IT成本管理的實(shí)施過(guò)程分析

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

成本管理在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中一般分三個(gè)環(huán)節(jié)，一是計(jì)劃階段，主要是為實(shí)施IT會(huì)計(jì)做準(zhǔn)備，制定IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)及核算體系計(jì)劃，并對(duì)實(shí)施IT會(huì)計(jì)進(jìn)行可行性研究。這一階段一般耗時(shí)3-6個(gè)月，IT組織的規(guī)模越大，組織結(jié)構(gòu)越復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的獲得越容易，所耗時(shí)間越短。二是IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施階段。這一階段主要是準(zhǔn)備數(shù)據(jù)；選擇、安裝、測(cè)試軟件；調(diào)試系統(tǒng)、監(jiān)測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行等工作。一般耗時(shí)6個(gè)月或更多時(shí)間，這主要決定于實(shí)施所需的數(shù)據(jù)及工具，如果信息容易取得、實(shí)施工具先進(jìn)、適當(dāng)，則需要時(shí)間就會(huì)短。三是IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行使用階段。這一階段主要是核算提供IT服務(wù)的成本及相應(yīng)的收費(fèi)，檢查這些數(shù)據(jù)的正確性，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行差異分析，修正IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

計(jì)劃階段

團(tuán)隊(duì)組建及組織關(guān)系

在計(jì)劃階段要首先組建好IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)團(tuán)隊(duì)。整個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由以下人員組成：

·組織的信息系統(tǒng)總經(jīng)理

·財(cái)務(wù)部門(mén)高級(jí)經(jīng)理

·IT服務(wù)的收費(fèi)客戶

·IT服務(wù)管理人員

IT財(cái)務(wù)管理部門(mén)，是IT服務(wù)管理層不可缺少的組成部分，是一個(gè)常設(shè)部門(mén)，負(fù)責(zé)建設(shè)、運(yùn)行及維護(hù)IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)（包括預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)），與IT服務(wù)的其他流程的管理層有同等的地位。IT財(cái)務(wù)經(jīng)理直接向IT服務(wù)管理層匯報(bào)。如果組織規(guī)模較小時(shí)，不單設(shè)IT財(cái)務(wù)部門(mén)，IT成本管理工作一般由組織的財(cái)務(wù)部門(mén)與IT服務(wù)部門(mén)共同負(fù)擔(dān)。無(wú)論怎樣，IT會(huì)計(jì)核算工作由IT部門(mén)負(fù)責(zé)，因?yàn)檫@是保證IT部門(mén)實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的工具。

可行性研究

　可行性也就是對(duì)項(xiàng)目的必要性、可能性和合理性·等問(wèn)題進(jìn)行分析論證。對(duì)IT服務(wù)實(shí)行成本管理是否必要、有無(wú)實(shí)現(xiàn)的可能性，實(shí)行成本管理是否符合成本與效益原則，是計(jì)劃階段應(yīng)該回答的問(wèn)題?？尚行匝芯康闹饕ぷ靼ǎ?

·確定實(shí)行成本管理所需的人、財(cái)、物等資源；

·界定與組織其他部門(mén)的財(cái)務(wù)界限；

·定量分析實(shí)行IT成本管理的成本與效益，評(píng)價(jià)其合理性；

·提出收費(fèi)政策建議方案；

·提出初步的實(shí)施計(jì)劃，計(jì)劃應(yīng)該包括：成本分析、IT會(huì)計(jì)核算收費(fèi)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)施與實(shí)施后評(píng)價(jià)；

·評(píng)價(jià)實(shí)行IT會(huì)計(jì)的工具（包括各種賬冊(cè)、計(jì)算、存儲(chǔ)設(shè)備）；

·風(fēng)險(xiǎn)分析，對(duì)可能影響成功實(shí)行IT會(huì)計(jì)的因素進(jìn)行分析，找出敏感因素，加以控制防范。

實(shí)施

成本管理的實(shí)施可以在一個(gè)會(huì)計(jì)年度的任意時(shí)間進(jìn)行。但是這不意味著建立IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)使用的成本數(shù)據(jù)也可以是任意時(shí)段的，一般均要求用一年的成本數(shù)據(jù)來(lái)估算每個(gè)成本單位的成本價(jià)值。當(dāng)無(wú)法得到一年的數(shù)據(jù)時(shí)，一般我們要通過(guò)預(yù)測(cè)補(bǔ)全數(shù)據(jù)，但要注意對(duì)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，通過(guò)檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)才可以利用，否則風(fēng)險(xiǎn)會(huì)比較大。這一階段的主要工作有：

系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)備工作：這些工作主要包括：

·文件準(zhǔn)備工作，主要有IT會(huì)計(jì)制度文件準(zhǔn)備、編制用戶手冊(cè)、工作記錄手冊(cè)及IT財(cái)務(wù)管理人員工作指南等。

·員工培訓(xùn)工作：對(duì)IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)的每位員工都要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。對(duì)原IT人員要加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)技能的培訓(xùn)，理解會(huì)計(jì)原理及本質(zhì)；對(duì)于原財(cái)務(wù)人員則要加強(qiáng)IT知識(shí)技能的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)使所有IT財(cái)務(wù)管理人員都能理解會(huì)計(jì)原理以及IT服務(wù)管理各流程的基本原則。

建立成本中心或利潤(rùn)中心：根據(jù)設(shè)立責(zé)任中心的政策需要，設(shè)立相應(yīng)的責(zé)任中心形式。如果著重考核IT服務(wù)部門(mén)的成本和費(fèi)用支出，IT服務(wù)部門(mén)不形成收入或者不考核其收入的情況下，可以設(shè)立成本中心。如果IT服務(wù)部門(mén)被看作一個(gè)單獨(dú)的組織單位來(lái)衡量其一定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)--利潤(rùn)，則可以將IT服務(wù)部門(mén)設(shè)立為利潤(rùn)中心。

建立數(shù)據(jù)搜集機(jī)制：實(shí)施階段需要的信息包括：工作量、服務(wù)種類(lèi)、客戶、成本、資源存量等，要建立起這些數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)。工作量及服務(wù)種類(lèi)數(shù)據(jù)可以從容量管理數(shù)據(jù)庫(kù)取得，成本、資源存量數(shù)據(jù)可以從會(huì)計(jì)及配置管理部門(mén)獲得。

選擇、安裝、調(diào)試軟件：選擇經(jīng)過(guò)可行性研究證明是可行的軟件，購(gòu)買(mǎi)安裝，以各種可能的數(shù)據(jù)和操作條件對(duì)程序進(jìn)行試驗(yàn)，找出問(wèn)題加以修改，使之完全符合設(shè)計(jì)要求。

試運(yùn)行：在正式運(yùn)營(yíng)前要先試運(yùn)行IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)，這樣，一方面可以在服務(wù)收費(fèi)之前提醒IT資源使用大戶，調(diào)整其IT資源用量及態(tài)度；另一方面成本核算及收費(fèi)系統(tǒng)設(shè)計(jì)可能存在一些缺陷，通過(guò)試運(yùn)行發(fā)現(xiàn)以后，進(jìn)行糾正，保證IT科技核算及收費(fèi)系統(tǒng)公平、可信。同時(shí)可以積累一定的經(jīng)驗(yàn)。

正式運(yùn)營(yíng)

正式運(yùn)營(yíng)階段的工作主要是搜集系統(tǒng)每天產(chǎn)生的成本及收費(fèi)數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)差異，分析調(diào)查差異，處理差異。

發(fā)現(xiàn)差異

IT會(huì)計(jì)人員將每月、每年的實(shí)際數(shù)據(jù)與相應(yīng)的預(yù)算、計(jì)劃數(shù)據(jù)相比較，確定其差額，發(fā)現(xiàn)例外情況。這些比較數(shù)據(jù)包括成本、收益、工作量、服務(wù)水平等。

分析調(diào)查差異

差異分析是指確定差異的數(shù)額，將其分解為不同的差異項(xiàng)目，并在此基礎(chǔ)上調(diào)查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報(bào)告。只有通過(guò)調(diào)查研究，找到原因，分清責(zé)任，才能采取糾正行動(dòng)，收到降低成本的實(shí)效。

發(fā)生差異的原因很多，可以分為三類(lèi)：

執(zhí)行人的原因，包括過(guò)錯(cuò)、沒(méi)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)水平低、責(zé)任心差、不協(xié)作等；

目標(biāo)不合理，包括原來(lái)制定的目標(biāo)過(guò)高或過(guò)低，或情況變化使目標(biāo)不再適用等；

實(shí)際成本核算有問(wèn)題，包括數(shù)據(jù)記錄、加工和匯總有錯(cuò)誤，故意的造假等。只有通過(guò)調(diào)查研究，才能找到具體原因，并針對(duì)原因采取糾正行動(dòng)。

處理差異

針對(duì)不同的差異處理方法不同。

成本差異處理：當(dāng)實(shí)際成本高于預(yù)算成本時(shí)，一般情況下，IT部門(mén)會(huì)將高出的成本轉(zhuǎn)移到客戶身上，特別是成本的差異是由于向客戶提供的專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)造成的。但這種差異是IT會(huì)計(jì)人員的管理重點(diǎn)，不能因此而無(wú)限制地提高成本轉(zhuǎn)移到客戶身上，因?yàn)榭蛻粲锌赡芤虼诉x擇其他供應(yīng)商。

收益差異處理：收益下降是不利差異，IT會(huì)計(jì)人員分析其原因，如果是工作量預(yù)算太高造成的可適當(dāng)調(diào)整工作量，如果是由于服務(wù)成本過(guò)高造成的收益降低，IT會(huì)計(jì)人員要努力尋求降低成本，提高效益的途徑。如果是服務(wù)定價(jià)太低，則可以調(diào)整定價(jià)。

服務(wù)水平差異處理：一般由服務(wù)水平管理部門(mén)處理差異問(wèn)題。

工作量差異處理：工作量的變化會(huì)帶來(lái)兩個(gè)問(wèn)題：一是誰(shuí)為增加的工作量付費(fèi)？二是如何付費(fèi)？如果由于偶然原因，客戶的服務(wù)工作量增加了，IT會(huì)計(jì)人員要考慮IT部門(mén)的工作能力是否可以滿足，如果可以，與客戶商談收費(fèi)，但也要考慮到其他客戶是否同意，因?yàn)槟骋豢蛻舻姆?wù)工作量的增加可能傷害到其他客戶的服務(wù)。因此一般也由服務(wù)水平管理部門(mén)介入。

控制和報(bào)告

為保證IT服務(wù)會(huì)計(jì)核算的有效性，財(cái)務(wù)管理人員要監(jiān)測(cè)、控制IT會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行，對(duì)每天的會(huì)計(jì)核算、收費(fèi)情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)管理，并向IT服務(wù)管理部門(mén)提交管理報(bào)告。

管理報(bào)告

管理報(bào)告一般每月或每季向IT服務(wù)管理部門(mén)或高級(jí)IT管理委員會(huì)提交，內(nèi)容主要包括IT服務(wù)成本與收入總結(jié)以及資產(chǎn)負(fù)債表等。

管理報(bào)告的格式

管理報(bào)告沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，但一般都以下兩類(lèi)：

1. 向客戶提供的IT服務(wù)管理報(bào)告。這類(lèi)報(bào)告一般內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，主要包括：

· 在會(huì)計(jì)年度內(nèi)客戶發(fā)生在IT方面的費(fèi)用；

· 成本支付與預(yù)期估計(jì)是否相符？

· 目前的收費(fèi)政策及IT會(huì)計(jì)核算方法；

· IT部門(mén)如何服務(wù)增加投資；

· 實(shí)際與預(yù)算之間的任何差異，引起這些差異的原因以及IT部門(mén)采取的相應(yīng)措施。

2. 向IT服務(wù)管理層提交的報(bào)告包括：

· IT服務(wù)的總成本與收益；

· 對(duì)每一IT單位進(jìn)行的成本分析（按IT部門(mén)、平臺(tái)、或其他相關(guān)單位）；

· 成本管理制度本身的成本及存在的問(wèn)題；

· 未來(lái)投資計(jì)劃；

· 降低成本的渠道分析。

良好的管理報(bào)告應(yīng)滿足的要求

· 報(bào)告內(nèi)容應(yīng)與其責(zé)任范圍一致；

· 報(bào)告的信息要適合使用人的需要；

· 報(bào)告的時(shí)間要符合控制的要求；

· 報(bào)告的列示要簡(jiǎn)明、清晰、實(shí)用。

來(lái)源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟