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 　　1、實施步驟

　　首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等)，工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。

　　第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務等。

　　在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。

　　第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、發(fā)布，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。

　　此時，基本實現(xiàn)電子政務。

　　在以上過程中，網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。

　　2、功能需求

　　一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應以公文處理和機關事務管理(尤其以領導辦公)為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應用，另外鑒于Internet 在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應該與Internet留有平滑的接口。

　?、偬峁╇娮余]件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求

　　在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)，辦公自動化應用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

　　②、處理大量的復合文檔型的數(shù)據(jù)信息

　　辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。

　　一般認為，關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)(如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等)適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型(結(jié)構(gòu)化信息)的表示和存儲，但是對復合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領域，其目標就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數(shù)據(jù)”。當然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。

　　辦公自動化系統(tǒng)由于其對復合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關系數(shù)據(jù)庫。

　　3、包含大量的工作流應用

　　所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交(交互)過程。辦公自動化應用系統(tǒng)的大多數(shù)應用如公文審批、各類申請等。

　　每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者(如文件起草人)發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽)，最終到達流程的終點(如發(fā)出文件、歸檔入庫)。

　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機關與機關的相關單位之間。

　　在相當程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式(即“群件模式”)的。

　　從信息技術的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術，充分發(fā)揮了不同技術的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。