安徽建筑工程檔案管理軟件

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 　　建筑工程檔案是指項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。所有與工程建設(shè)主要活動(dòng)有關(guān)的、記錄工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價(jià)值的各種載體均應(yīng)收集歸檔。煙草檔案管理要求“一卷一冊(cè)”，即以事件和問(wèn)題為主線管理材料。相同的內(nèi)容可以合并到一個(gè)卷中，也可以形成多個(gè)文件。

　　一、工程檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、不重視施工材料的管理。我國(guó)逐步實(shí)施了一系列管理制度和質(zhì)量管理法規(guī)，其目的是為了對(duì)建筑企業(yè)的信息化管理起到有力的推動(dòng)作用，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了我國(guó)建筑業(yè)的更大發(fā)展。然而，從實(shí)踐的角度來(lái)看，檔案管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中并沒(méi)有重視建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。部分企業(yè)在施工過(guò)程中沒(méi)有重視相應(yīng)的監(jiān)理工作，沒(méi)有對(duì)施工環(huán)節(jié)和施工質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。

　　2、檔案管理流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。在很多情況下，當(dāng)檔案管理的信息完整時(shí)，由于沒(méi)有規(guī)范嚴(yán)格的管理流程，很難完整準(zhǔn)確地記錄信息。在施工竣工文件編目過(guò)程中，沒(méi)有嚴(yán)格的操作要求，工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差，沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)要求分類(lèi)成冊(cè)，導(dǎo)致編制的目錄不準(zhǔn)確或缺失，部分項(xiàng)目原始圖紙缺失，無(wú)法在后續(xù)查詢(xún)中獲取。

　　3、檔案管理手段不夠先進(jìn)，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息技術(shù)時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。建筑企業(yè)工程檔案管理的信息化建設(shè)步伐相對(duì)滯后。檔案館數(shù)字化檔案較少，檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性和協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。這種情況不僅影響了工程檔案的完整性，也影響了檔案的查閱和利用，使得工程檔案的管理和利用效率低下。

　　二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效策略

　　1、提高工程檔案管理意識(shí)

　　加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理人員頭腦中的意識(shí)是非常重要的，這可以進(jìn)一步提高工程數(shù)據(jù)。正因?yàn)槿绱耍┕て髽I(yè)要制定科學(xué)、合理、有效的管理知識(shí)和制度，同時(shí)需要通過(guò)各種宣傳方式強(qiáng)化人們的工作思想和員工行為習(xí)慣的觀念，讓他們清晰深刻地認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性。施工工作人員需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，使其在后期和施工過(guò)程的各個(gè)階段發(fā)揮應(yīng)有的作用，為后續(xù)的相關(guān)工作提供有力的事實(shí)依據(jù)。

　　2、加強(qiáng)建筑檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

　　在城市的現(xiàn)代化建設(shè)中，具有較高綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的人是不可或缺的。為了實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案管理，必須加強(qiáng)建設(shè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。對(duì)內(nèi)要征集有專(zhuān)業(yè)檔案管理的人員，要求持證上崗，具備檔案管理資質(zhì)。并加大對(duì)在職人員的培訓(xùn)力度，要求他們定期學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識(shí)和管理技能，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平和熟練程度。將對(duì)建筑檔案管理進(jìn)行集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　3、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化管理

　　隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們迎來(lái)了信息時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)人們的日常生活和學(xué)習(xí)產(chǎn)生了巨大的影響。過(guò)去較為傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案管理在當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。因此，在進(jìn)行建設(shè)工程檔案管理的過(guò)程中，必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，保證網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理的科學(xué)融合，這對(duì)建筑業(yè)的發(fā)展具有更積極的實(shí)用價(jià)值。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、提高工作效率

　　檔案管理軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。節(jié)省了時(shí)間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2、更好的協(xié)作

　　借助檔案管理軟件，信息共享和協(xié)作將變得更加容易?？梢詮亩鄠€(gè)位置訪問(wèn)從不同來(lái)源捕獲的文檔。電子成像使通過(guò)電子郵件或在網(wǎng)絡(luò)上共享文檔成為可能。檔案管理軟件提供了對(duì)業(yè)務(wù)流程的更大可見(jiàn)性，并且可以實(shí)現(xiàn)更好的工作流監(jiān)視。可以允許和監(jiān)視外部用戶的授權(quán)訪問(wèn)。檔案管理軟件還提供了版本控制功能，該功能允許在需要時(shí)恢復(fù)同一文檔的舊版本。

　　3、工作流程更加的規(guī)范

　　通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以在上面制定標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行。在執(zhí)行的過(guò)程中，如果有發(fā)生差錯(cuò)，也能及時(shí)的找到錯(cuò)誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時(shí)間。

　　4、工作內(nèi)容更加明確

　　檔案管理系統(tǒng)可以在上面直接設(shè)定一個(gè)項(xiàng)目的完整流程，在每一個(gè)環(huán)節(jié)中都會(huì)明確工作內(nèi)容，并且進(jìn)行合理的人員分配。每一位員都能在軟件中看到自己的工作內(nèi)容以及實(shí)施的流程，將任務(wù)直接責(zé)任到人。

　　綜上所述，建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理直接影響到項(xiàng)目的建設(shè)和企業(yè)的效益。施工企業(yè)應(yīng)重視和加強(qiáng)工程檔案管理，結(jié)合實(shí)際情況采取有效策略，進(jìn)一步提高施工檔案管理的實(shí)際效果，使其更好地實(shí)現(xiàn)價(jià)值。