富士施樂：上海OA創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

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富士施樂：知識管理創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

中國加入ＷＴＯ后，中國的企業(yè)面臨著與世界各地的企業(yè)在國內、國際市場上同臺競技的局面。與此同時，它們還必須面對這樣一個事實，那就是快速發(fā)展的經(jīng)濟和日益激烈的競爭，其結果是給消費者帶來了更多的選擇。

鑒于此，越來越多的企業(yè)開始關注知識管理問題。它們希望通過實施知識管理，提高公司的價值和核心競爭力。實施知識管理的同時，企業(yè)通過收集各種有價值的信息，對其進行共享，同時做到對信息和知識的有效使用，加強了自己決策制定和戰(zhàn)略實施的能力。

什么是知識和知識管理？

“３１；８:４５”看起來僅僅是幾個數(shù)字而已。但當我們把這些數(shù)字看做是一路公交車及其到達時間時——３１路汽車在８:４５到達，這些數(shù)字就變成了信息。如果我們再分析這個信息所暗含的意義，如“在陰雨天氣，公交車可能因為堵車而晚到”，這就變成了知識。如果一個人決定在下雨天早點出門，以免遲到，那就說明這個人有效地運用了知識。同時，這種知識可以分享給家人及朋友，最后成為每個人避免遲到的方法。由此，信息就轉變?yōu)槿藗兩钪杏杏玫闹R。

知識可以分為兩類：顯性的和隱性的，顯性的知識是我們能看懂并且能夠記錄的，而隱性的知識存在于人們的思想、經(jīng)驗和實踐之中。

來自Ｄｅｌｐｈｉ咨詢機構的調查報告顯示，一個企業(yè)內部的信息和知識，僅有１２％的比例在需要時，很容易被人們獲?。唬矗叮サ拇蠖鄶?shù)信息則以紙張和電子文件的形式存在，雖然它們在理論上很容易被分享，但是由于各方信息的數(shù)據(jù)格式不兼容，或由于紙張文件和電子文件轉換困難，使真正的信息交流難以做到；而剩余的４２％的信息則存在于員工們的大腦之中。

對于企業(yè)或機構而言，知識管理是指從內部和外部收集、儲存信息，并加以應用，以取得高速的發(fā)展。這里要特別注意的是“應用”，它是指對信息的認識和快速分析、進而制定決策、采取行動并獲得結果。

富士施樂的知識管理理念

富士施樂把知識管理的理念歸納為四步：

第一是信息收集。它是指使用電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)和多功能一體機去收集信息。

第二是積累并整合信息。為了甄別出所有不同的信息，并將其轉換成有價值的信息，企業(yè)應該采取有效的手段來管理和使用大量的文件，從而使信息能夠被積累和整合為一個統(tǒng)一的格式后，供更進一步的分析。

第三是快速地解讀及分析信息。即使在今天，我們也常常通過手工的方法把信息制成表格和報告。但是知識管理要求能夠對大量的、多樣化的信息自動進行迅速的收集和分析。

第四是快速開發(fā)信息。最終，最重要的是允許任何人在任何時間、任何地方，快捷、方便、移動地存取信息。

通過前面的論述，我們可以了解到紙張文件與電子文件之間的格式轉換便成為知識分享最主要的障礙。富士施樂提供一系列的文件管理解決方案，幫助企業(yè)實現(xiàn)最有效的知識管理。首先是把信息從紙張形式轉換為數(shù)字格式，減少辦公室的紙張使用；第二是對紙張和電子化文件中的信息進行一體化管理；第三是信息共享，以確保有效的文件管理，這項任務可以由富士施樂的ＤｏｃｕＳｈａｒｅ來完成，它是一個基于互聯(lián)網(wǎng)的文件管理軟件；最后一點是將電子文件輸出到紙張上。

對一個企業(yè)來講，要順利實現(xiàn)知識管理，有三個最基本、最重要的元素：信息技術基礎、人力資源發(fā)展以及內容管理。

第一元素信息技術基礎主要是指電腦和網(wǎng)絡。它們幫助信息在某一組人群中有效快速地流通。下一步是建立一個門戶的網(wǎng)站和搜索引擎，以便能夠找到某個具體的信息。最后是建立一個移動的環(huán)境，使人們能夠在任何時間、任何地方獲取并使用信息。

第二元素是人力資源的發(fā)展，它在知識管理中是一個非常重要的因素。如果沒有受到良好培訓的人員，新知識是無法被創(chuàng)造的。雖然像Ｅｘｃｅｌ這樣的軟件培訓是很必要的，但在未來數(shù)年，網(wǎng)上教育，即使用論壇及電子郵件的授課將變得越發(fā)重要。

第三元素是內容管理需要創(chuàng)建能被共享的數(shù)字化的數(shù)據(jù)。而下一步的重點將不再是收集更多的信息，而是對內容進行管理，排除無效及有害的信息。最后，建立一個能自動分類和分析信息的系統(tǒng)。正如前面所說，知識管理的目的是加強企業(yè)的競爭力。如果知識只局限在管理上，并不被分享，那知識管理只停滯在第一步。