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泛普軟件發(fā)布企業(yè)OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)選型風(fēng)險(xiǎn)管理

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一項(xiàng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、功能強(qiáng)、涉及面廣的信息系統(tǒng)集成和開發(fā)的工程，為確保項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期的目地，使系統(tǒng)真正發(fā)揮作用，必須做到在項(xiàng)目真正實(shí)施前就能預(yù)測(cè)到該項(xiàng)目可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，并準(zhǔn)備好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的控制方法，才有可能做到萬無一失并最終確保本項(xiàng)目的實(shí)施成功。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理方法

由上圖可知，整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過程是一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，隨著風(fēng)險(xiǎn)處置計(jì)劃的實(shí)施，風(fēng)險(xiǎn)會(huì)出現(xiàn)許多變化，這些變化的信息可及時(shí)反饋，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和識(shí)別者就能及時(shí)地對(duì)新情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析，從而調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)處置計(jì)劃并實(shí)施新的風(fēng)險(xiǎn)處置計(jì)劃，這樣循環(huán)往復(fù)，保持風(fēng)險(xiǎn)管理過程的動(dòng)態(tài)性就能達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)期目的。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與識(shí)別
對(duì)項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)和識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)與識(shí)別要回答以下問題：項(xiàng)目中有哪些潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素？這些風(fēng)險(xiǎn)因素會(huì)引起什么風(fēng)險(xiǎn)？這些風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度如何？簡單地說，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和識(shí)別就是要找出風(fēng)險(xiǎn)之所在和引起風(fēng)險(xiǎn)的主要因素，并對(duì)其后果作出定性的估計(jì)。在對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)和識(shí)別的方法中常用的方法有：德爾菲方法(Delphi  Method)、頭腦風(fēng)暴法(Brain storming)、情景分析法(Scenario Analysis)等。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與分析
對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和分析就是在前期預(yù)測(cè)和識(shí)別的基礎(chǔ)上，建立問題的系統(tǒng)模型，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的影響進(jìn)行定量分析，并估算出各風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率及其可能導(dǎo)致的損失大小，從而找到該項(xiàng)目的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)，為重點(diǎn)處置這些風(fēng)險(xiǎn)提供科學(xué)依據(jù)，以保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析常用的方法有模擬法，主觀概率法和模糊分析方法等。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)處置
通過對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和分析，把項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、損失嚴(yán)重程度以及其它因素綜合起來考慮，就可得出項(xiàng)目發(fā)生各種風(fēng)險(xiǎn)的可能性及其危害程度，再與公認(rèn)的安全指標(biāo)相比較，就可確定項(xiàng)目的危險(xiǎn)等級(jí)，從而決定應(yīng)采取什么樣的措施以及控制措施應(yīng)采取到什么程度。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處置就是制訂并實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)處置計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)處置的方法包括風(fēng)險(xiǎn)回避、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)自留和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁。對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)可不同的處置方法，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)綜合運(yùn)用各種方法進(jìn)行處理。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及化解方法
項(xiàng)目的整體實(shí)施綜合起來可能存在如下風(fēng)險(xiǎn)：
•      客戶配合風(fēng)險(xiǎn)
在應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中最易導(dǎo)致系統(tǒng)開發(fā)失敗的因素是對(duì)客戶的需求調(diào)查不夠清楚，對(duì)業(yè)務(wù)需求的理解出現(xiàn)偏差，從而導(dǎo)致開發(fā)的系統(tǒng)與用戶的初衷不一致。因此在開發(fā)本系統(tǒng)的過程中，與客戶的配合和前期需求的詳細(xì)調(diào)研、行業(yè)需求的準(zhǔn)確理解將顯得尤為重要，這一因素也將是本項(xiàng)目能否成功的最大風(fēng)險(xiǎn)。
進(jìn)行每一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施中，都需要專門配置一名專職的關(guān)鍵用戶協(xié)助項(xiàng)目組和客戶進(jìn)行有效溝通，從而有效避免項(xiàng)目組過分關(guān)注技術(shù)本身而忽略與客戶的準(zhǔn)確溝通。同時(shí)應(yīng)該專門配備具有豐富項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的需求調(diào)研人員進(jìn)行前期的需求調(diào)研，從而有效避免對(duì)用戶需求理解不準(zhǔn)確。在需求調(diào)研中有一套嚴(yán)格的管理制度來有效保證獲取的需求與用戶的符合程度(如每一需求用例都會(huì)形成詳細(xì)的文檔，提交給用戶并獲得用戶的認(rèn)可，只有經(jīng)過用戶認(rèn)可的需求用例，項(xiàng)目組才能進(jìn)行實(shí)施。在項(xiàng)目實(shí)施中，如果因?yàn)榕c甲方配合問題而產(chǎn)生客戶投訴或不滿意的情況，需按照項(xiàng)目考核條例對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行懲罰等。
•      平臺(tái)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
選擇有較強(qiáng)研發(fā)能力，產(chǎn)品自主化，并在多個(gè)領(lǐng)域都從事過大型軟件的成功開發(fā)，有著豐富的大型軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的服務(wù)公司。需要保證項(xiàng)目中第三方產(chǎn)品的熟練使用配置及軟件開發(fā)，可有效規(guī)避該項(xiàng)目中存在的軟發(fā)件技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。
•      項(xiàng)目質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)項(xiàng)目需要有一套嚴(yán)格地評(píng)審機(jī)制，而且有專門的質(zhì)量管理人員來實(shí)施監(jiān)督和考核(如與需求的符合程度，軟件的穩(wěn)定性，可靠性，體系構(gòu)架的合理性等)，對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目從過程上都實(shí)施了嚴(yán)格的質(zhì)量控制，因此可有效規(guī)避該項(xiàng)目在實(shí)施中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。
•      項(xiàng)目周期風(fēng)險(xiǎn)
服務(wù)公司和項(xiàng)目人員需要具備豐富的項(xiàng)目實(shí)施和管理經(jīng)驗(yàn)，尤其是時(shí)間周期長的項(xiàng)目。同時(shí)需要有著充分的各種資源(如人力資源、財(cái)務(wù)資源等等)保證，在進(jìn)度滯后時(shí)，必須通過增加人員或者加班的方式保證在合同規(guī)定的周期內(nèi)高質(zhì)量地完成項(xiàng)目的實(shí)施。
•      項(xiàng)目服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
技術(shù)和服務(wù)是企業(yè)的生命；技術(shù)本地化(長期技術(shù)投入，維護(hù)用戶投資)；服務(wù)本地化”；7×24熱線電話技術(shù)支持，對(duì)故障可靈活啟用遠(yuǎn)程診斷與支持系統(tǒng)；快速響應(yīng)服務(wù)，24 小時(shí)內(nèi)到達(dá)用戶現(xiàn)場；實(shí)行主任工程師制度，定期巡訪，跟蹤服務(wù)于用戶；與原廠商共同提供“雙備份”的技術(shù)服務(wù)；專家小組為用戶進(jìn)行系統(tǒng)的整體分析、設(shè)計(jì)；提供多種合作及本地化服務(wù)方式”。
 

2.規(guī)劃總結(jié)

在業(yè)務(wù)層面上，隨著總公司“二次跨越” 戰(zhàn)略推進(jìn)下，有限公司也逐漸向集團(tuán)化、國際化方向發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)日益龐大，這些分布在全國乃至全球各地的分子公司和辦事機(jī)構(gòu)帶來日益復(fù)雜的辦公應(yīng)用環(huán)境。同時(shí)伴隨精細(xì)化管理日益深化、合作油田的陸續(xù)回歸、三重一大的加強(qiáng)管理和管理提升的持續(xù)推進(jìn)。業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)變將對(duì)已有的OA系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn)。
在技術(shù)層面上，總公司郵件系統(tǒng)技術(shù)路線轉(zhuǎn)型，即將替換為exchange，有限公司部分分公司原來以domino技術(shù)開發(fā)的OA系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)變技術(shù)路線，平穩(wěn)過渡遷移。
另外作為OA系統(tǒng)的職責(zé)，目前已經(jīng)發(fā)生的巨大的變化，OA系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是過去的無紙化辦公、公文收發(fā)、電子流程審批，它將涵蓋更廣泛的內(nèi)容。
在考慮OA平臺(tái)的選型時(shí)，首先要考慮到開放性和易用性，開放性是OA的生命，也是從OA到協(xié)同的必由之路。而易用性則決定用戶是否可以方便的使用，也決定了軟件的市場化程度。因此，要選擇產(chǎn)品成熟性高，系統(tǒng)整合能力強(qiáng)的OA平臺(tái)。從技術(shù)架構(gòu)來看，JAVA平臺(tái)已經(jīng)成為OA系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)之王，大約90%的廠家采用該平臺(tái)，它的穩(wěn)定性、開放性、安全性明顯領(lǐng)先于其他技術(shù)平臺(tái)。沒有最好的產(chǎn)品，只有更適合自己的產(chǎn)品。
我們希望通過對(duì)有限公司及下屬六家分公司的規(guī)劃，為有限公司的OA平臺(tái)建設(shè)提供有建設(shè)性的參考建議。