信息化技術： 有關WBS的三個基本問題

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WBS（work breakdown structures）即工程項目工作分解結構。2000版的 PMBOK Guide 將其定義為“wbs編碼是一組以可交付項目產(chǎn)品為導向的項目分解元素，它可以用以組織和定義整個項目范圍內的所有工作內容。編碼每下降一個層次就能更加細致的表現(xiàn)項目工作的細節(jié) ?！?這一定義體現(xiàn)了WBS（work breakdown structures）的幾下幾個特征：

1）它能代表項目的工作活動，并且這一項目工作活動能產(chǎn)生一個切實的結果。
2）它分布于一系列有序的層次結構之中
3）它能代表一項有目標和切實的結果，并且能作為一項可交付的項目成果。
WBS作為一項全面系統(tǒng)的分析工程項目的有效方法和項目管理的基礎性工作，其概念已為項目管理者所熟悉，內容也容易理解，但在實際實施中卻會遇到很多困難，甚至難以推行。造成WBS方法實現(xiàn)困難的基本原因筆者總結為以下三個涉及WBS本質思想和作用方面的問題。1、WBS應該如何分解？2、不同分解方法之間的矛盾如何解決？3、如何理解WBS在項目代碼體系中的地位？
1、 WBS應該如何分解？
關于WBS分解的方法，任何一本項目管理的書籍都有介紹，但大多都是經(jīng)驗性的。在實際應用中仍然會遇到問題：第一，WBS到底應該分解到多細？很明顯由于項目管理的自身特點，在項目計劃階段，沒有人能夠項目所涉及的所有事情都寫出來，那么WBS要分解幾層，到多細呢？ 如果分細不容易，那么就分粗一點吧。每個WBS都只有三層。前兩層是概要，后一層是任務。這時，問題也出來了。有可能同一個項目責任人第一階段與第二階段所過的工作都針對于WBS上的一個葉節(jié)點?？雌饋硭皇窃谧鲆粋€工作。這種也是不合理的。 第二，WBS究竟有什么用 ？WBS把工作按一定格式，分類來填寫，難道只是用WBS提醒一下作者，還有某某事沒有做？那WBS與備忘錄有什么區(qū)別嗎？如此看來，只記住幾個方法是不能做好項目分解工作的，最重要的是要發(fā)現(xiàn)做WBS分解的本質意義所在。
WBS分解的實質思想之一是要體現(xiàn)在項目過程中的項目職責的落實和明確劃分。這個思想可以解答上面出現(xiàn)的兩種疑問。從工程項目管理的特點可以發(fā)現(xiàn)，工程項目實施過程相對松散靈活，但是在責權確認的認證流程上卻是相當嚴謹?shù)?，每一項可交付的項目成果都有嚴格的多方層層確認過程，以保證其項目成果達到各方標準要求?！柏熑蔚饺恕笔琼椖抗芾淼暮诵?，實際工作中項目管理最怕的就是“事情出了沒人認賬，沒人負責”。要避免這個問題的出現(xiàn)，就要在每一層次WBS分解過程中都考慮到項目責任劃分和歸屬，盡可能每一個最底層的節(jié)點都有唯一責任人（或部門）相對應，其分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
2、不同分解方法之間的矛盾如何解決？
工程項目的分解就是把一個已知的工程項目的任務目標，工作范圍和合同要求，按照工程項目的客觀規(guī)律和系統(tǒng)原理分解成若干個便于管理的，相對獨立但又相互聯(lián)系的項目單元（工作任務），以其分解結果——項目單元作為項目的計劃、管理控制和工程項目內部信息傳遞等一系列工程項目管理的對象。原理是容易理解的，但是實際中的問題是, 每個人的解決問題思路不同，同一個項目不同的人有很多種分類, 因為可以按照工作的流程分解,也可以按照系統(tǒng)論的方法進行結構上的分解。不同分解方法側重點不同，相互之間難以統(tǒng)一，這就造成了WBS方法在理論上容易理解但是在實際中操作實施的難度。
針對工程建設項目，造成這一矛盾的最大原因是，我國工程建設項目推行的是合同實物清單報價體系，工程項目的費用支付和工程實物的完成情況是按照合同清單完成情況來核定的，而且我國還專門編定了一系列用于合同概預算的代碼規(guī)范，例如在交通建設工程中就有1~900章詳細的針對交通工程建設施工過程中每一項可能會涉及到的內容的編碼規(guī)范。合同清單分解工程和WBS分解在思路上有本質不同：合同清單分解是按工程實物來劃分，不考慮項目工作的聯(lián)系和結構關系；而WBS是以工藝流程來劃分工程項目，每一個分解單元節(jié)點其要素上不僅包括本節(jié)點的定義，還包括與其他項目節(jié)點之間的邏輯關系，這些節(jié)點合在一起要能共同反映項目的工作結構。這種分解思想上的不同造成了WBS最底層的單元節(jié)點（一個工作包）與合同清單項目形成了多對多的關系，即某一個WBS工作包中包含若干個清單項目的部分內容，同時一個清單項目的內容也可能分布于不同的WBS工作任務包中，這個實際的問題給工程項目實施WBS帶來困難。
解決這一矛盾首先要理解WBS方法的實質作用。WBS思想的最本質的作用之一：它是在實現(xiàn)工程項目的進度/費用的聯(lián)合控制的基礎，如果沒有這個功能，WBS編碼就沒有任何特殊的意義，成了上提到的工作備忘錄。如何進行工程項目的進度/費用的聯(lián)合控制，這個涉及到贏得值原理（EVC），具體使用方法暫不在本文介紹。
既然理解WBS本質作用，就可以針對問題提出對策。項目業(yè)主方在應用WBS方法的時候，不妨首先將其分為兩個部分。
（一）上層部分可稱做項目大項工作分解結構（project summary work breakdown structure 簡稱PSWBS），把整個項目按級別劃分為若干大項和單項，以便于進行管理和控制。
（二）WBS的下層部分可稱做工程公司標準工作分解結構（contractor’s standard work breakdown structure,簡稱CSWBS）。它是工程承建公司為實現(xiàn)各自項目費用/進度綜合控制而建立的標準工作分解結構模式。
業(yè)主方應著重做好PSWBS的劃分工作，并與工程承建方共同協(xié)商做好CSWBS的上幾層的劃分工作，而對于CSWBS的底層的劃分則可以交給工程承建方自己靈活處理。需要注意的是，工程承建方在編制CSWBS的時候，較高層次CSWBS最好按項目的生命周期各個階段，各個里程碑控制點等原則來劃分；而其底層也并不一定要細到合同清單項目，盡可能每個劃分能有一個相對完整的項目交付成果。雖然這還是不能消除WBS單元（準確地說是CSWBS層的分解單元）與對應的合同清單項目之間的多對多關系，但CSWBS層的最終分解單元的層次關系是位于合同清單項目之上的，就可以避免兩種分解編碼同一層次出現(xiàn)而產(chǎn)生的混亂。同時，這樣做既利于實物工作量和費用的衡量統(tǒng)計，也體現(xiàn)出了控制的作用。
3、如何理解WBS在項目代碼體系中的地位作用？
WBS在很多工程項目管理教材中似乎被夸大了，似乎只要有了它項目管理就一定會產(chǎn)生高效率，高效益。而在實際的工程現(xiàn)場單位，WBS卻常常被束之高閣，遠沒有合同概清單，文件編碼系統(tǒng)等用得多。工程分解的工作成了工程工作備忘錄，給工程管理人員帶來了工作上的冗余。出現(xiàn)這種情況筆者認為是沒有正確的認識WBS在項目中的地位，沒有把它放到項目中系統(tǒng)的看待其關聯(lián)。
必須認識到WBS不是孤立存在的，它也不是一套大而全的可覆蓋整個項目分解結構，很多信息，如概算、合同以及管理部門的組織結構等都不能在WBS中完整地表現(xiàn)。于是，作為WBS的補充，又出現(xiàn)了OBS（組織分解結構），RBS（資源分解結構）以及文檔圖紙編碼系統(tǒng)等等。而且，在項目信息編碼與代碼系統(tǒng)中WBS要與其他的編碼系統(tǒng)關聯(lián)起來作用。比如，WBS和OBS結合就可以進行職責配置：把項目工作分解結構WBS看作縱軸，組織分解結構OBS為橫軸，通過兩者的整合確定部門或個人的工作任務和責任。同理，WBS還可以與其他編碼體系結合體現(xiàn)其相對應的配置關系。
同時，WBS在不同階段也有不同的側重作用：
WBS初期的作用：確認項目范圍。
項目計劃時，根據(jù)WBS估算項目進度/成本。
項目執(zhí)行時，檢查項目是否按時按量完成；整體項目路徑的調整；項目進度/費用的聯(lián)合控制。
項目結束時，項目績效衡量。
總的說來，WBS只是項目編碼體系中的一部分，但卻是重要的一部分，它可與其他編碼體系配合體現(xiàn)不同的配置關系；它是貫穿項目管理全過程的一條主線，將項目管理各個階段的工作串聯(lián)起來，形成項目的集成管理。
4 小結
上面提到的三個問題，不是孤立的出現(xiàn)的，往往是在項目工作分解的過程中綜合體現(xiàn)的，只是為了討論的方便，筆者才把它們分解開來論述。最后，對這三個問題做一個整體的回顧。
1） WBS是要體現(xiàn)項目內容、職責的明確劃分和責任落實。
2） WBS是實現(xiàn)工程項目的進度/費用聯(lián)合控制的核心和基礎。
3） 它是貫穿工程項目全過程的一條主線，能將計劃、實施控制、業(yè)績評價串聯(lián)起來，形成項目的集成管理。
4） 真正使工程項目管理以項目任務（工作）為中心，更加強化目標管理方法。
WBS的使用方法，應注意如下原則問題：
1） 在WBS分解前要認真研究合同，了解項目的范圍和任務。
2） WBS是把一個比較復雜的事情逐步分解為比較簡單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰和可控, 分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
3） 分解中要結合責任體系和任務，把握各責任人的管理深度。
4） WBS不應孤立存在，它可以和項目中其他的編碼體系結合起來以體現(xiàn)出不同的管理意義。

來源：項目管理者聯(lián)盟