如何成為一個滿分的項(xiàng)目經(jīng)理？

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　　項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫，距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。
　　以下是一位項(xiàng)目經(jīng)理的工作日志片段，我們從他的工作日志來看項(xiàng)目經(jīng)理的工作。
　　這些只是項(xiàng)目經(jīng)理工作的片段，相信每個項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢？
　　一個稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力：
　　1.要易于溝通
　　筆者在2002年時曾經(jīng)親自問過美國的一位項(xiàng)目管理專家－Dr.WilliamWells（曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人），問他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是：“一位項(xiàng)目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通。”
　　請您回想一下，在執(zhí)行項(xiàng)目時，你花費(fèi)最多時間在什么部份？跟領(lǐng)導(dǎo)報告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)．．．對項(xiàng)目經(jīng)理來說，一天內(nèi)大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。
　　溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的。可是在項(xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于“在什么樣的時間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人”。
　　很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于“被動式的項(xiàng)目經(jīng)理”。就是“你先說你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你”。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。
　　如果換個比較主動的角度來看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項(xiàng)目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒有任何的“意外”。
　　講起來簡單，做起來其實(shí)也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：
　　(1)認(rèn)識項(xiàng)目干系人
　　(2)分析項(xiàng)目干系人的信息需求
　　(3)依照信息需求找出信息種類
　　(4)將信息種類歸類
　　(5)決定信息傳遞的周期
　　(6)決定信息傳遞方式
　　(7)搜集信息
　　(8)傳遞信息
　　(9)檢討信息傳遞成效
　　2.要想得周全
　　項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置；確認(rèn)都沒有問題后，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓；節(jié)目結(jié)束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進(jìn)的地方，如此一段表演才算正式收尾。
　　項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了，執(zhí)行過的項(xiàng)目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。
　　表演魔術(shù)可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項(xiàng)目可沒辦法先來一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽?、一年或二年如何?zhí)行及因應(yīng)先“演”過一遍，就對項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這就靠項(xiàng)目經(jīng)理做「計劃」的功夫。做計劃其實(shí)是很煩人的事，相信每個人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術(shù)上是否可以支持、關(guān)鍵技術(shù)是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。
　　做個小練習(xí)：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產(chǎn)品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項(xiàng)產(chǎn)品的主要工作步驟（5-6個即可），以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來；需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。
　　上述步驟，就是整個計劃的基礎(chǔ)了。由上圖，可以發(fā)展出細(xì)部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預(yù)算需求、采購品項(xiàng)及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細(xì)節(jié)，限于篇幅，爾后再論。
　　這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產(chǎn)生的問題列出來。這個是很關(guān)鍵的步驟，列的愈多，將來臨機(jī)處理的狀況愈少（試想如果項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔(dān)心那突然出現(xiàn)的1個；但如果你只事先考量到1個，那結(jié)果可就不得了了）。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。
　　二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實(shí)還不足以執(zhí)行項(xiàng)目，但是最起碼項(xiàng)目經(jīng)理先將整個項(xiàng)目執(zhí)行過程大概想了一遍（就有如魔術(shù)師先行彩排一樣），同時也建立一個以后細(xì)部計劃的基礎(chǔ)。由以上的練習(xí)來看，做計劃并不難，重點(diǎn)在于去不去想，去不去做。