企業(yè)為什么需要文檔管理

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　　文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等;從內(nèi)容上，可能是商務(wù)合同、會(huì)議記錄、產(chǎn)品手冊(cè)、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、項(xiàng)目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質(zhì)的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。企業(yè)在進(jìn)行文檔管理的過程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問題：

　　文檔存儲(chǔ)，管理困難

　　企業(yè)經(jīng)過日積月累，文檔的數(shù)量和容量都很龐大，特別是知識(shí)型企業(yè)。并且文檔類型、格式、用途多種多樣。龐大的文檔量，即使瀏覽一遍標(biāo)題也需要花費(fèi)大量的時(shí)間，靠人工有效管理幾乎不可能。

　　文檔存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)難以規(guī)劃

　　企業(yè)在發(fā)展過程中，沒有科學(xué)的方法針對(duì)企業(yè)形成的文檔進(jìn)行合理地進(jìn)行規(guī)劃，公司、部門、個(gè)人不同組織層級(jí)的文檔如何存儲(chǔ)。

　　文檔查找緩慢，效率低下

　　文檔查找是一件效率很低的工作，每天需要花大量的時(shí)間去查找文檔資料。傳統(tǒng)的人工方式和資料柜管理，查找非常緩慢。即使在本機(jī)上搜索，從大量文件中查找到所需要的文檔也是一件耗時(shí)耗力的工作，且大多數(shù)文檔根本無法進(jìn)行全文檢索。因獲取信息和文檔慢可能導(dǎo)致失去商機(jī)的情況發(fā)生。

　　文檔版本管理混亂

　　由于工作文檔經(jīng)常會(huì)被不斷地修訂，有些文檔多達(dá)數(shù)十乃至上百個(gè)不同的版本，文檔版本繁多，難以整合和統(tǒng)一管理。很多用戶會(huì)用新版本覆蓋老版本，但是這種情況下，一旦用戶需要恢復(fù)老版本時(shí)，已經(jīng)很難找回來，造成知識(shí)流失。另外也經(jīng)常發(fā)生因使用錯(cuò)誤版本而導(dǎo)致客戶流失的事情。

　　文檔安全缺乏保障

　　由于大量文檔處于不被管理的無序狀態(tài)，文檔被病毒感染、意外丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生，使文檔的安全性無法得到保障。另外紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差。

　　文檔無法有效協(xié)作共享

　　目前，除了少量文檔通過共享目錄、郵件、網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通訊軟件被不同員工共享外，大多數(shù)電子文檔屬于某個(gè)員工的“私產(chǎn)”，難以及時(shí)獲取所需的資料。同時(shí)缺乏高效的共同編寫文檔方式(合同、解決方案等)，造成文檔共享協(xié)作不方便，導(dǎo)致企業(yè)員工之間、企業(yè)與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴之間無法有效進(jìn)行文檔共享和協(xié)作。

　　知識(shí)管理舉步維艱

　　大量文檔分散成各臺(tái)電腦上，一旦有員工離職，相關(guān)的大量工作文檔被直接帶走丟失，或沉落于電腦中，成為“不為人知”的秘密，由此帶來大量文檔資產(chǎn)的流失(人才流失=知識(shí)流失)。企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗(yàn)和共享知識(shí)的環(huán)境和氛圍。另外紙質(zhì)文檔缺乏電子化工具，難以重用。