知識庫管理應(yīng)注意的幾個方面

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

         在知識庫的建立中，最大的挑戰(zhàn)之一就是確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。當(dāng)前，許多公司都試圖建立復(fù)雜的知識管理系統(tǒng)。但是由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不能得到及時更新，這些知識庫系統(tǒng)都沒有給公司創(chuàng)造什么價值。
        沒有第一手的知識，照樣可以對知識管理系統(tǒng)的投入做出解釋；根據(jù)關(guān)鍵詞或其他的搜索方法也同樣可以檢索到任何一個文件。但是記住，沒有正常的機(jī)制，沒有專用的資源，知識庫將會變?yōu)橐粋€"垃圾庫"。
        首先確定企業(yè)需要管理哪些知識。知識庫的內(nèi)容體現(xiàn)了企業(yè)的核心競爭能力，因此不是所有知識都需要同樣力度的關(guān)注，應(yīng)該分清主次，使得員工了解企業(yè)對知識價值的衡量標(biāo)準(zhǔn)。對于原本存在于員工身上的知識，是否都能夠，以及都有必要記錄到知識庫中呢？比方說下面的幾種情況，將知識保存下來的努力是無效的：
        有些知識無法完全用文字準(zhǔn)確表述出來。即便聯(lián)想的柳傳志，海爾的張瑞敏公開發(fā)表了如此多的講話，至少目前還沒有看到他們的競爭對手中有誰有能力復(fù)制了這兩位企業(yè)家的成功，便是這個原因。
        有些知識沒有必要記錄到知識庫中。這是從費用、時效的角度考慮；比方說一家小企業(yè)的客戶服務(wù)工作，也許只有兩三個人在做；如果建立一個基于軟件的知識庫，企業(yè)未必有這個財力和人力；而銷售人員關(guān)于客戶、市場的看法，存儲超過半年，也許三個月就不再有價值了；即便記錄了，最終記錄下來的往往并不是最重要的知識。
        擴(kuò)大知識獲取的空間范圍，簡化知識表達(dá)的難度。采用知識管理軟件和會議的方式，提供方便，高效的技術(shù)手段，使得知識的產(chǎn)生能夠隨時隨地方便地記錄到知識管理系統(tǒng)中。控制知識庫的輸入的質(zhì)量。知識管理是為提升業(yè)務(wù)績效服務(wù)，應(yīng)該責(zé)任到人，而不一定要求所有的人都參加。由專人負(fù)責(zé)，該人需要對業(yè)務(wù)了解，具有良好的文字能力，有能力對知識進(jìn)行評價。此外需要定期，召開會議，對知識方向進(jìn)行回顧，對積累的知識進(jìn)行評估，提升知識庫中知識的質(zhì)量。