泛普OA軟件ThinkOne之項目文檔管理軟件

泛普OA軟件泛普OA系統(tǒng)之項目文檔管理軟件

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項目型業(yè)務的企業(yè)，往往存在大量的項目。項目文檔，作為項目的知識沉淀，在項目過程各個環(huán)節(jié)都非常重要。項目過程中，需要分權(quán)限進行項目文檔協(xié)作；項目完結(jié)，需要歸檔項目關(guān)鍵文檔，集中統(tǒng)一進行管理。

1 存在的問題

傳統(tǒng)項目文檔管理的過程中容易出現(xiàn)如下問題：
•
項目歸檔文檔不規(guī)范，易遺漏

每個項目需要按照要求組織文件，各個階段需要提交指定的文檔，文檔有固定的格式要求，以及保密性要求。這些要求靠項目經(jīng)理手工處理，容易遺漏出錯。

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不方便根據(jù)文檔查看項目進度

項目各階段提交的關(guān)鍵文檔，不能清晰展現(xiàn)，了解項目進展情況

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溝通不暢，工作效率低下

一個項目從立項階段、設(shè)計階段、施工階段到驗收階段，會產(chǎn)生各種各樣的文檔，包括項目建議書、項目計劃、設(shè)計圖紙、開工報告、完工報告、驗收報告、竣工決算報表等，以傳統(tǒng)書面形式層層傳遞，反復修改、一式多份、來回傳送，不但延誤時間，而且大大增加管理成本。

•
項目資料難以查閱和重新利用

項目在實施過程中所產(chǎn)生的各種結(jié)論性文檔（驗收報告、總結(jié)報告、結(jié)算報告等），圖紙文檔（設(shè)計圖紙）以及項目成員的溝通記錄等，這些相關(guān)信息都是項目的知識財富。但是目前現(xiàn)狀是：這些資料分散而凌亂，而且經(jīng)常出現(xiàn)丟失的情況，項目資料的查找和重新利用存在很大的障礙。

•
項目資料的安全問題

機密的項目文檔如何進行安全管理，防止無權(quán)限的項目用戶調(diào)用查看后帶走，如何保證文檔資料的安全性，是項目文檔管理過程中的另一問題。

2 易度項目文檔管理解決方案

針對項目文檔管理存在的現(xiàn)狀，易度提供了基于項目管理的協(xié)作型文檔管理解決方案。采用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)作為底層，對項目管理過程中發(fā)生的所有電子資料進行全面的管理。同時，我們提供專業(yè)的項目管理軟件，可以更全面的解決項目管理的問題。“易度文檔”作為“易度項目”的一個主要模塊，幫助解決文檔管理和項目管理的雙重難題。

2.1 項目全生命周期流程

項目的申報、立項、設(shè)計、施工、驗收有嚴格的管理控制審批流程，這個流程周期長，涉及人員多。易度的項目文檔管理解決方案，可以方便對項目的全生命周期進行流程跟進:
•網(wǎng)上在線自動進行項目的申報，包括申報經(jīng)費、關(guān)鍵時間節(jié)點、項目經(jīng)理、項目參與人員、需要提交的文檔清單等
•處理完畢，自動通知項目立項的申報人
•立項通過，自動創(chuàng)建項目的網(wǎng)絡協(xié)作空間，自動設(shè)置項目協(xié)作空間的人員、預算、計劃等信息
•驗收完畢，自動將項目網(wǎng)絡協(xié)作空間關(guān)閉，項目組解散，同時將項目關(guān)鍵文件歸檔

2.2 項目協(xié)作空間

易度項目文檔管理解決方案，在網(wǎng)絡上為項目組成員提供了一個項目工作空間，提供了消息、計劃任務、文件等多種溝通協(xié)作工具，極大的加強了項目組成員間的相互銜接。
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建立項目團隊

項目團隊人員，可以包括公司外的人員，從而讓協(xié)作打破公司疆界

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項目消息板

代替郵件進行溝通，溝通結(jié)果自動歸檔，方便日后追查

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項目計劃

項目經(jīng)理預先規(guī)劃的項目關(guān)鍵節(jié)點

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項目任務

項目執(zhí)行過程中，臨時需要處理的工作

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項目文檔

項目各種過程文檔的存放區(qū)域，包括階段性文檔和過程性文檔，提供編寫、版本管理、分享等全面的文檔協(xié)作功能