)項(xiàng)目的人員往往是招標(biāo)以后在從人才市場(chǎng)招聘的新員工。

　　信息化提供商不具備本行業(yè)信息化的產(chǎn)品及服務(wù)能力。很多企業(yè)標(biāo)榜自己是國(guó)內(nèi)ERP的大行家，CRM的領(lǐng)頭羊，但施工企業(yè)的管理與一般的生產(chǎn)制造行業(yè)還是有很大的區(qū)別，考察一個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品及服務(wù)能力一定要看這個(gè)企業(yè)在本行業(yè)內(nèi)的成功案例。

　　信息化提供商為獲取更多利潤(rùn)，誘導(dǎo)客戶增加不必要的模塊，或?qū)?yīng)在后期實(shí)施項(xiàng)目提前實(shí)施。這個(gè)問(wèn)題對(duì)于施工企業(yè)而言很突出，由于專業(yè)性導(dǎo)致的信息不對(duì)稱，很多軟件提供商會(huì)提出一個(gè)一攬子的解決方案，增加了很多在近期內(nèi)企業(yè)無(wú)法應(yīng)用實(shí)施的模塊。

　　防范信息化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)的措施包括：

　　對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)做嚴(yán)格審查。對(duì)于項(xiàng)目參與人員一定要求提供各類資格文件，并嚴(yán)格簽署各在冊(cè)人員參與本項(xiàng)目的階段，時(shí)間保有量及工作職能。

　　考察軟件供應(yīng)商的成功案例。此處的考察應(yīng)從三個(gè)方面：一是考察完成該案例的各類過(guò)程文件，特別是前期性文件；二是考察完成該案例的人員與此次參與項(xiàng)目的人員的比例，特別是項(xiàng)目經(jīng)理；三是實(shí)際考察該成功案例的企業(yè)應(yīng)用狀況，防范供應(yīng)商文件造假。

　　企業(yè)對(duì)實(shí)施信息化目標(biāo)及階段成功一定要做到心中有數(shù)。如果供應(yīng)商提出增加功能，一定要嚴(yán)格考察該功能模塊的重要性、緊迫性、成本及開發(fā)難度等。

　　協(xié)同、監(jiān)督信息系統(tǒng)供應(yīng)商，防范實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

　　所謂實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，即施工企業(yè)在信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程，由于自身原因或者與信息系統(tǒng)提供商合作過(guò)程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

　　實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的誘因如下：來(lái)源：www.examda.com

　　沒(méi)有做到“一把手工程”。此處的“一把手”不是董事長(zhǎng)或總經(jīng)理等某個(gè)人，而是領(lǐng)導(dǎo)集體，如果僅有最高領(lǐng)導(dǎo)層重視，下面的領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行不力，信息化建設(shè)同樣搞不好。

　　業(yè)務(wù)單元未能標(biāo)準(zhǔn)化。由于施工企業(yè)本身標(biāo)準(zhǔn)化工作也做的不夠好，各部門之間標(biāo)準(zhǔn)接口不一致，工程的很多指標(biāo)未能量化，工作隨意性大。

　　業(yè)務(wù)流程未能規(guī)范化。由于項(xiàng)目經(jīng)理的管理方式和能力的差異，施工企業(yè)各項(xiàng)目部往往會(huì)出現(xiàn)同一個(gè)企業(yè)內(nèi)相同的業(yè)務(wù)流程具體運(yùn)作方式不同的現(xiàn)象，這給企業(yè)信息化工作帶來(lái)了一定風(fēng)險(xiǎn)，如果在企業(yè)級(jí)也未曾作明確規(guī)定，往往開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)也就很大了。

　　放手給信息系統(tǒng)提供商自己去干的一邊倒工程。很多施工企業(yè)由于自身業(yè)務(wù)繁忙，往往在合同簽訂初期建立了信息化聯(lián)合小組，但卻未實(shí)際參與信息化建設(shè)，也未能及時(shí)有效的監(jiān)控供應(yīng)商的項(xiàng)目質(zhì)量與進(jìn)度。

　　信息系統(tǒng)測(cè)試合格但上線艱難。很多信息系統(tǒng)在系統(tǒng)提供商運(yùn)行的測(cè)試環(huán)境中功能完備，運(yùn)行良好，但上線后，項(xiàng)目數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，工程業(yè)務(wù)計(jì)算、計(jì)量方式不統(tǒng)一等諸多問(wèn)題會(huì)接踵而來(lái)。

　　防范實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的措施有：

　　建立真正的“一把手工程”。此處“一把手”一定要是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)集體，包括各個(gè)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)。這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)集體的主要作用就是減少信息化進(jìn)程中阻力，并嚴(yán)格規(guī)范各部門的信息化職責(zé)，確保信息化開發(fā)進(jìn)度及質(zhì)量。

　　確保業(yè)務(wù)單元信息標(biāo)準(zhǔn)化。信息化工作的首要任務(wù)就是充分發(fā)動(dòng)職能部門及各運(yùn)營(yíng)實(shí)體，將涉及的業(yè)務(wù)信息來(lái)源統(tǒng)一，名稱統(tǒng)一，記錄格式統(tǒng)一，要求標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，然后對(duì)這些業(yè)務(wù)信息按照信息系統(tǒng)建設(shè)的要求規(guī)范。這個(gè)規(guī)范內(nèi)容包括編碼規(guī)則、編碼范圍、原始數(shù)據(jù)拆分辦法、不同部門數(shù)據(jù)間的接口等細(xì)則。

　　規(guī)范業(yè)務(wù)流程，再做必要優(yōu)化。業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化過(guò)程包括：一是遍歷業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)；二是理清內(nèi)容，包括信息傳遞的流程、相關(guān)人員的職責(zé)以及如何控制關(guān)鍵點(diǎn)等等；三是以需求為導(dǎo)向，以信息傳遞為線索，以業(yè)務(wù)一體化管理為指導(dǎo)思想，對(duì)原有流程進(jìn)行完善與優(yōu)化。

　　積極協(xié)同、監(jiān)督信息系統(tǒng)供應(yīng)商。合同簽訂后，施工企業(yè)要與信息系統(tǒng)供應(yīng)商成立項(xiàng)目聯(lián)合小組，共同制定項(xiàng)目各階段里程碑、工作內(nèi)容、成果展現(xiàn)形式、必要文檔，并積極配合供應(yīng)商完成企業(yè)需求調(diào)研、項(xiàng)目規(guī)劃、模塊功能細(xì)化等諸多工作，幫助他們排除實(shí)施工作中由于信息不完全、信息不對(duì)稱而造成的風(fēng)險(xiǎn)。

　　同時(shí)，審核供應(yīng)商在項(xiàng)目計(jì)劃中規(guī)定每個(gè)里程碑所提交的工作內(nèi)容；針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題查找深層次原因；針對(duì)供應(yīng)商提出的項(xiàng)目變更做全面評(píng)估；針對(duì)企業(yè)自己提出的合理變更要與供應(yīng)商共同討論執(zhí)行細(xì)則。

　　細(xì)化落實(shí)制度，防范應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

　　所謂管理應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，即企業(yè)引入信息化后不能與企業(yè)當(dāng)下的管理能力、業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)帶來(lái)的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)

　　應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)具體表現(xiàn)為：

　　信息化管理模式與企業(yè)管理模式不匹配。很多施工企業(yè)的管理方式都沒(méi)有達(dá)到精細(xì)化，管理能力相對(duì)制造行業(yè)有一定的差距，加上施工企業(yè)的管理重點(diǎn)往往是項(xiàng)目管理，企業(yè)實(shí)施信息化后，如何幫助建立完善的企業(yè)級(jí)的多項(xiàng)目管理、項(xiàng)目部級(jí)多現(xiàn)場(chǎng)管理體系尤為顯得重要。

　　很多施工企業(yè)上馬信息化后，往往會(huì)在項(xiàng)目部出現(xiàn)“水土不服”的情況。信息化所要求提供的數(shù)據(jù)，要求執(zhí)行的流程與項(xiàng)目部管理模式不一樣，而很多項(xiàng)目部由于工期緊，人員少等客觀因素，達(dá)不到信息化所要求的標(biāo)準(zhǔn)。于是出現(xiàn)項(xiàng)目部級(jí)運(yùn)行著手工，信息化兩套管理模式的現(xiàn)象。

　　信息化產(chǎn)品應(yīng)用不到位。根據(jù)筆者多年的咨詢經(jīng)驗(yàn)，這些情況往往出現(xiàn)在一些特別有錢的大型施工企業(yè)中。這些企業(yè)往往每年都有信息化的指標(biāo)，為了業(yè)績(jī)，為了花完預(yù)算，企業(yè)在購(gòu)買了一些“豪華產(chǎn)品”后就將其束之高閣，這些企業(yè)在信息化產(chǎn)品或者項(xiàng)目上馬后，往往能夠提供的就是一本使用手冊(cè)。如，某大型軌道交通建設(shè)公司花了上百萬(wàn)購(gòu)買某國(guó)際知名工程項(xiàng)目管理軟件后，僅僅是用來(lái)在國(guó)際采購(gòu)招標(biāo)中給出WBS圖和一些物料清單。

　　解決應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的具體措施有：來(lái)源：www.examda.com

　　明確規(guī)范化管理與信息化的執(zhí)行順序，減少信息化的應(yīng)用阻力。一個(gè)管理相對(duì)規(guī)范的企業(yè)，信息化會(huì)成為其管理績(jī)效倍增的催化劑，而一個(gè)管理相對(duì)混亂的企業(yè)，如果期望通過(guò)信息化提升其管理績(jī)效，盡管不是不可能，但這個(gè)過(guò)程會(huì)很艱難，也會(huì)很漫長(zhǎng)，失敗的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)很大。所以，企業(yè)如果想上信息化，規(guī)范性管理、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是必須要事先做的工作。

　　但也有特例，一個(gè)杭州的民營(yíng)環(huán)境工程企業(yè)將企業(yè)的信息化作為管理變革的催化劑，實(shí)施得非常成功。其成功的關(guān)鍵因素是這個(gè)企業(yè)是的中小型民營(yíng)企業(yè)，一把手的管理政策相當(dāng)強(qiáng)硬，信息化實(shí)施過(guò)程中，單部門經(jīng)理罰款額就高達(dá)2萬(wàn)元。

　　必要而持續(xù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)員工信息化產(chǎn)品的使用技能。在信息化項(xiàng)目未正式開展前，就應(yīng)該向企業(yè)各級(jí)人員宣傳、灌輸信息化的作用和意義，在產(chǎn)品正式上線前一定要對(duì)所有的操作人員開展詳細(xì)而嚴(yán)格的培訓(xùn)及考核。

　　樹立賞罰分明的制度，監(jiān)督，鼓勵(lì)企業(yè)員工和部門使用信息化。在企業(yè)實(shí)施信息化后，員工由于無(wú)法在短時(shí)間改變習(xí)慣，可能依然沿用一些手工作業(yè)的方法而不用信息化產(chǎn)品的相關(guān)功能。但企業(yè)某些職能部門或利潤(rùn)中心，由于牽涉眾多利益糾葛或者諸多客觀條件，其部門領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)暗示下屬不使用，或不鼓勵(lì)下屬使用信息化產(chǎn)品。這種情況產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)很大，一旦出現(xiàn)，一定要堅(jiān)決予以懲處。