從“切糕”看文檔管理軟件的擇優(yōu)之道

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      前不久的“切糕”事件引起了社會的廣泛關(guān)注，一石驚起千層浪，大家在驚嘆的同時議論紛紛。隨著“切糕”事件的熱度正在降溫，很多人對此都持有各自的言論和觀點。這件事情給了各行各業(yè)一個警示，切糕拿來議論不如用來反思，筆者從“切糕”的視角告訴大家文檔管理軟件選擇中應(yīng)注意的問題。

      切糕多為一次性買賣，賣完了就換地方，并且其中的內(nèi)容物不明確，讓消費者望而卻步，產(chǎn)品的屬性不明與服務(wù)體系的缺乏讓切糕在人們心中大為跌價，消費者不僅要承擔(dān)超出期望的經(jīng)濟負擔(dān)，還要警惕著吃壞了肚子誰來賠呢？

      小小切糕尚且如此，由此可見，貼合用戶需求、誠信的服務(wù)體系、合理的經(jīng)銷方式對于一個文檔管理品牌來講也是尤為重要的。

      企業(yè)應(yīng)如何選擇文檔管理產(chǎn)品呢？

一、了解企業(yè)需求

      企業(yè)在選擇一款文檔管理軟件時應(yīng)首先考慮企業(yè)對文檔管理的要求是什么，要根據(jù)企業(yè)的實際情況去選擇。

      客戶要首先從行業(yè)入手，如：教育行業(yè)、餐飲行業(yè)、建筑工程行業(yè)、物流行業(yè)等，都有各自領(lǐng)域的管理軟件，如：餐飲管理軟件、圖紙管理軟件、文檔管理軟件、流程管理軟件等。如果對文檔管理沒有特殊要求的，就要從企業(yè)所需的功能入手考慮，比如ISO文控、安全管理、集中存儲、遠程協(xié)作、權(quán)限管理等等。每款軟件都有自己的特色功能與領(lǐng)域，就如選擇“切糕”還是“薩其馬”。企業(yè)管理者應(yīng)該首先了解有哪些軟件具備企業(yè)所需要的功能，再從中擇優(yōu)。

二、了解產(chǎn)品品質(zhì)

      對于文檔管理產(chǎn)品，品質(zhì)是非常重要的。要綜合了解軟件的穩(wěn)定性、技術(shù)、兼容性、擴展性等因素。優(yōu)秀的產(chǎn)品具有明確的屬性，不會像切糕一樣含糊不清。

選擇文檔管理軟件時應(yīng)注意：

1、沒有最好的軟件，只有最適合自己的軟件。

2、再好的軟件可不可能面面俱到，解決所有問題。
 

3、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性是文檔管理的重中之重。

      技術(shù)層面：目前數(shù)據(jù)庫主要有MYSQL、SQLSERVER，對于文檔管理系統(tǒng)來說，采用什么數(shù)據(jù)庫與企業(yè)的規(guī)模比較相關(guān)，絕大部分企業(yè)可以采用比較常用的數(shù)據(jù)庫如MYSQL，這樣使用維護都可以做的比較方便，超大規(guī)模企業(yè)可以考慮用SQLSERVER這樣的數(shù)據(jù)庫，可以保障數(shù)據(jù)比較安全、系統(tǒng)比較穩(wěn)定，但同時必須有專門的系統(tǒng)管理員來維護，成本比較高。

      同時還要考慮軟件的兼容性和擴展性，能夠隨著硬件產(chǎn)品不斷更新，如果軟件不能隨著企業(yè)的發(fā)展壯大不斷擴展，隨時都有可能被淘汰風(fēng)險。

三、服務(wù)保障體系

      軟件的服務(wù)體系尤為重要。服務(wù)體系是誠信的重要標(biāo)志。“切糕”式的一次性銷售是文檔管理軟件的大忌，如果文檔管理軟件的服務(wù)商沒有很好的服務(wù)意識、不具備很好的服務(wù)能力的話，那么，再好的產(chǎn)品也是無法發(fā)揮出應(yīng)有的功效的。通常軟件的服務(wù)包含三個方面：

1、售前咨詢：包括了解用戶的真正需求、根據(jù)客戶需要選型推薦最適合的產(chǎn)品；

2、售中實施、培訓(xùn)：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門安裝（或遠程指導(dǎo)），基于角色的專員培訓(xùn)（遠程培訓(xùn)）。

3、售后服務(wù)：包括電話支持、在線客服支持、計算機遠程協(xié)助、維護升級服務(wù)以及建立客戶檔案等。好的軟件應(yīng)當(dāng)對每個客戶輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務(wù)計劃。

      考察一個系統(tǒng)服務(wù)商服務(wù)意識和服務(wù)能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如果一個軟件提供商連最起碼的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務(wù)中能及時滿足用戶的服務(wù)需求。

四、不要跌進價格誤區(qū)

      很多企業(yè)在選擇產(chǎn)品時往往注重最貴的就是最好的；還有一部分企業(yè)沒有認識到高質(zhì)量的文檔管理軟件的重要性，而一味選擇便宜的。這種以價格為準(zhǔn)則的消費觀念極為不適應(yīng)文檔管理產(chǎn)品，企業(yè)以為選擇了價格低廉的軟件是“賺”，其實相對于其具有的功能來看，性價比非常低。“消費者以為5塊錢一斤，后來發(fā)現(xiàn)是5塊錢一兩”的情況絕對不僅限于切糕。

      文檔管理產(chǎn)品只有最適合企業(yè)的，并不遵循貴即是好的原則，一些新興品牌軟件相比于較早上市的文檔管理軟件，性能更穩(wěn)定、效率更高、更加簡單易操作。要選擇文檔管理軟件不僅要從功能入手考慮，還要綜合產(chǎn)品的服務(wù)。軟件不僅僅是產(chǎn)品，更是服務(wù)，是產(chǎn)品和服務(wù)的混合體，因此，選擇軟件與其說是選擇產(chǎn)品，不如說是選擇一個長期的合作伙伴。選擇軟件時不要受到價格因素影響，以防給企業(yè)帶來更大損失。

五、好的文檔管理軟件所具備的特點

      企業(yè)管理者在選擇文檔管理軟件時可以注意一些細節(jié)，一般好的文檔管理軟件在細節(jié)上做的非常精致：

      檢索速度：“時間就是速度，時間就是力量！”一個優(yōu)秀的文檔管理軟件可以承載非常大的文檔數(shù)量，用戶可以在百萬文檔，幾十萬目錄結(jié)構(gòu)的的基礎(chǔ)上參考軟件的檢索速度。如果在如此龐大的文檔數(shù)量之上進行檢索還能很快找到所需資料，那么這款文檔管理軟件非常值得企業(yè)入手。

      自動化管理：好的文檔管理系統(tǒng)非常注重文檔的自動化管理，最大化減少手動的文檔管理。用戶可以看看各類文檔管理系統(tǒng)的自動化設(shè)置是否人性化、符合企業(yè)的實際需求，真正貼切企業(yè)文檔自動化管理需求。

      人性化、易操作：企業(yè)在選擇文檔管理軟件時，還應(yīng)考慮到用戶體驗是不是完美，很多文檔管理軟件功能非常強大，但是產(chǎn)品操作十分復(fù)雜，未經(jīng)過培訓(xùn)的員工看的眼花繚亂，怠于使用。好的文檔管理軟件應(yīng)該在不改變用戶日常操作的基礎(chǔ)上進行高質(zhì)量的文檔管理。

      安全性：安全管理即文檔管理的重中之重，企業(yè)在選擇文檔管理軟件時要著重考察軟件的安全性，如權(quán)限劃分是否合理，防拷貝、定時備份、審計等功能，都是文檔管理軟件安全性保障比不可少的功能。

六、國內(nèi)外知名文檔管理系統(tǒng)參考：

      市面上口碑較好的文檔管理系統(tǒng)：IBM、EMC、泛普文件管理系統(tǒng)等。

      筆者從“切糕”角度反思，告知走出選擇文檔管理產(chǎn)品的誤區(qū)，從企業(yè)需求、產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)保障體系等相關(guān)條件入手，結(jié)合價格因素與產(chǎn)品細節(jié)，選擇最適合企業(yè)實情的軟件。文檔管理軟件是產(chǎn)品功能與其身后的服務(wù)體系的結(jié)合體，可以給企業(yè)良好的誠信保障。選擇最適合的文檔管理軟件，讓您的企業(yè)在秩序中穩(wěn)步發(fā)展。