一波“三折”：我的OA選型經(jīng)歷(下)

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再次踏上選型之旅

于是在危然之秋，我再次受命踏上選型之旅，重建辦公自動化系統(tǒng)，在全國范圍內(nèi)在重新尋找合作伙伴。

此次只準(zhǔn)成功不能失敗，我制定非常嚴(yán)密、詳細、完整的選型方案與流程。 　

1、成立選型小組制定選型規(guī)劃

公司再次成立以張董事長為組長、我為副組長、全權(quán)負責(zé)人的5人選型小組。我很快進入實質(zhì)階段，立即召開選型會議，共同探討公司基本情況、選型大致步驟，制定公司OA需求分析初稿，并征求應(yīng)標(biāo)的軟件商意見與他們探討各種問題。

2、確定選型標(biāo)準(zhǔn)

如今，站在企業(yè)和老板的利益立場，我應(yīng)該考慮哪些問題呢？

作為國內(nèi)大型的水上油品運輸企業(yè)之一，海鴻公司對OA產(chǎn)品既應(yīng)有十分嚴(yán)格的功能、性能評選指標(biāo)，也有著一些他們自身客觀的、特殊的要求，應(yīng)像選拔體操冠軍一樣，設(shè)置各種的評選指標(biāo)，通過“過五關(guān)，斬六將”的方法，尋找金牌級OA。

第一關(guān)：有行業(yè)經(jīng)驗嗎

公司作為國內(nèi)大型的水上油品運輸企業(yè)，在交通運輸行業(yè)里有著相當(dāng)?shù)拿麣?，其辦公自動化需求和應(yīng)用特點在行業(yè)內(nèi)是頗有代表性的，而一家有行業(yè)經(jīng)驗的軟件廠商可以做到在今后的實施過程中更好地準(zhǔn)確理解企業(yè)需求，可以有效避免理解誤差和產(chǎn)生摩擦。因此，我認(rèn)為，公司首先強調(diào)的便是軟件供應(yīng)商必須具有行業(yè)經(jīng)驗。

第二關(guān)：有集團內(nèi)的成功客戶嗎

既便有同行業(yè)經(jīng)驗，在我看來還是不夠的，行業(yè)存在共性需求，但同一個行業(yè)不同企業(yè)間還是存在有不同的管理模式和企業(yè)文化，海鴻作為下屬中油集團下一家分公司，擁有自己特色的管理理念、企業(yè)文化、價值觀念等，因此，選擇一家在本集團已經(jīng)有成功經(jīng)驗的軟件廠商無疑會為OA順利實施提供更為堅實的保障。 　

第三關(guān)：應(yīng)用調(diào)整靈活嗎

公司是一個擁有眾多職能部門、下屬機構(gòu)眾多、辦公地點分散的大型企業(yè)，管理流程具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性，例如，各種文檔管理、表單、流程等相對于中小型企業(yè)都要復(fù)雜的多，這就要求OA軟件必須具有大量可定制的功能，而且面對激烈的競爭環(huán)境，企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷地進行調(diào)整與變化，這就要求OA軟件不但要功能強大而且具備滿足個性化需求、靈活調(diào)整的特性，必須具有大量可定制的功能。

第四關(guān)：有權(quán)威認(rèn)證嗎

實施OA承載著公司領(lǐng)導(dǎo)提升公司管理水平，增強企業(yè)競爭力的設(shè)想，寄托著公司所有員工的熱切希望。因此，產(chǎn)品品質(zhì)是至關(guān)重要的一環(huán)，產(chǎn)品質(zhì)量決不能馬虎，產(chǎn)品在使用過程中也許因為一個小瑕疵就可能造成決策失誤或管理混亂，帶給公司巨大的損失?？己水a(chǎn)品品質(zhì)的一個重要標(biāo)準(zhǔn)是看其通過了哪些權(quán)威認(rèn)證，榮獲了哪些有價值的榮譽，再定斷。

第五：實際效果怎么樣

“眼見為實，耳聽為虛”。考核產(chǎn)品品質(zhì)的另一個重要標(biāo)準(zhǔn)是看其實際效果，到該OA商在其它用戶單位的實際應(yīng)用情況進行考察，聽取用戶單位的實際評價，而這是任何精美資料案例都無法體現(xiàn)的。因此，對于公司可謂慎之又慎的軟件選型過程來說，這是最讓我重視而且必須走的一步。

3、分析售前方案

軟件商售前方案對一個項目的成敗關(guān)系并不大，但它反映一個軟件商的臉面和態(tài)度，從中能感覺出軟件商是否很重視它這個項目，因此我必須盡可能在小地方給挑出毛病以檢驗軟件商的精細度。因為看似精美的解決方案有可能是“美麗的謊言”，在沒有得到驗證之前，決不能輕信。

但從技術(shù)角度講，方案給人留下的印象遠不如當(dāng)面溝通與現(xiàn)場展示深刻，這就需要產(chǎn)品演示。

4、產(chǎn)品演示

產(chǎn)品演示是項目選型的重要階段，展示一個軟件商的實力，企業(yè)會通過軟件的演示對各家軟件形成大致的感覺。我們參加選型的人用了一個星期讀了四家軟件商所有的解決方案，從方案內(nèi)容上看，好像都差不多，也看不出誰能更好地滿足公司需求。于是接著按流程分兩天安排這四家軟件商到公司集中來進行產(chǎn)品演示。

在現(xiàn)場，這四家軟件商都是兩人一臺電腦，只有D軟件商準(zhǔn)備得最充分，總共來四個人，其中有兩個是副總工，衣著得體，行為顯得很專業(yè)化。D軟件商事先做了很多準(zhǔn)備，將現(xiàn)場聯(lián)成了一個網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)場給我們演示了一個網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。他們講演的方式非常好，一個人專門講，一個人配合演示軟件，感覺非常細致非常順暢，而且D軟件專門為我們錄入了很多數(shù)據(jù)，甚至包括我們準(zhǔn)備實行的新編碼，當(dāng)時感覺非常好。

我對D公司印象越來越好。

5、競標(biāo)報價

公司OA項目競標(biāo)報價都是自行報價、統(tǒng)一拆封的。B軟件商價格很實在最低，這個價格低于我的投資預(yù)算25%，A軟件商價格比預(yù)算僅低了兩萬元，C公司價格超出預(yù)算20%，D軟件報價略超過我的投資預(yù)算6%，但還贈送一套電子簽章、手機短信系統(tǒng)，應(yīng)報的價格是較為實在的。另一個利好是D公司答應(yīng)如中標(biāo)，款項可為三次付，最后一筆20%款可在項目實施評估驗收通過后付。這讓我很放心。因為錢全給了就請不動“大爺”了。

6、系統(tǒng)試運行

“三分軟件，七分實施”。是驢是馬，要拉出來騮騮，再說“一朝被蛇咬，十年怕井繩”，為了萬無一失，我提出了通過初選的四家軟件商必須要提供2個月免費試用期的較高要求，試用版也行，一是讓員工盡早完成從手工到無紙化辦公過渡的適應(yīng)，二是檢驗軟件的實力與適合度。結(jié)果有一家明確反對，一家猶豫，只有D和B軟件商答應(yīng)。

7、綜合評分

2個月后，在經(jīng)歷提報售前方案、竟價、演示與試運行以及實地考察，我們5人選型小組開了個終評會，我提出為成本要縮小、操作要易用和要有典型成功案例的重點選型考核目標(biāo)，請大家結(jié)合自己的感受發(fā)表意見。大家暢所俗言各抒己見，大部分人認(rèn)為D軟件演示最好，講解得最流暢，試運行狀況也不錯，也有人提出該軟件接合度不太好，軟件有待改進;有人說B軟件技術(shù)包容性好，但有死機過，我倒沒有注意這點；也有人說A、C公司也不錯好，這二家可考慮保留。在這四家中應(yīng)該淘汰誰、誰能勝選呢？

根據(jù)上次選型教訓(xùn)，這次我也請了第三方顧問作為選型的參考。

最后我制定一個選型考核綜合評分標(biāo)準(zhǔn)表，把小組5個人和顧問的加權(quán)意見，送給老板審批決定。

說一些題外話。在這次選型中，我碰到兩家軟件商及其代理商有意無意的“回扣暗示”，即業(yè)務(wù)做成了，給我15-20%的返利。但經(jīng)歷上次選型失敗的風(fēng)波，想到老板對我的寬容與支持，我覺得做CIO要講原則，要講良心，不能陷入灰色旋渦，不然以后我就沒辦法這個道上混了。于是我無動于衷回絕，堅持秉公辦事優(yōu)勝劣汰。

最終D軟件商脫穎勝出。

耗了4個多月，雖然比計劃慢些，但選型總算順利圓滿完成了。近一年過去了，D系統(tǒng)一直運行良好。

OA系統(tǒng)奠定了我公司信息化的基礎(chǔ)，也是公司向信息化要效益的又一個里程碑式工程。更為可喜的是，OA系統(tǒng)的成功實施與應(yīng)用，帶來一系列連帶整合效應(yīng)，給公司帶來了信心。2006年底，公司成功導(dǎo)入并實施ISO9001：2006質(zhì)量管理體系，半年后，公司乘勝追擊開始上馬MIS系統(tǒng)(物流資源管理系統(tǒng))，最終實現(xiàn)了協(xié)同系統(tǒng)與MIS系統(tǒng)的相互協(xié)作與集成。

我也獲得應(yīng)有的回報：提升工資+部門擴大編制+評上優(yōu)秀員工，更重要是得到公司上上下下的一致肯定。我真正成為了一個名副其實的CIO！此時此景，我豪情頓生，感慨之重不亞上次。

歷經(jīng)選型波折，我有幾點選型體會以饗業(yè)界同仁，希望共勉：

其一，要了解。了解企業(yè)，了解管理，了解軟件甚至了解軟件公司；其二，要溝通。與決策層溝通，與管理層溝通，與崗位工作人員溝通，與軟件銷售人員溝通，與軟件公司其他人溝通；其三，要慎重。信息化關(guān)系重大，選不好先砸的是自己的飯碗；其四，要堅持。選型要堅持原則，堅持大局，不要受不良內(nèi)外因素干擾，方能成功。

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