綜合管理：項(xiàng)目經(jīng)理如何召集項(xiàng)目會(huì)議

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做為一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)常召集會(huì)議是必然的，但如何能有效的召集會(huì)議，如何更好的利用會(huì)議來為項(xiàng)目服務(wù)呢，特別是一個(gè)沒有多少驗(yàn)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，有時(shí)對會(huì)議的把握就不是那么的準(zhǔn)確到位，以下的幾點(diǎn)希望能大家有所幫助。
　　一、召集會(huì)議的正當(dāng)理由
　　1、召集一些人一起討論某一問題。如對一某一個(gè)問題，需求一些人來進(jìn)行討論，那這將是召集會(huì)議的一個(gè)很好的理由，在項(xiàng)目中可以以專題會(huì)議的形式召開，并形成會(huì)議紀(jì)要，有結(jié)論及后續(xù)的行動(dòng)方案，此類會(huì)議可以根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展經(jīng)常召開，可以是臨時(shí)的，也可以是定期的（如項(xiàng)目狀態(tài)分析會(huì)議）。
　　2、需求經(jīng)過大家的同意，而不是通過行政命令來做的決定事情。當(dāng)某一事項(xiàng)要經(jīng)過大家的同意，如效率考核等，這時(shí)就應(yīng)該通過召集會(huì)議的形式來確定，并得到執(zhí)行。
　　3、討論一些有爭論的問題。項(xiàng)目的過程中，經(jīng)常有一些問題是爭論不休的，這時(shí)從項(xiàng)目完成的角度考慮，將召集會(huì)議，對這種有爭論的問題進(jìn)行討論，并形成統(tǒng)一的觀點(diǎn)，在項(xiàng)目中很有必要。
　　4、當(dāng)人們以前沒有碰過面的時(shí)候需要大家召集一起開會(huì)(如kick off) 。這種見面的會(huì)議有利于項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。
　　二、不召集會(huì)議的理由
　　1、沒有必要召開會(huì)議的就不召開
　　如項(xiàng)目過程中，對一些會(huì)議的召開不會(huì)取得結(jié)果或效果的會(huì)議就盡量不要召開，會(huì)議是根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展來決定的，為項(xiàng)目而服務(wù)的，不是為了開會(huì)而開會(huì)。
　　2、一個(gè)會(huì)議如不需要某人來參加的，就不必邀請他
　　為了提供會(huì)議的質(zhì)量，會(huì)議的過程要進(jìn)行考慮，如果此人對會(huì)議的內(nèi)容無關(guān)或?qū)?huì)議的決不付責(zé)任，那么就不要考慮某人來參加會(huì)議。如架構(gòu)設(shè)計(jì)的會(huì)議，編碼人員就不要參加。
　　3、如你認(rèn)為沒有必要開會(huì)的，那么就取消他
　　隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，原來約定的一些會(huì)議可以會(huì)認(rèn)為沒有必要，那么你就取消他。如項(xiàng)目初期，一周開一次的項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議，到了項(xiàng)目進(jìn)展到一定程度后，完全可以改為二周一次。
　　三、會(huì)議經(jīng)驗(yàn)：
　　如一個(gè)會(huì)議有8位以上的人參加，那未必每個(gè)人都能對會(huì)議有所貢獻(xiàn)（除非“召集大家來通報(bào)情況”）；如會(huì)議需要討論，參加的人應(yīng)該少一些；記住要預(yù)定您開會(huì)的地點(diǎn)，并安排一個(gè)大家都有空的時(shí)間；建議由專門的人員(如項(xiàng)目助理)來安排會(huì)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)如你需要召開一個(gè)會(huì)議，那就召開吧；項(xiàng)目的過程中，你可能對某一些問題認(rèn)為有必要召開會(huì)議，那就召開，要基于你自己的判斷，并能對項(xiàng)目產(chǎn)生極積的影響。
　　如團(tuán)隊(duì)成員需要開一個(gè)會(huì)，那就鼓勵(lì)他們開；這過程說明了團(tuán)隊(duì)的成員在實(shí)施過程中有困難，認(rèn)為需求使用會(huì)議的方式來討論問題，解決問題，通報(bào)問題等；應(yīng)該鼓勵(lì)他們開會(huì)來解決問題，統(tǒng)一思想?！拔也恢涝撊绾巫?，因?yàn)檫€沒有人召開一個(gè)關(guān)于這方面的會(huì)議”，那就由他組織一個(gè)會(huì)，這說明項(xiàng)目中存在的問題還沒有統(tǒng)一一致的目標(biāo)，這時(shí)應(yīng)該鼓勵(lì)開會(huì)來解決問題。考試大編輯整理