中小企業(yè)oa辦公排名

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 　　OA辦公系統(tǒng)能夠進(jìn)行知識的自動化管理，OA辦公自動化能使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過數(shù)據(jù)的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，這樣既可以保證數(shù)據(jù)信息的安全，也能在有需要時，隨時調(diào)取相關(guān)信息，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)。

　　泛普OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)辦公自動化提供了眾多行之有效的解決方案，能夠更快實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)的宏偉目標(biāo)。

　　OA軟件中文檔管理的工作中，首先是檔案資料的收集、整理、立卷(立件)，文檔的立卷(立件)是以年為單位，在一年終結(jié)時，收集一年的文件，包括單位發(fā)文、收文、各部門收發(fā)文，上年遺漏文件或上年無批復(fù)的請示文件等，根據(jù)各文件的內(nèi)容確定其去向：歸檔、保存、清退、銷毀。對歸檔的文件給定文件的保管期限和分類號。然后按部門或分類組卷。

　　就立卷(立件)部門而言目前有以下三種方式：

　　部門文書組卷，檔案部門集中編目

　　總文書立卷(立件)，交檔案部門保管

　　檔案部門統(tǒng)一立卷(立件)

　　中小企業(yè)OA系統(tǒng)的主要功能包括：

　　數(shù)據(jù)的輸入與編輯功能

　　檔案數(shù)據(jù)的錄入有多種渠道，系統(tǒng)應(yīng)提供滿足各種渠道的數(shù)據(jù)錄入。

　　對檔案部門已經(jīng)組卷但尚未錄入計算機(jī)的可以逐條手工錄入，全文數(shù)據(jù)可以直接啟動用掃描儀掃描，也可以將預(yù)先掃描的文件或其他方式產(chǎn)生的文件直接引入。 ?

　　對收發(fā)文過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動立卷后轉(zhuǎn)儲成檔案數(shù)據(jù)。對全文信息可以用圖形的方式存儲，也可以轉(zhuǎn)換成純文本后存儲。 ?

　　系統(tǒng)支持錄音錄象的多媒體存儲，多媒體存儲的檔案資料可以在工作站上播放。對聲音、圖象多媒體數(shù)據(jù)不提供編輯功能。

　　移交管理功能

　　系統(tǒng)提供公文信息的接收功能，公文在辦理完畢并終結(jié)后，移交到公文檔案的接收系統(tǒng)中進(jìn)行整理。

　　自動立卷(立件)的功能

　　對文檔而言，應(yīng)具有自動立卷或輔助立卷的功能。自動立卷前，應(yīng)對本年度的公文進(jìn)行合法性檢查，對不滿足立卷要求的公文提醒用戶修改或作不歸檔處理。詳見公文管理。

　　打印的功能

　　打印出檔案部門所需的各種規(guī)格的報表，其規(guī)格參見相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。其中有案卷外封面、案卷內(nèi)封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、總目錄、分類目錄、著錄卡片、專題目錄、全引目錄、移交、銷毀、接收清冊等等。其標(biāo)準(zhǔn)有的是國標(biāo)，有的是行標(biāo)、有的是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

　　借閱管理

　　包括借(查)閱登記、借(查)閱情況統(tǒng)計、催還通知。

　　統(tǒng)計的功能

　　可以按時間、類別、保管期限統(tǒng)計。要求統(tǒng)計口徑相對靈活、多樣。提供常用的統(tǒng)計口徑，用戶也可以根據(jù)需要指定自己的統(tǒng)計口徑。

　　查詢的功能

　　檔案保存的目的是提供查詢，因此要求有較靈活的查詢，可以提供多途徑的查詢，可以作全文搜索和只做指定范圍的搜索，對不在館內(nèi)的檔案提供去向和下次進(jìn)館的時間。如移交出館(室)提供移交的時間和接收方名稱;對已外借的檔案提供借出的時間和應(yīng)歸還的時間;對已銷毀的檔案提供銷毀的時間等等。

　　查詢時可以用瀏覽的方式顯示，只顯示概要信息，也可以顯示一個文檔的詳細(xì)信息。預(yù)先提供常用的檢索途徑，對不同的檔案有不同的檢索途徑，如文檔可以預(yù)置主題詞、文號、標(biāo)題、成文日期的范圍等檢索途徑。同時提供按任意條件組合的檢索。

　　檢索后可以即時打印出調(diào)卷單，同時向檔案部門提交調(diào)卷申請。對已外借的檔案也可以向檔案部門提出調(diào)卷申請，檔案部門收到調(diào)卷申請后，在該卷(件)檔案歸還時，向申請人發(fā)出受理答復(fù)，通知調(diào)卷人借閱檔案。

　　對檢索后直接閱讀文件內(nèi)容的檢索，系統(tǒng)自動記錄對文件的使用次數(shù)、檢索人的有關(guān)信息，以便于統(tǒng)計。

　　系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程的查詢功能。