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泛普軟件發(fā)布企業(yè)OA辦公系統(tǒng)平臺選型風險管理

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一項結(jié)構(gòu)復雜、功能強、涉及面廣的信息系統(tǒng)集成和開發(fā)的工程，為確保項目達到預期的目地，使系統(tǒng)真正發(fā)揮作用，必須做到在項目真正實施前就能預測到該項目可能遇到的各種風險，并準備好項目風險的控制方法，才有可能做到萬無一失并最終確保本項目的實施成功。
項目風險管理方法

由上圖可知，整個風險管理過程是一個閉環(huán)系統(tǒng)，隨著風險處置計劃的實施，風險會出現(xiàn)許多變化，這些變化的信息可及時反饋，風險預測和識別者就能及時地對新情況進行風險評估和分析，從而調(diào)整風險處置計劃并實施新的風險處置計劃，這樣循環(huán)往復，保持風險管理過程的動態(tài)性就能達到風險管理的預期目的。
項目風險與識別
對項目可能面臨的風險進行預測和識別是風險管理的基礎(chǔ)。項目風險預測與識別要回答以下問題：項目中有哪些潛在的風險因素？這些風險因素會引起什么風險？這些風險的嚴重程度如何？簡單地說，項目風險預測和識別就是要找出風險之所在和引起風險的主要因素，并對其后果作出定性的估計。在對項目風險進行預測和識別的方法中常用的方法有：德爾菲方法(Delphi  Method)、頭腦風暴法(Brain storming)、情景分析法(Scenario Analysis)等。
項目風險評估與分析
對項目風險進行評估和分析就是在前期預測和識別的基礎(chǔ)上，建立問題的系統(tǒng)模型，對風險因素的影響進行定量分析，并估算出各風險發(fā)生的概率及其可能導致的損失大小，從而找到該項目的關(guān)鍵風險，為重點處置這些風險提供科學依據(jù)，以保障項目的順利進行。對項目進行風險評估和分析常用的方法有模擬法，主觀概率法和模糊分析方法等。
項目風險處置
通過對項目風險的評估和分析，把項目風險發(fā)生的概率、損失嚴重程度以及其它因素綜合起來考慮，就可得出項目發(fā)生各種風險的可能性及其危害程度，再與公認的安全指標相比較，就可確定項目的危險等級，從而決定應采取什么樣的措施以及控制措施應采取到什么程度。對項目進行風險處置就是制訂并實施風險處置計劃。風險處置的方法包括風險回避、風險控制、風險自留和風險轉(zhuǎn)嫁。對不同的風險可不同的處置方法，對一個項目所面臨的各種風險，應綜合運用各種方法進行處理。
項目風險及化解方法
項目的整體實施綜合起來可能存在如下風險：
•      客戶配合風險
在應用系統(tǒng)開發(fā)中最易導致系統(tǒng)開發(fā)失敗的因素是對客戶的需求調(diào)查不夠清楚，對業(yè)務(wù)需求的理解出現(xiàn)偏差，從而導致開發(fā)的系統(tǒng)與用戶的初衷不一致。因此在開發(fā)本系統(tǒng)的過程中，與客戶的配合和前期需求的詳細調(diào)研、行業(yè)需求的準確理解將顯得尤為重要，這一因素也將是本項目能否成功的最大風險。
進行每一個項目的實施中，都需要專門配置一名專職的關(guān)鍵用戶協(xié)助項目組和客戶進行有效溝通，從而有效避免項目組過分關(guān)注技術(shù)本身而忽略與客戶的準確溝通。同時應該專門配備具有豐富項目經(jīng)驗的需求調(diào)研人員進行前期的需求調(diào)研，從而有效避免對用戶需求理解不準確。在需求調(diào)研中有一套嚴格的管理制度來有效保證獲取的需求與用戶的符合程度(如每一需求用例都會形成詳細的文檔，提交給用戶并獲得用戶的認可，只有經(jīng)過用戶認可的需求用例，項目組才能進行實施。在項目實施中，如果因為與甲方配合問題而產(chǎn)生客戶投訴或不滿意的情況，需按照項目考核條例對相關(guān)人員進行懲罰等。
•      平臺技術(shù)風險
選擇有較強研發(fā)能力，產(chǎn)品自主化，并在多個領(lǐng)域都從事過大型軟件的成功開發(fā)，有著豐富的大型軟件開發(fā)經(jīng)驗的服務(wù)公司。需要保證項目中第三方產(chǎn)品的熟練使用配置及軟件開發(fā)，可有效規(guī)避該項目中存在的軟發(fā)件技術(shù)風險。
•      項目質(zhì)量風險
對項目需要有一套嚴格地評審機制，而且有專門的質(zhì)量管理人員來實施監(jiān)督和考核(如與需求的符合程度，軟件的穩(wěn)定性，可靠性，體系構(gòu)架的合理性等)，對于每一個項目從過程上都實施了嚴格的質(zhì)量控制，因此可有效規(guī)避該項目在實施中的質(zhì)量風險。
•      項目周期風險
服務(wù)公司和項目人員需要具備豐富的項目實施和管理經(jīng)驗，尤其是時間周期長的項目。同時需要有著充分的各種資源(如人力資源、財務(wù)資源等等)保證，在進度滯后時，必須通過增加人員或者加班的方式保證在合同規(guī)定的周期內(nèi)高質(zhì)量地完成項目的實施。
•      項目服務(wù)風險
技術(shù)和服務(wù)是企業(yè)的生命；技術(shù)本地化(長期技術(shù)投入，維護用戶投資)；服務(wù)本地化”；7×24熱線電話技術(shù)支持，對故障可靈活啟用遠程診斷與支持系統(tǒng)；快速響應服務(wù)，24 小時內(nèi)到達用戶現(xiàn)場；實行主任工程師制度，定期巡訪，跟蹤服務(wù)于用戶；與原廠商共同提供“雙備份”的技術(shù)服務(wù)；專家小組為用戶進行系統(tǒng)的整體分析、設(shè)計；提供多種合作及本地化服務(wù)方式”。
 

2.規(guī)劃總結(jié)

在業(yè)務(wù)層面上，隨著總公司“二次跨越” 戰(zhàn)略推進下，有限公司也逐漸向集團化、國際化方向發(fā)展，組織機構(gòu)日益龐大，這些分布在全國乃至全球各地的分子公司和辦事機構(gòu)帶來日益復雜的辦公應用環(huán)境。同時伴隨精細化管理日益深化、合作油田的陸續(xù)回歸、三重一大的加強管理和管理提升的持續(xù)推進。業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)變將對已有的OA系統(tǒng)提出了新的挑戰(zhàn)。
在技術(shù)層面上，總公司郵件系統(tǒng)技術(shù)路線轉(zhuǎn)型，即將替換為exchange，有限公司部分分公司原來以domino技術(shù)開發(fā)的OA系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)變技術(shù)路線，平穩(wěn)過渡遷移。
另外作為OA系統(tǒng)的職責，目前已經(jīng)發(fā)生的巨大的變化，OA系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是過去的無紙化辦公、公文收發(fā)、電子流程審批，它將涵蓋更廣泛的內(nèi)容。
在考慮OA平臺的選型時，首先要考慮到開放性和易用性，開放性是OA的生命，也是從OA到協(xié)同的必由之路。而易用性則決定用戶是否可以方便的使用，也決定了軟件的市場化程度。因此，要選擇產(chǎn)品成熟性高，系統(tǒng)整合能力強的OA平臺。從技術(shù)架構(gòu)來看，JAVA平臺已經(jīng)成為OA系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)之王，大約90%的廠家采用該平臺，它的穩(wěn)定性、開放性、安全性明顯領(lǐng)先于其他技術(shù)平臺。沒有最好的產(chǎn)品，只有更適合自己的產(chǎn)品。
我們希望通過對有限公司及下屬六家分公司的規(guī)劃，為有限公司的OA平臺建設(shè)提供有建設(shè)性的參考建議。