富士施樂：上海OA創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

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富士施樂：知識管理創(chuàng)造持續(xù)發(fā)展

中國加入ＷＴＯ后，中國的企業(yè)面臨著與世界各地的企業(yè)在國內(nèi)、國際市場上同臺競技的局面。與此同時，它們還必須面對這樣一個事實，那就是快速發(fā)展的經(jīng)濟和日益激烈的競爭，其結(jié)果是給消費者帶來了更多的選擇。

鑒于此，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注知識管理問題。它們希望通過實施知識管理，提高公司的價值和核心競爭力。實施知識管理的同時，企業(yè)通過收集各種有價值的信息，對其進行共享，同時做到對信息和知識的有效使用，加強了自己決策制定和戰(zhàn)略實施的能力。

什么是知識和知識管理？

“３１；８:４５”看起來僅僅是幾個數(shù)字而已。但當(dāng)我們把這些數(shù)字看做是一路公交車及其到達時間時——３１路汽車在８:４５到達，這些數(shù)字就變成了信息。如果我們再分析這個信息所暗含的意義，如“在陰雨天氣，公交車可能因為堵車而晚到”，這就變成了知識。如果一個人決定在下雨天早點出門，以免遲到，那就說明這個人有效地運用了知識。同時，這種知識可以分享給家人及朋友，最后成為每個人避免遲到的方法。由此，信息就轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兩钪杏杏玫闹R。

知識可以分為兩類：顯性的和隱性的，顯性的知識是我們能看懂并且能夠記錄的，而隱性的知識存在于人們的思想、經(jīng)驗和實踐之中。

來自Ｄｅｌｐｈｉ咨詢機構(gòu)的調(diào)查報告顯示，一個企業(yè)內(nèi)部的信息和知識，僅有１２％的比例在需要時，很容易被人們獲取；４６％的大多數(shù)信息則以紙張和電子文件的形式存在，雖然它們在理論上很容易被分享，但是由于各方信息的數(shù)據(jù)格式不兼容，或由于紙張文件和電子文件轉(zhuǎn)換困難，使真正的信息交流難以做到；而剩余的４２％的信息則存在于員工們的大腦之中。

對于企業(yè)或機構(gòu)而言，知識管理是指從內(nèi)部和外部收集、儲存信息，并加以應(yīng)用，以取得高速的發(fā)展。這里要特別注意的是“應(yīng)用”，它是指對信息的認(rèn)識和快速分析、進而制定決策、采取行動并獲得結(jié)果。

富士施樂的知識管理理念

富士施樂把知識管理的理念歸納為四步：

第一是信息收集。它是指使用電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)和多功能一體機去收集信息。

第二是積累并整合信息。為了甄別出所有不同的信息，并將其轉(zhuǎn)換成有價值的信息，企業(yè)應(yīng)該采取有效的手段來管理和使用大量的文件，從而使信息能夠被積累和整合為一個統(tǒng)一的格式后，供更進一步的分析。

第三是快速地解讀及分析信息。即使在今天，我們也常常通過手工的方法把信息制成表格和報告。但是知識管理要求能夠?qū)Υ罅康?、多樣化的信息自動進行迅速的收集和分析。

第四是快速開發(fā)信息。最終，最重要的是允許任何人在任何時間、任何地方，快捷、方便、移動地存取信息。

通過前面的論述，我們可以了解到紙張文件與電子文件之間的格式轉(zhuǎn)換便成為知識分享最主要的障礙。富士施樂提供一系列的文件管理解決方案，幫助企業(yè)實現(xiàn)最有效的知識管理。首先是把信息從紙張形式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，減少辦公室的紙張使用；第二是對紙張和電子化文件中的信息進行一體化管理；第三是信息共享，以確保有效的文件管理，這項任務(wù)可以由富士施樂的ＤｏｃｕＳｈａｒｅ來完成，它是一個基于互聯(lián)網(wǎng)的文件管理軟件；最后一點是將電子文件輸出到紙張上。

對一個企業(yè)來講，要順利實現(xiàn)知識管理，有三個最基本、最重要的元素：信息技術(shù)基礎(chǔ)、人力資源發(fā)展以及內(nèi)容管理。

第一元素信息技術(shù)基礎(chǔ)主要是指電腦和網(wǎng)絡(luò)。它們幫助信息在某一組人群中有效快速地流通。下一步是建立一個門戶的網(wǎng)站和搜索引擎，以便能夠找到某個具體的信息。最后是建立一個移動的環(huán)境，使人們能夠在任何時間、任何地方獲取并使用信息。

第二元素是人力資源的發(fā)展，它在知識管理中是一個非常重要的因素。如果沒有受到良好培訓(xùn)的人員，新知識是無法被創(chuàng)造的。雖然像Ｅｘｃｅｌ這樣的軟件培訓(xùn)是很必要的，但在未來數(shù)年，網(wǎng)上教育，即使用論壇及電子郵件的授課將變得越發(fā)重要。

第三元素是內(nèi)容管理需要創(chuàng)建能被共享的數(shù)字化的數(shù)據(jù)。而下一步的重點將不再是收集更多的信息，而是對內(nèi)容進行管理，排除無效及有害的信息。最后，建立一個能自動分類和分析信息的系統(tǒng)。正如前面所說，知識管理的目的是加強企業(yè)的競爭力。如果知識只局限在管理上，并不被分享，那知識管理只停滯在第一步。