校園oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

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 　　OA的英文全稱為Office Automation，就是平常所說(shuō)的辦公自動(dòng)化，主要推行一種無(wú)紙化辦公模式。 OA是利用電腦或手等移動(dòng)終端進(jìn)行辦公，目的是提高辦公效率，減少辦公流程，降低辦公成本，提升企業(yè)管理水平，讓企業(yè)的效益更好。泛普辦公自動(dòng)化管理軟件提供一個(gè)可擴(kuò)展的框架，提供應(yīng)用開(kāi)發(fā)接口，可與泛普學(xué)校辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)、GKE等應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，通過(guò)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄和數(shù)據(jù)集成，從而達(dá)成組織對(duì)信息的統(tǒng)一管理。通過(guò)組織業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和實(shí)施，達(dá)成組織價(jià)值觀、行為的統(tǒng)一和層級(jí)管理的和諧，為組織提供了一個(gè)一體化的協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)管控平臺(tái)

　　1.需求分析

　　組織機(jī)構(gòu)在日常管理中經(jīng)常會(huì)遇到以下問(wèn)題：

　　組織機(jī)構(gòu)分支機(jī)構(gòu)分散：各地?fù)碛卸鄠€(gè)分支機(jī)構(gòu)，迫切需要擺脫時(shí)間和地域限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公、分布式辦公和移動(dòng)辦公。

　　領(lǐng)導(dǎo)常被瑣事干擾：高層領(lǐng)導(dǎo)常被各種審批簽字、材料上報(bào)等各種日常事務(wù)干擾，領(lǐng)導(dǎo)迫切需要一個(gè)協(xié)同的辦公平臺(tái)、知識(shí)的共享平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)文件/費(fèi)用/報(bào)告等材料的電子化簽批，主動(dòng)獲取組織機(jī)構(gòu)的各種決策信息。

　　信息的管理效率低：組織機(jī)構(gòu)的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料、工作報(bào)告、培訓(xùn)資料等，都分散存儲(chǔ)，沒(méi)有進(jìn)行集中管理，資料經(jīng)常丟失，經(jīng)驗(yàn)得不到傳承，新員工進(jìn)入角色慢，極大地影了信息的管理、查找、利用效率。

　　工作進(jìn)度監(jiān)管不力：組織機(jī)構(gòu)缺少高明透明的辦公機(jī)制，對(duì)工作進(jìn)展、文件處理情況等缺乏監(jiān)管機(jī)制，組織機(jī)構(gòu)需要建立規(guī)范的辦事流程、建立部門之間高效協(xié)同的工作機(jī)制，有效地監(jiān)管工作辦理情況，提高執(zhí)行力。

　　組織文化建設(shè)困擾：組織文化是現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)非常重視的一個(gè)管理課題，但組織機(jī)構(gòu)缺少一個(gè)多元化的溝通平臺(tái)，難以開(kāi)展話題討論、意見(jiàn)征集、經(jīng)驗(yàn)分享、技術(shù)交流等文化建設(shè)工作，組織凝聚力迫切需要得以增強(qiáng)。

　　學(xué)校辦公自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)可以幫助客戶解決以上問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“規(guī)范審批流程、加強(qiáng)文件管理、促進(jìn)信息流通、提高辦公效率、實(shí)現(xiàn)分布辦公”的總體目標(biāo)，并從整體上對(duì)組織機(jī)構(gòu)管理進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)優(yōu)化，包括決策過(guò)程科學(xué)化(決策優(yōu)化) 、工作流程順暢化(流程優(yōu)化)、員工行為規(guī)范化(習(xí)慣優(yōu)化)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成化(數(shù)據(jù)優(yōu)化)。

　　2.系統(tǒng)建設(shè)的總體思路

　　學(xué)校辦公自動(dòng)化辦公管理系統(tǒng)建立以人為本、以流程為導(dǎo)航、以事找人的工作方式，從提高跨部門、跨地域、動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)工作效率的角度，解決組織機(jī)構(gòu)在辦文、辦事、溝通、協(xié)作、共享的管理需求。

　　建立協(xié)同審批的平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文、請(qǐng)示、匯報(bào)、各種審批事項(xiàng)等的流轉(zhuǎn)自動(dòng)化，解決協(xié)同工作及透明度的問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上督辦的管理機(jī)制，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行督辦管理，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。

　　建立知識(shí)共享的平臺(tái)。在保障信息的安全與使用權(quán)限基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)信息資源的共享平臺(tái)，使組織機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、收發(fā)文件、新聞報(bào)道、電子刊物、部門業(yè)務(wù)資源、技術(shù)交流、工作總結(jié)等能夠在員工之間得到廣泛的傳播。

　　建立互動(dòng)溝通的平臺(tái)。將電子郵件、系統(tǒng)消息、手機(jī)短信、在線論壇、在線會(huì)議等相結(jié)合，保障組織單位內(nèi)部信息傳遞與溝通交流的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，改變了以往人機(jī)不在一起的時(shí)拖后處理工作的現(xiàn)象。

　　實(shí)現(xiàn)輔助辦公管理。包括會(huì)議通知、活動(dòng)安排、行政公告等。

　　建立資源管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)對(duì)組織機(jī)構(gòu)的公共資源的預(yù)約及管理，包括辦公用品、車輛、圖書(shū)、會(huì)議資源管理等。

　　實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享分級(jí)管理的機(jī)制，做到?jīng)Q策層及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可查詢所有經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和信息，各分支機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)分別對(duì)授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)等信息進(jìn)行分級(jí)查詢利用，確保業(yè)務(wù)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和安全。

　　實(shí)現(xiàn)分布式辦公。系統(tǒng)支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。