IT部門(mén)　少花錢(qián)多辦事十四法則

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眼下也許正是向公司表明如何利用開(kāi)源軟件、虛擬化、云計(jì)算或軟件即服務(wù)（SaaS）節(jié)省資金的大好時(shí)機(jī)。被逼到懸崖邊緣的高層管理人員可能樂(lè)于接受這種想法。簡(jiǎn)而言之，眼下是IT顯示其真正價(jià)值的時(shí)候。

數(shù)據(jù)管理服務(wù)提供商DataMotion公司的首席運(yùn)營(yíng)官Patti Dock說(shuō): “IT人員在今年應(yīng)當(dāng)鼓起勇氣、采取行動(dòng)，表明IT如何能夠提高業(yè)務(wù)效率?！?/P>

下面這14個(gè)方法可以幫IT部門(mén)少花錢(qián)、卻獲得同樣或更好的效果——同時(shí)在這過(guò)程中對(duì)員工沒(méi)有不利影響。

1白紙黑字明確項(xiàng)目

想少做事，第一步就是弄清楚IT部門(mén)的實(shí)際負(fù)擔(dān)。換句話(huà)說(shuō)，查清楚維持系統(tǒng)正常運(yùn)行所需要的全部資源。

企業(yè)管理集團(tuán)（Enterprise Management Group）多年來(lái)專(zhuān)門(mén)為面臨困境的IT部門(mén)排憂(yōu)解難，該公司的CEO Jim Smith說(shuō): “這項(xiàng)工作做起來(lái)比說(shuō)起來(lái)要難?！?/P>

作為一家服務(wù)公司，Smith所在公司需要接手大企業(yè)內(nèi)部的IT運(yùn)營(yíng)工作，幫助每個(gè)經(jīng)理管理好員工在來(lái)年的工作時(shí)間。然后，Smith會(huì)把結(jié)果交給管理班子。項(xiàng)目清單中的項(xiàng)目數(shù)量總是很多，人手總是不足。管理人員只好公開(kāi)討論資助哪些項(xiàng)目、砍掉哪些項(xiàng)目。

Smith表示，他領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)經(jīng)常在不到三個(gè)月的時(shí)間里把每家企業(yè)的IT預(yù)算削減10%到20%?！拔覀儙椭蠹艺J(rèn)清一點(diǎn): IT并不是不可捉摸的東西。一旦業(yè)務(wù)部門(mén)理解了IT，他們?cè)僖膊粫?huì)事后對(duì)IT說(shuō)三道四了，因?yàn)樽龀鰶Q策的是業(yè)務(wù)部門(mén)自己?！?/P>

2 側(cè)重于短期見(jiàn)效項(xiàng)目

多年來(lái)，IT經(jīng)理學(xué)會(huì)了戰(zhàn)略思考、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。福賽思解決方案集團(tuán)（Forsythe Solutions Group）的IT戰(zhàn)略主管Joe Wolke表示，但對(duì)許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，未來(lái)就是眼前。

他說(shuō): “如果IT部門(mén)今年的任務(wù)是減少開(kāi)支，那么三五年后才能獲得豐厚回報(bào)的項(xiàng)目毫無(wú)意義?！?/P>

如果手頭上的某個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目前后歷時(shí)多年，就應(yīng)當(dāng)分成多個(gè)部分，找出短期回報(bào)最大的部分，然后先實(shí)施這些部分。世界變化太快了，別把賭注壓在可能永遠(yuǎn)都無(wú)法獲得的長(zhǎng)期回報(bào)上。他說(shuō): “一定要?jiǎng)?wù)實(shí)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行局部?jī)?yōu)化可能存在風(fēng)險(xiǎn)，但如果擔(dān)心公司無(wú)法長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)下去，做出這個(gè)選擇實(shí)乃明智之舉?！?/P>

3 降低服務(wù)級(jí)別

面對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提出的技術(shù)要求時(shí)，許多IT部門(mén)根本不會(huì)拒絕。結(jié)果是，內(nèi)部維護(hù)和服務(wù)協(xié)議的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了維持業(yè)務(wù)運(yùn)行的要求。

Wolke說(shuō): “許多公司把錢(qián)花在了高出預(yù)期目標(biāo)的維護(hù)上。如果問(wèn)客戶(hù)他們想要什么級(jí)別的服務(wù)，他們總會(huì)說(shuō)‘7×24’（每周七天、每天24小時(shí)）。你要與客戶(hù)一起坐下來(lái)，問(wèn)問(wèn)‘如果該系統(tǒng)星期天凌晨2點(diǎn)出故障，真需要有人過(guò)來(lái)解決嗎？還是可以等到星期一上午7點(diǎn)再解決？’”

Technisource管理服務(wù)公司的總經(jīng)理John Baschab建議IT經(jīng)理在與業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員會(huì)談時(shí)，帶上一份服務(wù)清單，每項(xiàng)服務(wù)都要注明成本和使用量方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)字。

他補(bǔ)充說(shuō): “你可以這么講‘建議取消周末和深夜支持服務(wù)，因?yàn)榛ㄙM(fèi)很大，每個(gè)小時(shí)只能受理四個(gè)客戶(hù)電話(huà)?！绻阕寣?duì)方有機(jī)會(huì)自行選擇，就極有可能洽談成功?！?/P>

Wolke表示，對(duì)內(nèi)部服務(wù)有合理預(yù)期也能讓IT人員少折騰: “要求員工每周七天、每天24小時(shí)維護(hù)系統(tǒng)，而且走到哪里都要帶著手機(jī)，IT操作人員會(huì)被折騰壞。”

4 最大限度地利用存儲(chǔ)

數(shù)據(jù)需求在與日俱增，恐怕也沒(méi)必要現(xiàn)在購(gòu)買(mǎi)更多的存儲(chǔ)資源，特別是在幾年后才能獲得投資回報(bào)的情況下。

存儲(chǔ)軟件開(kāi)發(fā)商APTARE的CEO Richard Clark強(qiáng)調(diào)，大多數(shù)企業(yè)只用了存儲(chǔ)資源中30%到45%——而且數(shù)量眾多的存儲(chǔ)資源沒(méi)有被收回來(lái)。他說(shuō): “精明的企業(yè)會(huì)非常善于分析，了解實(shí)際上有多少存儲(chǔ)資源可以使用。而不是只了解分配多少存儲(chǔ)資源。這就能大幅節(jié)省成本支出?！?/P>

IT成本優(yōu)化解決方案提供商Apptio的CEO Sunny Gupta表示，另一個(gè)措施就是清除無(wú)用數(shù)據(jù)。

他說(shuō): “誰(shuí)都知道這么做，但真做起來(lái)很難，因?yàn)檫@牽涉到不同部門(mén)。要讓員工查遍所有網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)或應(yīng)用存儲(chǔ)系統(tǒng)，把不再需要的數(shù)據(jù)扔掉或歸檔。存儲(chǔ)成本高昂——管理1GB數(shù)據(jù)需要7到12美元，而且每年在以30%到50%的速度增長(zhǎng)。從每個(gè)員工那里收回?cái)?shù)GB的存儲(chǔ)空間就能節(jié)省20萬(wàn)美元或更多?！?/P>

5 采用開(kāi)源軟件

誰(shuí)都知道采用開(kāi)源軟件的好處，也知道面臨的風(fēng)險(xiǎn)。為Java應(yīng)用開(kāi)發(fā)開(kāi)源集群產(chǎn)品的Terracotta公司的CEO Amit Pandey表示，開(kāi)源軟件已在企業(yè)環(huán)境方面取得了長(zhǎng)足發(fā)展。

Pandey說(shuō): “現(xiàn)在有一些非常好的開(kāi)源產(chǎn)品可以替代Weblogic等整體式JEE應(yīng)用服務(wù)器。Spring、Jetty和Tomcat等輕型組件不但可以節(jié)省前期成本，還大大減少了開(kāi)發(fā)工作。與之相似的是，如果MySQL等開(kāi)源數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合高性能的內(nèi)存數(shù)據(jù)管理解決方案，就能取代價(jià)格昂貴的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而大幅節(jié)省許可費(fèi)和日常支持成本。”

比方說(shuō)，商業(yè)建筑公司Balfour Beatty需要把JD Edwards Enterprise One和AutoDesk Constructware應(yīng)用軟件集成到新的erp系統(tǒng)中時(shí)，它就借助了一款名為Jitterbit的開(kāi)源集成解決方案。

Balfour Beatty公司的CIO Kasey Bevans說(shuō): “Jitterbit的解決方案提供了與競(jìng)爭(zhēng)解決方案同樣可靠的架構(gòu)，總體擁有成本卻低得多。除了集成到ERP外，我們還能夠直接使用Jitterbit，不需要太多培訓(xùn)，就能讓銀行交易過(guò)程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化?！?/P>

Solstice Consulting公司的執(zhí)行合伙人Schwan表示，使用開(kāi)源軟件取決于幾個(gè)因素，包括法規(guī)遵從和安全要求以及對(duì)該軟件的支持有多廣泛。

Schwan說(shuō): “能夠指望哪個(gè)開(kāi)源軟件通常要看背后支持的社區(qū)規(guī)模有多大、討論和活躍度如何、新版本或新特性多久能出現(xiàn)，開(kāi)源社區(qū)投入得越多，投資該開(kāi)源軟件就越安全。”

6 考慮使用翻新的硬件

資本預(yù)算比以往任何時(shí)候都來(lái)得緊張，因此對(duì)數(shù)據(jù)中心全面改造可以等一等。但I(xiàn)T部門(mén)照樣可以用翻新或二手設(shè)備，無(wú)需花很多錢(qián)就能增加功能和容量。

經(jīng)銷(xiāo)二手網(wǎng)絡(luò)硬件的全球分銷(xiāo)商Vibrant Technologies公司副總裁Corey Donovan說(shuō): “更新服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)耗時(shí)很長(zhǎng)，更不用說(shuō)耗資巨大了。所以，越來(lái)越多的IT經(jīng)理在最大限度地利用現(xiàn)有硬件，而不是進(jìn)行全面升級(jí)。對(duì)內(nèi)存、硬盤(pán)和CPU等零部件的需求遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了對(duì)完整系統(tǒng)的需求。我們的客戶(hù)在最大限度地利用已安裝硬件，并從二手市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)這些零部件，節(jié)省了至少50%的費(fèi)用。”

Technisource公司的Baschab表示，如果翻新舊系統(tǒng)不是辦法，那就去買(mǎi)倒閉企業(yè)的技術(shù)資產(chǎn)，也許能最大限度地利用IT資金。Baschab說(shuō): “清算人很想賣(mài)掉資產(chǎn)，這些二手設(shè)備的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不是很激烈?？梢猿么藱C(jī)會(huì)淘到一些非常劃算的設(shè)備?！?/P>

7 有選擇使用虛擬化技術(shù)

福賽思解決方案集團(tuán)的Wolke表示，即使對(duì)數(shù)據(jù)中心的一部分進(jìn)行虛擬化，也能節(jié)省機(jī)架空間、電源及冷卻、維護(hù)和災(zāi)難恢復(fù)等方面的費(fèi)用，還能提高靈活性。不過(guò)他也提醒，不是什么都可以虛擬化的。

Wolke說(shuō): “要是資產(chǎn)沒(méi)有到折舊年限，或者折舊年限延長(zhǎng)、避免了資本費(fèi)用，虛擬化不會(huì)削減硬件成本?！笨斓缴芷谀┢诘姆?wù)器最適合虛擬化了。

但Apptio公司的Gupta提醒，別指望通過(guò)采用虛擬化來(lái)迅速解決預(yù)算問(wèn)題。他說(shuō): “試圖采用虛擬環(huán)境不是最容易的事情。前期投資會(huì)更多，而且在較長(zhǎng)時(shí)間后才能獲得回報(bào)。公司可能在頭兩年要投入更多的時(shí)間和精力來(lái)處理人員和服務(wù)器問(wèn)題、軟件許可證以及虛擬環(huán)境的管理。但如果作為中長(zhǎng)期戰(zhàn)略來(lái)部署，虛擬化可以為客戶(hù)省錢(qián)。

8 清除陳舊的應(yīng)用程序

Apptio公司的Gupta強(qiáng)調(diào)，預(yù)算緊張反而為清理無(wú)力支持的冗余或遺留應(yīng)用程序提供了一個(gè)機(jī)會(huì)。

Gupta對(duì)竭力削減成本的IT經(jīng)理的第一個(gè)忠告就是“找出不再使用或者很少使用，但是仍占用基礎(chǔ)架構(gòu)、支持人員、許可費(fèi)和管理費(fèi)用的應(yīng)用程序。把它們清除掉，收回許可費(fèi)，并從預(yù)算中劃掉?！?/P>

福賽思解決方案集團(tuán)的Wolke補(bǔ)充說(shuō): “合理化精簡(jiǎn)應(yīng)用程序向來(lái)是難題。公司有多少個(gè)不同的工資或客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)？實(shí)際上很少有系統(tǒng)被清除。但目前這樣的經(jīng)濟(jì)環(huán)境往往促使業(yè)務(wù)主管們果斷行動(dòng)，表示‘不管喜不喜歡該應(yīng)用程序，都得清除掉?！巯抡每梢酝Ｓ冒嘿F硬件、騰出數(shù)據(jù)中心的場(chǎng)地，不必要求公司內(nèi)部擁有某些技能?！?/P>

主機(jī)托管和應(yīng)用管理提供商N(yùn)aviSite的首席營(yíng)銷(xiāo)官Rathin Sinha表示，現(xiàn)在是清除還在付費(fèi)、但其實(shí)沒(méi)人在用的應(yīng)用軟件的時(shí)候了。

9 積極采用云計(jì)算

云計(jì)算只需要少許成本，就能提供功能完備的數(shù)據(jù)中心具有的優(yōu)點(diǎn)。但與虛擬化一樣，云計(jì)算也并不是適合所有的應(yīng)用或者對(duì)法規(guī)遵從或安全要求很高的企業(yè)的。

Gupta說(shuō): “利用云計(jì)算可以節(jié)省成本，但這種觀點(diǎn)也不是絕對(duì)的。如果是一家金融服務(wù)公司或《財(cái)富》100強(qiáng)公司，就要認(rèn)真考慮云計(jì)算的數(shù)據(jù)安全性、可靠性和可用性?！?/P>

Ian Knox是提供基于云的虛擬實(shí)驗(yàn)室的Skytap公司的產(chǎn)品管理主管。他建議，如果真決定要遷移到云，應(yīng)當(dāng)從未得到充分利用、成本很高的IT環(huán)境入手?！跋駪?yīng)用開(kāi)發(fā)和測(cè)試環(huán)境這些動(dòng)態(tài)環(huán)境非常適合遷移到云，因?yàn)楹苋菀赘鶕?jù)需要來(lái)增加或減少容量和費(fèi)用?！?/P>

Solstice Consulting公司的Schwan表示，公司使用云計(jì)算來(lái)模擬客戶(hù)環(huán)境以便測(cè)試軟件，而成本只有傳統(tǒng)解決方案的一小部分。

他說(shuō): “過(guò)去，我們得購(gòu)置服務(wù)器，還要把客戶(hù)軟件裝在服務(wù)器上?，F(xiàn)在可以通過(guò)GoDaddy服務(wù)來(lái)啟動(dòng)虛擬機(jī)，每月費(fèi)用不到40美元; 或者通過(guò)亞馬遜的EC2服務(wù)，使用功能全面的微軟SQL Server，每小時(shí)的費(fèi)用還不到1美元?，F(xiàn)在人們絕對(duì)可以充分利用這樣的服務(wù)，只有需要時(shí)才付費(fèi)?！?/P>

他補(bǔ)充說(shuō): “花旗銀行或星巴克會(huì)在兩三年內(nèi)扔掉企業(yè)基礎(chǔ)架構(gòu)、遷移到云嗎？恐怕不會(huì)。但是我確實(shí)認(rèn)為，這些大企業(yè)開(kāi)始通過(guò)測(cè)試環(huán)境投資于云計(jì)算。”

10 別忘了SaaS

與云計(jì)算一樣，使用軟件即服務(wù)（SaaS）取代企業(yè)應(yīng)用軟件可以減少固定成本，提高靈活性。

但Apptio公司的Gupta表示，SaaS通常更適用于還沒(méi)有在應(yīng)用軟件（如SaaS提供商提供的那些應(yīng)用軟件）上投入大筆基礎(chǔ)設(shè)施投資的小企業(yè)。

他問(wèn)道: “如果公司在關(guān)注一類(lèi)新的應(yīng)用軟件，又沒(méi)有這方面的人員或?qū)ｉL(zhǎng)，既然可以用可變的成本結(jié)構(gòu)，為什么要用固定成本結(jié)構(gòu)來(lái)構(gòu)建內(nèi)部開(kāi)發(fā)小組呢？用SaaS縮減開(kāi)支要容易得多?！?/P>

Schwan強(qiáng)調(diào)，有些SaaS應(yīng)用軟件（如客戶(hù)關(guān)系管理和銷(xiāo)售隊(duì)伍自動(dòng)化）比另一些應(yīng)用軟件來(lái)得成熟。他建議IT經(jīng)理不妨從集成度很好的SaaS應(yīng)用軟件入手，那樣他們就能熟悉這種環(huán)境。

11 縮短開(kāi)發(fā)周期

敏捷開(kāi)發(fā)生命周期管理方案提供商Rally Software公司的首席技術(shù)官Ryan Martens表示，敏捷開(kāi)發(fā)等快速軟件開(kāi)發(fā)方法可以花更少的成本和人力、更快見(jiàn)效。

他說(shuō): “與采用瀑布方法的傳統(tǒng)項(xiàng)目相比，敏捷軟件開(kāi)發(fā)方法加強(qiáng)了合作，提高了工作效率，加快了產(chǎn)品上市速度，而且更符合總體業(yè)務(wù)要求?！?/P>

敏捷開(kāi)發(fā)避開(kāi)了項(xiàng)目里程碑和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，主張每天與業(yè)務(wù)部門(mén)相關(guān)人員碰面，致力于每個(gè)月都要拿出可以交付的產(chǎn)品。Rally Software公司委托QSM Associates進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，在軟件缺陷數(shù)量相同的情況下，使用敏捷方法的小組交付軟件的時(shí)間縮短了37%。

Technisource公司的Baschab表示，但快速開(kāi)發(fā)也有其不足，尤其是在受到嚴(yán)格管制的行業(yè)。要不要采用敏捷方法取決于涉及的風(fēng)險(xiǎn)和要求遵從的法規(guī)。

他強(qiáng)調(diào): “有些公司比較適合使用敏捷開(kāi)發(fā)。首先確保符合法規(guī)遵從的所有要求。我不希望像美國(guó)宇航局或金融服務(wù)公司這樣的機(jī)構(gòu)用它?！?/P>

12 防止郵件上癮

讓員工提高工作效率的一個(gè)方法就是讓他們盡量少用電子郵件。據(jù)Osterman Research公司聲稱(chēng)，單單為了管理電子郵件，每個(gè)辦公室職員平均每年要花掉847個(gè)小時(shí)，占了40%多的工作時(shí)間。

提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件來(lái)跟蹤問(wèn)題和缺陷的AdminiTrack公司總裁Krishen Kota表示，問(wèn)題不只在于員工在浪費(fèi)太多時(shí)間，還在于用郵件處理不該處理的任務(wù)。

Kota說(shuō): “許多員工通過(guò)電子郵件參與小組討論，然后試圖通過(guò)郵件、而不是使用集中式系統(tǒng)來(lái)跟蹤任務(wù)。結(jié)果就是，郵件發(fā)來(lái)發(fā)去，越來(lái)越混亂，工作效率也越來(lái)越低。這就像好多人發(fā)出來(lái)的一大堆乒乓球在多個(gè)表面上飛快地彈來(lái)彈去。”

他表示，一種比較好的方法是采用面對(duì)面討論或者電話(huà)會(huì)議的形式，以便更有效地管理每個(gè)人的時(shí)間: “影響工作效率的溝通總是避免不了的，不過(guò)在溝通之前想一想哪種溝通方法更有效，就能夠大幅提高工作效率?！?/P>

13 用免費(fèi)服務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)員工

如果還沒(méi)有回頭聯(lián)系主要的供應(yīng)商、洽談更優(yōu)惠的交易，現(xiàn)在無(wú)疑是大好時(shí)機(jī)。Technisource公司的Baschab表示，就算供應(yīng)商已給了公司最大優(yōu)惠，還是可以提供不用它花錢(qián)的一些東西，比如額外培訓(xùn)、邀請(qǐng)參加重大活動(dòng)的名額，甚至免費(fèi)咨詢(xún)服務(wù)。

他說(shuō): “如果供應(yīng)商已經(jīng)在為10個(gè)人開(kāi)培訓(xùn)課程，加一個(gè)人也不會(huì)讓對(duì)方破費(fèi)太多。供應(yīng)商可能在贊助某次活動(dòng)或大會(huì)，一些多出來(lái)的通行證可以給部門(mén)主管，可以轉(zhuǎn)手把通行證送給員工; 他們會(huì)心懷感激: 因?yàn)榧词乖谶@么困難的時(shí)期，公司還是愿意在他們身上投資。

同時(shí)，咨詢(xún)公司可能有一些專(zhuān)家在隨時(shí)待命，他們?cè)诘热蝿?wù)派來(lái)時(shí)，可以為公司的內(nèi)部項(xiàng)目提供咨詢(xún)。問(wèn)一下現(xiàn)在能不能利用他們的專(zhuān)長(zhǎng)，等公司經(jīng)濟(jì)條件寬裕了再補(bǔ)償。

14 變相提高員工待遇

如果今年沒(méi)有加薪，就要想辦法降低員工每天來(lái)上班的成本。Baschab強(qiáng)調(diào): “降低員工的因公開(kāi)銷(xiāo)其效果相當(dāng)于變相給他們加薪?！?/P>

比方說(shuō)，允許穿便裝上班可以減少員工的干洗費(fèi)，而遠(yuǎn)程辦公可以為員工節(jié)省燃油費(fèi)或通行費(fèi)。Baschab強(qiáng)調(diào)，如果需要一些面對(duì)面的交流，思科網(wǎng)真會(huì)議（TelePresence Meeting）解決方案等應(yīng)用軟件或者甚至Skype 4.0和網(wǎng)絡(luò)攝像頭都可以讓在家辦公的員工“步入會(huì)議室”。

DataMotion公司的Patti Dock補(bǔ)充說(shuō)，遠(yuǎn)程辦公不但比較環(huán)保一點(diǎn)，還能提高工作效率。

Dock引用“綠色地球”組織的統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí)強(qiáng)調(diào): “美國(guó)員工每年花在交通高峰期間上下班途中的時(shí)間平均為47個(gè)小時(shí)。所有員工加起來(lái)，每年浪費(fèi)在路上的時(shí)間多達(dá)37億個(gè)小時(shí)，燃油也多達(dá)230億加侖。公司需要積極行動(dòng)起來(lái)，實(shí)施讓員工可以遠(yuǎn)程、安全、更省錢(qián)地工作的高效技術(shù)?！?/P>