大型集團(tuán)公司OA辦公系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)實(shí)施計(jì)劃

5.3.4.項(xiàng)目第三期：深化推廣階段

• 重點(diǎn)一：（1）建設(shè)成為全集團(tuán)的門(mén)戶(hù)；（2）與有限總部其他信息系統(tǒng)的集成。
• 重點(diǎn)二：（1）知識(shí)分類(lèi)體系的搭建：中海油有限公司的知識(shí)內(nèi)容龐雜，且分散在不同部門(mén)、不同員工的電腦中，查找起來(lái)非常不便。面對(duì)海量的知識(shí)文檔，用戶(hù)如何才能快速地定位、檢索到這些內(nèi)容呢？必須以合理有效的目錄體系分類(lèi)知識(shí)文檔，提供便捷的查找方式。（2）知識(shí)文檔屬性的梳理：文檔屬性是為了查找文檔方便，而設(shè)置的文檔標(biāo)簽，用來(lái)標(biāo)識(shí)文檔的某些特性，以利于通過(guò)這些標(biāo)簽方便快捷地查找文檔。企業(yè)可以通過(guò)不同維度的分類(lèi)方式把文檔按照多個(gè)維度來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，需要查找時(shí)可以通過(guò)一個(gè)標(biāo)簽，把所有帶有這個(gè)標(biāo)簽的文檔查找出來(lái)。如某個(gè)文檔要跟哪個(gè)組織結(jié)構(gòu)、哪個(gè)項(xiàng)目階段、哪個(gè)外部機(jī)構(gòu)、哪個(gè)時(shí)間、屬于什么文檔類(lèi)別等相關(guān)。（3）知識(shí)權(quán)限體系的梳理：當(dāng)所有的知識(shí)已經(jīng)放在系統(tǒng)上統(tǒng)一管理起來(lái)后，在企業(yè)對(duì)文檔充分共享、核心知識(shí)和文化不流失的同時(shí)，要確保這些知識(shí)的安全性，就必須對(duì)企業(yè)的知識(shí)權(quán)限體系進(jìn)行梳理，讓不該看到某文檔的員工一定看不到這個(gè)文檔。（4）知識(shí)管理工具的應(yīng)用：對(duì)于企業(yè)不同類(lèi)型的知識(shí)，需要利用不同的管理工具來(lái)進(jìn)行管理。如為了方便新員工快速了解企業(yè)，可以利用"新員工知識(shí)地圖"梳理新員工需要學(xué)習(xí)和了解的知識(shí)。
• 難點(diǎn)：如何促進(jìn)有限總部/分子公司使用門(mén)戶(hù)，使門(mén)戶(hù)成為傳播企業(yè)文化、品牌的工具；
• 應(yīng)對(duì)建議：設(shè)置靈活的方式，例如手機(jī)、郵件提醒、信息推送等，促使用戶(hù)及時(shí)獲取門(mén)戶(hù)信息。
• 難點(diǎn)：如何滿(mǎn)足門(mén)戶(hù)的個(gè)性化化要求
• 應(yīng)對(duì)建議：門(mén)戶(hù)應(yīng)能滿(mǎn)足個(gè)性化定制服務(wù)，提供門(mén)戶(hù)個(gè)性化和頁(yè)面定制功能，支持用戶(hù)使用基于瀏覽器的操作界面來(lái)進(jìn)行界面的個(gè)性化操作，定制內(nèi)容和外觀以及頁(yè)面的布局，提供創(chuàng)建定制導(dǎo)航模型的能力，包括如下功能：多級(jí)導(dǎo)航、定制主題和外表、定制導(dǎo)航/導(dǎo)航樹(shù)、定制頁(yè)面的排列。
• 難點(diǎn)：對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)知度和重視程度
• 建議：由辦公室或人力資源部專(zhuān)門(mén)成立知識(shí)管理項(xiàng)目小組，全面推進(jìn)知識(shí)管理工作。
• 資源配合：有限總部/分子公司有專(zhuān)人兼職負(fù)責(zé)，參與全集團(tuán)門(mén)戶(hù)建設(shè)的過(guò)程。領(lǐng)導(dǎo)層面時(shí)刻強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的主要性，并鼓勵(lì)大家共享，使"共享"成為企業(yè)文化的一部分；部門(mén)主管層面落實(shí)知識(shí)管理。推進(jìn)知識(shí)管理制度，用好學(xué)習(xí)型員工；自己以身作則，帶領(lǐng)部門(mén)員工共享知識(shí)；信任員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，讓員工樂(lè)在工作，盡心盡力貢獻(xiàn)工作經(jīng)驗(yàn)。員工認(rèn)同集團(tuán)的"共享"文化，積極主動(dòng)地貢獻(xiàn)自己的知識(shí)。
• 前提條件：總部系統(tǒng)建設(shè)完后后方能開(kāi)展與門(mén)戶(hù)的集成。在知識(shí)管理建設(shè)階段：
• （1）知識(shí)管理理念的宣導(dǎo)。集團(tuán)內(nèi)部不同部門(mén)和團(tuán)隊(duì)，可能對(duì)于知識(shí)管理的理解、看法都不同。有些部門(mén)對(duì)此感到恐懼，擔(dān)心部門(mén)利益受損。這與大家對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)程度差異密切相關(guān)。企業(yè)必須考慮如何讓知識(shí)管理在企業(yè)內(nèi)部達(dá)成共識(shí)，讓所有人理解知識(shí)管理對(duì)于他們的意義和價(jià)值。
• （1）總結(jié)集團(tuán)成功的核心要素，判斷知識(shí)管理的支撐點(diǎn)。企業(yè)的知識(shí)是海量，哪些知識(shí)是需要共享的，需要在前期就進(jìn)行梳理。知識(shí)只有在復(fù)用的過(guò)程中才會(huì)創(chuàng)造價(jià)值，若梳理的知識(shí)為非核心知識(shí)，則知識(shí)管理無(wú)助于企業(yè)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，能為其他人所用，將導(dǎo)致企業(yè)員工對(duì)知識(shí)管理的不信任感增強(qiáng)。
• （1）知識(shí)管理組織的搭建。知識(shí)管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，不是上一個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)就能解決企業(yè)的知識(shí)管理問(wèn)題，必須要有專(zhuān)門(mén)的知識(shí)管理組織來(lái)推進(jìn)知識(shí)管理工作。負(fù)責(zé)對(duì)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、共享，轉(zhuǎn)換過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和管理，并發(fā)布知識(shí)管理的制度和流程，包括如何進(jìn)行知識(shí)的采集，上傳知識(shí)到系統(tǒng)時(shí)有哪些要求，對(duì)知識(shí)共享程度高的人如何激勵(lì)等等。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理是有閾值效應(yīng)的，系統(tǒng)里的知識(shí)必須達(dá)到一定的閾值，才能吸引更多員工的知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng)用，因此在系統(tǒng)的應(yīng)用前期，一定要有專(zhuān)門(mén)的組織和人員來(lái)監(jiān)督員工對(duì)系統(tǒng)的知識(shí)貢獻(xiàn)程度。
• （1）知識(shí)管理制度的形成。如果只是技術(shù)上對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行支撐，而沒(méi)有通過(guò)制度來(lái)保證企業(yè)知識(shí)管理活動(dòng)的進(jìn)行，進(jìn)而塑造新的企業(yè)文化，那企業(yè)知識(shí)管理活動(dòng)就存在失敗的風(fēng)險(xiǎn)。知識(shí)管理項(xiàng)目的最終用戶(hù)是全體員工，讓如此眾多的最終用戶(hù)改變?nèi)粘５墓ぷ髁?xí)慣是一件工作很大而且困難的事情。如何讓員工能夠在工作中自覺(jué)地使用知識(shí)管理系統(tǒng)來(lái)貢獻(xiàn)和共享知識(shí)呢？除了系統(tǒng)使用方便、簡(jiǎn)單、有效，并且能夠滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)在知識(shí)管理方面的要求等技術(shù)因素之外，更為重要的是建立一套嚴(yán)格的管理制度進(jìn)行保證。
• （1）知識(shí)共享文化氛圍的形成、阿吉里斯的學(xué)習(xí)型組織理論中，組織內(nèi)存在“習(xí)慣性防衛(wèi)”，其出發(fā)點(diǎn)是保護(hù)自己、使自己立于不敗之地。因?yàn)閼峙卤┞蹲陨砣秉c(diǎn)、共享會(huì)使自己?jiǎn)适Ц?jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。要突破“習(xí)慣性防衛(wèi)”，必須從改進(jìn)組織成員的行為模式入手，鼓勵(lì)分享所有相關(guān)的資料，在采取一項(xiàng)行動(dòng)的時(shí)候解釋意圖和理由，要求所有參與者可以共同分享設(shè)計(jì)與執(zhí)行的權(quán)力，鼓勵(lì)彼此暴露出與對(duì)方相沖突的觀點(diǎn)，最終形成相互信任、公開(kāi)想法、鼓勵(lì)不同意見(jiàn)的組織文化氛圍。因此，領(lǐng)導(dǎo)一定要重視知識(shí)共享文化氛圍的形成，鼓勵(lì)大家共享知識(shí)的自己，創(chuàng)造良好學(xué)習(xí)環(huán)境，尊重專(zhuān)業(yè)人士，分享所得，獎(jiǎng)勵(lì)與鼓勵(lì)員工創(chuàng)新工作，讓員工能發(fā)揮最大潛能極限。