富士施樂(lè)：上海OA創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

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富士施樂(lè)：知識(shí)管理創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

中國(guó)加入ＷＴＯ后，中國(guó)的企業(yè)面臨著與世界各地的企業(yè)在國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)上同臺(tái)競(jìng)技的局面。與此同時(shí)，它們還必須面對(duì)這樣一個(gè)事實(shí)，那就是快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)和日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，其結(jié)果是給消費(fèi)者帶來(lái)了更多的選擇。

鑒于此，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始關(guān)注知識(shí)管理問(wèn)題。它們希望通過(guò)實(shí)施知識(shí)管理，提高公司的價(jià)值和核心競(jìng)爭(zhēng)力。實(shí)施知識(shí)管理的同時(shí)，企業(yè)通過(guò)收集各種有價(jià)值的信息，對(duì)其進(jìn)行共享，同時(shí)做到對(duì)信息和知識(shí)的有效使用，加強(qiáng)了自己決策制定和戰(zhàn)略實(shí)施的能力。

什么是知識(shí)和知識(shí)管理？

“３１；８:４５”看起來(lái)僅僅是幾個(gè)數(shù)字而已。但當(dāng)我們把這些數(shù)字看做是一路公交車及其到達(dá)時(shí)間時(shí)——３１路汽車在８:４５到達(dá)，這些數(shù)字就變成了信息。如果我們?cè)俜治鲞@個(gè)信息所暗含的意義，如“在陰雨天氣，公交車可能因?yàn)槎萝嚩淼健保@就變成了知識(shí)。如果一個(gè)人決定在下雨天早點(diǎn)出門，以免遲到，那就說(shuō)明這個(gè)人有效地運(yùn)用了知識(shí)。同時(shí)，這種知識(shí)可以分享給家人及朋友，最后成為每個(gè)人避免遲到的方法。由此，信息就轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兩钪杏杏玫闹R(shí)。

知識(shí)可以分為兩類：顯性的和隱性的，顯性的知識(shí)是我們能看懂并且能夠記錄的，而隱性的知識(shí)存在于人們的思想、經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐之中。

來(lái)自Ｄｅｌｐｈｉ咨詢機(jī)構(gòu)的調(diào)查報(bào)告顯示，一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的信息和知識(shí)，僅有１２％的比例在需要時(shí)，很容易被人們獲??；４６％的大多數(shù)信息則以紙張和電子文件的形式存在，雖然它們?cè)诶碚撋虾苋菀妆环窒恚怯捎诟鞣叫畔⒌臄?shù)據(jù)格式不兼容，或由于紙張文件和電子文件轉(zhuǎn)換困難，使真正的信息交流難以做到；而剩余的４２％的信息則存在于員工們的大腦之中。

對(duì)于企業(yè)或機(jī)構(gòu)而言，知識(shí)管理是指從內(nèi)部和外部收集、儲(chǔ)存信息，并加以應(yīng)用，以取得高速的發(fā)展。這里要特別注意的是“應(yīng)用”，它是指對(duì)信息的認(rèn)識(shí)和快速分析、進(jìn)而制定決策、采取行動(dòng)并獲得結(jié)果。

富士施樂(lè)的知識(shí)管理理念

富士施樂(lè)把知識(shí)管理的理念歸納為四步：

第一是信息收集。它是指使用電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)和多功能一體機(jī)去收集信息。

第二是積累并整合信息。為了甄別出所有不同的信息，并將其轉(zhuǎn)換成有價(jià)值的信息，企業(yè)應(yīng)該采取有效的手段來(lái)管理和使用大量的文件，從而使信息能夠被積累和整合為一個(gè)統(tǒng)一的格式后，供更進(jìn)一步的分析。

第三是快速地解讀及分析信息。即使在今天，我們也常常通過(guò)手工的方法把信息制成表格和報(bào)告。但是知識(shí)管理要求能夠?qū)Υ罅康?、多樣化的信息自?dòng)進(jìn)行迅速的收集和分析。

第四是快速開(kāi)發(fā)信息。最終，最重要的是允許任何人在任何時(shí)間、任何地方，快捷、方便、移動(dòng)地存取信息。

通過(guò)前面的論述，我們可以了解到紙張文件與電子文件之間的格式轉(zhuǎn)換便成為知識(shí)分享最主要的障礙。富士施樂(lè)提供一系列的文件管理解決方案，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)最有效的知識(shí)管理。首先是把信息從紙張形式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，減少辦公室的紙張使用；第二是對(duì)紙張和電子化文件中的信息進(jìn)行一體化管理；第三是信息共享，以確保有效的文件管理，這項(xiàng)任務(wù)可以由富士施樂(lè)的ＤｏｃｕＳｈａｒｅ來(lái)完成，它是一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的文件管理軟件；最后一點(diǎn)是將電子文件輸出到紙張上。

對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)講，要順利實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，有三個(gè)最基本、最重要的元素：信息技術(shù)基礎(chǔ)、人力資源發(fā)展以及內(nèi)容管理。

第一元素信息技術(shù)基礎(chǔ)主要是指電腦和網(wǎng)絡(luò)。它們幫助信息在某一組人群中有效快速地流通。下一步是建立一個(gè)門戶的網(wǎng)站和搜索引擎，以便能夠找到某個(gè)具體的信息。最后是建立一個(gè)移動(dòng)的環(huán)境，使人們能夠在任何時(shí)間、任何地方獲取并使用信息。

第二元素是人力資源的發(fā)展，它在知識(shí)管理中是一個(gè)非常重要的因素。如果沒(méi)有受到良好培訓(xùn)的人員，新知識(shí)是無(wú)法被創(chuàng)造的。雖然像Ｅｘｃｅｌ這樣的軟件培訓(xùn)是很必要的，但在未來(lái)數(shù)年，網(wǎng)上教育，即使用論壇及電子郵件的授課將變得越發(fā)重要。

第三元素是內(nèi)容管理需要?jiǎng)?chuàng)建能被共享的數(shù)字化的數(shù)據(jù)。而下一步的重點(diǎn)將不再是收集更多的信息，而是對(duì)內(nèi)容進(jìn)行管理，排除無(wú)效及有害的信息。最后，建立一個(gè)能自動(dòng)分類和分析信息的系統(tǒng)。正如前面所說(shuō)，知識(shí)管理的目的是加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。如果知識(shí)只局限在管理上，并不被分享，那知識(shí)管理只停滯在第一步。