庫存管理系統(tǒng)
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采購代理：降低采購成本新途徑
一種新型的物資采購模式
相對于目前我國多數(shù)企業(yè)的物資采購模式而言，采購代理是一種新型的物資采購模式。它與傳統(tǒng)物資模式的最大區(qū)別在于，采購代理力求將物資采購這一職能從企業(yè)內部分化出來，實現(xiàn)物資采購的外部化。也就是說，在物資采購代理模式下，大多數(shù)企業(yè)將無須再設立專門的物資采購部門和儲備大量的庫存原料，而這些工作將由一種新型的物資采購代理企業(yè)來完成。這類物資采購代理企業(yè)完全獨立于客戶單位，但不同于一般的采購中介商，它是站在客戶的立場上，專營某一類或相關的幾類物資的采購代理，擁有自己的倉庫和專業(yè)化的物資配送隊伍，能夠在接到客戶采購指令后及時準確地把物資送達客戶指定的地點。物資采購代理企業(yè)通過這種專業(yè)的采購方式和高效的物資配送隊伍來代替原來由客戶單位采購部門進行的工作，能夠在自身發(fā)展的同時，幫助客戶單位達到降低采購成本的目的。
當然，這種新型的物資采購模式要想存活并獲得發(fā)展，必須滿足以下三個條件：一是低價，即它所提供的物資價格要比客戶自己采購時要低，這是采購代理能夠存在的前提；二是質優(yōu)，即所提供的物資質量要符合客戶的要求，這是采購代理能夠存在的關鍵；三是誠信，即讓客戶相信自己所需的物資能夠被準確及時地送到指定地點，這是采購代理能夠存在的基礎。這就要求采購代理企業(yè)必須具有高度的社會責任感、高度職業(yè)化的物資配送隊伍和高度專業(yè)化的管理手段，要依靠高效率的管理、高素質的人才，建立良好的社會信譽。
傳統(tǒng)物資采購模式存在的問題
傳統(tǒng)物資采購模式，是指企業(yè)內部專門設立采購部門，負責對本企業(yè)所需生產(chǎn)物資進行采購的一種物資采購方式。它是我國目前最為常見的一種物資采購模式，盡管該模式在保護企業(yè)原料供應的商業(yè)秘密方面具有優(yōu)勢，而且不必擔心誠信問題，但成本很高。
首先，日常開銷成本高。企業(yè)為了保證所需物資的及時供應，必須設立專門的采購部門，配置專門的采購人員；為了防止出現(xiàn)缺貨，還須建立大型倉庫，儲存大量的后備物資。這些采購部門的日常開支、采購人員的工資以及儲備物資的保管費用等，對企業(yè)來講都是一項必不可少的成本。
其次，交易成本高。企業(yè)為了采購到合意的物資，必須對所需物資的市場行情進行了解，這就需要盡可能多地收集所需物資的相關資料，必要時還須派出專人對供應商進行考察。經(jīng)過考察確定入選的供應商后，還要進行物資采購的招標或者談判。這一系列的工作不僅費時而且費錢。況且，這些繁雜的工作有時并不能保證企業(yè)肯定能夠采購到價廉物美的物資，這種例子在現(xiàn)實中屢見不鮮。
再次，監(jiān)督成本高。眾所周知，物資采購是企業(yè)所有工作中最容易滋生腐敗的環(huán)節(jié)，在買方市場的大環(huán)境下，企業(yè)的物資采購人員往往是物資供應商競相拉攏的對象，因而多數(shù)企業(yè)尤其是國有企業(yè)，為了防范物資采購環(huán)節(jié)中腐敗事件的發(fā)生，都設立了監(jiān)督部門，對企業(yè)物資采購的全過程進行監(jiān)督。另外，很多企業(yè)出于廉政的目的，在制度上對物資采購這一崗位進行約束，如實行輪崗制度，兩年或者三年換一次人，常常是一個人在這個崗位只干兩到三年，剛熟悉了物資采購業(yè)務，剛能夠得心應手的時候，又要換崗了。在這種監(jiān)督環(huán)境下，企業(yè)的物資采購工作就不可避免地存在著低效率、高成本等問題。
降低企業(yè)采購成本的新途徑
采購代理最終存活的關鍵在于，采購代理企業(yè)能否為客戶采購到價廉物美的物資。因此，低成本運營是采購代理企業(yè)普遍實行的戰(zhàn)略。而事實上，采購代理企業(yè)也確實擁有這樣的優(yōu)勢和能力。
1．物資采購環(huán)節(jié)本身還存在成本擠壓的空間。據(jù)有關資料顯示，我國傳統(tǒng)物資采購模式中采購成本占到了企業(yè)投資總成本的60％～65％，而在國外，這一比例在40％以下。也就是說，我國的物資采購成本中至少還存在20％的壓縮空間。企業(yè)要提高經(jīng)濟效益，物資采購成本的降低是非?，F(xiàn)實的選擇。
2．采購代理更能實現(xiàn)采購直接成本的節(jié)約。采購代理企業(yè)專營物資的采購和配送，它把物資采購這一職能從生產(chǎn)企業(yè)中剝離出來，實現(xiàn)了社會分工。按照分工與專業(yè)化理論，分工有助于專業(yè)化的發(fā)展，而專業(yè)化帶來的直接影響是成本的節(jié)約。代理采購企業(yè)是專業(yè)化的物資采購企業(yè)，它擁有專業(yè)化的采購和物資配送隊伍，能夠有效地降低采購成本。首先，它專營某一類或幾類物資的采購，可以同時為多家客戶提供服務，因而在運作中通常是大宗采購，大宗采購在價格上往往有更大的優(yōu)惠，能夠享受比一般客戶更為優(yōu)惠的折扣。其次，代理采購企業(yè)只經(jīng)營某一類或幾類物資的采購。擁有比一般企業(yè)更為豐富的信息，熟知該領域的市場行情，并能在客戶發(fā)出采購指令時迅速完成采購任務，可以節(jié)省大量的諸如考察、談判等交易成本。對客戶而言，除節(jié)省了采購部門日常的開銷、采購人員的工資、物資的庫存成本以及采購中的交易成本外，還能夠以較高的效率、較低的價格購進所需的物資。企業(yè)的整個采購環(huán)節(jié)趨向簡單化、流程化，采購成本大大降低。
3．采購代理更能保證所采購物資的質量。采購代理企業(yè)能夠生存并獲得發(fā)展還在于它受到一種無形的制約，即它對客戶的責任。客戶信任它，樂意把自己的物資采購業(yè)務委托于它，它才能生存，才能發(fā)展壯大。因而，它必須站在客戶的立場上，想客戶之所想，急客戶之所急。它必須時刻保持清醒，因為在信息高度流通的社會，一次的疏忽或舞弊(比如以次充好)不僅會使自己永遠失去一個客戶，而且還有可能給自己帶來毀滅性的災難。從這個意義上說，采購代理企業(yè)比客戶本身的采購部門更具有責任感和危機感，更有動力去尋求質優(yōu)價廉的物資。另外，采購代理企業(yè)專營某一類或幾類物資的采購，擁有更為專業(yè)的采購人員，對市場的行情把握的更為準確，對相關物資質量的優(yōu)劣也更具有鑒別能力。因而，采購代理更能采購到符合客戶要求的物資。這種對某一類或幾類物資具有的更為專業(yè)化的能力，對采購代理企業(yè)來講，是其生存和發(fā)展的必備手段；而對客戶來講，則在無形中節(jié)省了采購成本。
4．采購代理能夠提供更為快捷的服務。采購代理企業(yè)擁有專業(yè)化的物資配送隊伍，這就具備了能夠在較短時間內將客戶所需物資準確地送到客戶指定地點的能力。而且，長期從事某一類物資或幾類物資的配送，對所配送物資的性能、運輸要求更為了解，從而減少物資在裝卸以及運輸過程中的損耗，節(jié)約了成本。對于客戶企業(yè)，由于只要根據(jù)生產(chǎn)進度在合理時間前發(fā)出采購指令，所需物資就能夠及時得到供應，因而沒有必要儲備大量的物資，只需少量庫存或者零庫存。防止了原材料物資的積壓，從而使庫存成本降低。
5．采購代理能夠有效防止物資采購中的腐敗行為。傳統(tǒng)物資采購模式中，采購人員為了確定供應商，往往需要對供應商進行實地考察，而這也通常是采購環(huán)節(jié)中容易導致腐敗的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)實中，有些供應商為了獲取物資供應資格，不惜花費重金拉攏采購人員，或許諾暗中給予回扣。但羊毛出在羊身上，采購人員貪圖小利的結果是企業(yè)付出更高的成本。而企業(yè)為了杜絕采購環(huán)節(jié)中舞弊事件的發(fā)生，盡管建立了一系列的監(jiān)督機制，但從實際執(zhí)行的結果來看，企業(yè)不僅為此花費了高昂的成本，而且效果并不明顯。采購代理模式把物資采購這一職能從企業(yè)內部分離出來，采購代理企業(yè)與客戶的關系公開化、明晰化。對客戶企業(yè)來說，減少了物資采購的環(huán)節(jié)，從而在源頭上降低了物資采購中出現(xiàn)腐敗的可能性，大大降低了物資采購中的監(jiān)督成本。
采購代理作為一種新型的物資采購模式，其廉價、高效、快捷的特點必將不斷地被更多的企業(yè)所認識，成為眾多企業(yè)降低采購成本的一種新的選擇。
相對于目前我國多數(shù)企業(yè)的物資采購模式而言，采購代理是一種新型的物資采購模式。它與傳統(tǒng)物資模式的最大區(qū)別在于，采購代理力求將物資采購這一職能從企業(yè)內部分化出來，實現(xiàn)物資采購的外部化。也就是說，在物資采購代理模式下，大多數(shù)企業(yè)將無須再設立專門的物資采購部門和儲備大量的庫存原料，而這些工作將由一種新型的物資采購代理企業(yè)來完成。這類物資采購代理企業(yè)完全獨立于客戶單位，但不同于一般的采購中介商，它是站在客戶的立場上，專營某一類或相關的幾類物資的采購代理，擁有自己的倉庫和專業(yè)化的物資配送隊伍，能夠在接到客戶采購指令后及時準確地把物資送達客戶指定的地點。物資采購代理企業(yè)通過這種專業(yè)的采購方式和高效的物資配送隊伍來代替原來由客戶單位采購部門進行的工作，能夠在自身發(fā)展的同時，幫助客戶單位達到降低采購成本的目的。
當然，這種新型的物資采購模式要想存活并獲得發(fā)展，必須滿足以下三個條件：一是低價，即它所提供的物資價格要比客戶自己采購時要低，這是采購代理能夠存在的前提；二是質優(yōu)，即所提供的物資質量要符合客戶的要求，這是采購代理能夠存在的關鍵；三是誠信，即讓客戶相信自己所需的物資能夠被準確及時地送到指定地點，這是采購代理能夠存在的基礎。這就要求采購代理企業(yè)必須具有高度的社會責任感、高度職業(yè)化的物資配送隊伍和高度專業(yè)化的管理手段，要依靠高效率的管理、高素質的人才，建立良好的社會信譽。
傳統(tǒng)物資采購模式存在的問題
傳統(tǒng)物資采購模式，是指企業(yè)內部專門設立采購部門，負責對本企業(yè)所需生產(chǎn)物資進行采購的一種物資采購方式。它是我國目前最為常見的一種物資采購模式，盡管該模式在保護企業(yè)原料供應的商業(yè)秘密方面具有優(yōu)勢，而且不必擔心誠信問題，但成本很高。
首先，日常開銷成本高。企業(yè)為了保證所需物資的及時供應，必須設立專門的采購部門，配置專門的采購人員；為了防止出現(xiàn)缺貨，還須建立大型倉庫，儲存大量的后備物資。這些采購部門的日常開支、采購人員的工資以及儲備物資的保管費用等，對企業(yè)來講都是一項必不可少的成本。
其次，交易成本高。企業(yè)為了采購到合意的物資，必須對所需物資的市場行情進行了解，這就需要盡可能多地收集所需物資的相關資料，必要時還須派出專人對供應商進行考察。經(jīng)過考察確定入選的供應商后，還要進行物資采購的招標或者談判。這一系列的工作不僅費時而且費錢。況且，這些繁雜的工作有時并不能保證企業(yè)肯定能夠采購到價廉物美的物資，這種例子在現(xiàn)實中屢見不鮮。
再次，監(jiān)督成本高。眾所周知，物資采購是企業(yè)所有工作中最容易滋生腐敗的環(huán)節(jié)，在買方市場的大環(huán)境下，企業(yè)的物資采購人員往往是物資供應商競相拉攏的對象，因而多數(shù)企業(yè)尤其是國有企業(yè)，為了防范物資采購環(huán)節(jié)中腐敗事件的發(fā)生，都設立了監(jiān)督部門，對企業(yè)物資采購的全過程進行監(jiān)督。另外，很多企業(yè)出于廉政的目的，在制度上對物資采購這一崗位進行約束，如實行輪崗制度，兩年或者三年換一次人，常常是一個人在這個崗位只干兩到三年，剛熟悉了物資采購業(yè)務，剛能夠得心應手的時候，又要換崗了。在這種監(jiān)督環(huán)境下，企業(yè)的物資采購工作就不可避免地存在著低效率、高成本等問題。
降低企業(yè)采購成本的新途徑
采購代理最終存活的關鍵在于，采購代理企業(yè)能否為客戶采購到價廉物美的物資。因此，低成本運營是采購代理企業(yè)普遍實行的戰(zhàn)略。而事實上，采購代理企業(yè)也確實擁有這樣的優(yōu)勢和能力。
1．物資采購環(huán)節(jié)本身還存在成本擠壓的空間。據(jù)有關資料顯示，我國傳統(tǒng)物資采購模式中采購成本占到了企業(yè)投資總成本的60％～65％，而在國外，這一比例在40％以下。也就是說，我國的物資采購成本中至少還存在20％的壓縮空間。企業(yè)要提高經(jīng)濟效益，物資采購成本的降低是非?，F(xiàn)實的選擇。
2．采購代理更能實現(xiàn)采購直接成本的節(jié)約。采購代理企業(yè)專營物資的采購和配送，它把物資采購這一職能從生產(chǎn)企業(yè)中剝離出來，實現(xiàn)了社會分工。按照分工與專業(yè)化理論，分工有助于專業(yè)化的發(fā)展，而專業(yè)化帶來的直接影響是成本的節(jié)約。代理采購企業(yè)是專業(yè)化的物資采購企業(yè)，它擁有專業(yè)化的采購和物資配送隊伍，能夠有效地降低采購成本。首先，它專營某一類或幾類物資的采購，可以同時為多家客戶提供服務，因而在運作中通常是大宗采購，大宗采購在價格上往往有更大的優(yōu)惠，能夠享受比一般客戶更為優(yōu)惠的折扣。其次，代理采購企業(yè)只經(jīng)營某一類或幾類物資的采購。擁有比一般企業(yè)更為豐富的信息，熟知該領域的市場行情，并能在客戶發(fā)出采購指令時迅速完成采購任務，可以節(jié)省大量的諸如考察、談判等交易成本。對客戶而言，除節(jié)省了采購部門日常的開銷、采購人員的工資、物資的庫存成本以及采購中的交易成本外，還能夠以較高的效率、較低的價格購進所需的物資。企業(yè)的整個采購環(huán)節(jié)趨向簡單化、流程化，采購成本大大降低。
3．采購代理更能保證所采購物資的質量。采購代理企業(yè)能夠生存并獲得發(fā)展還在于它受到一種無形的制約，即它對客戶的責任。客戶信任它，樂意把自己的物資采購業(yè)務委托于它，它才能生存，才能發(fā)展壯大。因而，它必須站在客戶的立場上，想客戶之所想，急客戶之所急。它必須時刻保持清醒，因為在信息高度流通的社會，一次的疏忽或舞弊(比如以次充好)不僅會使自己永遠失去一個客戶，而且還有可能給自己帶來毀滅性的災難。從這個意義上說，采購代理企業(yè)比客戶本身的采購部門更具有責任感和危機感，更有動力去尋求質優(yōu)價廉的物資。另外，采購代理企業(yè)專營某一類或幾類物資的采購，擁有更為專業(yè)的采購人員，對市場的行情把握的更為準確，對相關物資質量的優(yōu)劣也更具有鑒別能力。因而，采購代理更能采購到符合客戶要求的物資。這種對某一類或幾類物資具有的更為專業(yè)化的能力，對采購代理企業(yè)來講，是其生存和發(fā)展的必備手段；而對客戶來講，則在無形中節(jié)省了采購成本。
4．采購代理能夠提供更為快捷的服務。采購代理企業(yè)擁有專業(yè)化的物資配送隊伍，這就具備了能夠在較短時間內將客戶所需物資準確地送到客戶指定地點的能力。而且，長期從事某一類物資或幾類物資的配送，對所配送物資的性能、運輸要求更為了解，從而減少物資在裝卸以及運輸過程中的損耗，節(jié)約了成本。對于客戶企業(yè)，由于只要根據(jù)生產(chǎn)進度在合理時間前發(fā)出采購指令，所需物資就能夠及時得到供應，因而沒有必要儲備大量的物資，只需少量庫存或者零庫存。防止了原材料物資的積壓，從而使庫存成本降低。
5．采購代理能夠有效防止物資采購中的腐敗行為。傳統(tǒng)物資采購模式中，采購人員為了確定供應商，往往需要對供應商進行實地考察，而這也通常是采購環(huán)節(jié)中容易導致腐敗的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)實中，有些供應商為了獲取物資供應資格，不惜花費重金拉攏采購人員，或許諾暗中給予回扣。但羊毛出在羊身上，采購人員貪圖小利的結果是企業(yè)付出更高的成本。而企業(yè)為了杜絕采購環(huán)節(jié)中舞弊事件的發(fā)生，盡管建立了一系列的監(jiān)督機制，但從實際執(zhí)行的結果來看，企業(yè)不僅為此花費了高昂的成本，而且效果并不明顯。采購代理模式把物資采購這一職能從企業(yè)內部分離出來，采購代理企業(yè)與客戶的關系公開化、明晰化。對客戶企業(yè)來說，減少了物資采購的環(huán)節(jié)，從而在源頭上降低了物資采購中出現(xiàn)腐敗的可能性，大大降低了物資采購中的監(jiān)督成本。
采購代理作為一種新型的物資采購模式，其廉價、高效、快捷的特點必將不斷地被更多的企業(yè)所認識，成為眾多企業(yè)降低采購成本的一種新的選擇。
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