泛普 文件管理系統(tǒng) 協(xié)同文檔管理系統(tǒng)

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　　新型文檔管理安全模式風(fēng)暴來襲

　　企業(yè)文檔管理新起點 第一篇》 《 一、企業(yè)文檔管理中安全的重要性與可能造成的后果 企業(yè)在不斷的發(fā)展壯大的過程中， 日積月累會產(chǎn)生大量有價值的文檔， 這些文檔甚至?xí)?把握著企業(yè)命脈，但是很多企業(yè)卻疏忽了對文檔合理性管理，經(jīng)常出現(xiàn)嚴(yán)重安全隱患，阻礙 企業(yè)發(fā)展。 成千上萬的資料散亂存儲在幾百甚至上千臺電腦中，電腦中毒、硬盤損壞、缺乏操作記 錄的情況經(jīng)常發(fā)生，嚴(yán)重影響到公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)，還經(jīng)常給公司帶來直接巨大的經(jīng)濟(jì)損失。 企業(yè)的重要機密文件經(jīng)常會暴露在公司員工面前，85%的員工可以輕松地獲取這些具有 “競爭力”的資料和信息; 機密資料泄露還會引發(fā)版權(quán)爭議， 新聞中經(jīng)常報道侵占版權(quán)的官 司和紛爭不斷的口水戰(zhàn)---到底誰才是真正的版權(quán)持有者? 這些問題持續(xù)累積不加以解決將會給企業(yè)造成怎樣的影響?所有的這些問題都值得我 們深思。 二、現(xiàn)有常見的安全管理手段與其弊端 在公司日常運行過程中，通常會產(chǎn)生很多包含技術(shù)、財務(wù)、銷售、客戶等機密敏感信息 的文檔， 普通的電腦鎖定及共享很難讓文檔得到行之有效的保護(hù)。 目前很多企業(yè)在文檔管理 方面存在著諸多弊端: 1) 大量的文件資料分散存儲在幾百臺甚至上千臺電腦中， 、 經(jīng)常會出現(xiàn)因計算機病毒感染或 硬盤損壞造成的重要資料的丟失， 給企業(yè)帶來極大的麻煩和損失， 根本無法做到所有文檔統(tǒng) 一集中管理，實現(xiàn)全部文檔的備份幾乎不可能完成。 2)、現(xiàn)有的文檔管理缺乏基于角色的用戶權(quán)限管理措施，企業(yè)內(nèi)部因部門不同、員工級別 不同， 針對文件使用范圍也不同。 然而企業(yè)內(nèi)部管理人員無法根據(jù)實際需求設(shè)置不同權(quán)限部 門、員工使用不同的文件。“重量級”文件往往存在被某些員工輕易獲得后泄露的風(fēng)險，無 法全面保障公司資料的安全性。 3)、缺乏對文件的使用權(quán)限控制措施，企業(yè)內(nèi)部文件甚至核心機密文件不能合理地設(shè)置不 同的使用權(quán)限， 造成機密文件在企業(yè)內(nèi)部的濫用， 從而給企業(yè)核心機密帶來了重大的安全隱 患。 4) 企業(yè)文檔管理缺乏安全的加密機制， 、 若企業(yè)內(nèi)重要文件被網(wǎng)絡(luò)黑客或競爭對手非法拷貝 走，將會給企業(yè)帶來極大的損失。 1/3 泛普軟件---企業(yè)文檔管理的風(fēng)向標(biāo)

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　　5) 、企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進(jìn)行操作，每個員工對哪些 文檔做過哪些操作根本無法記錄， 公司的機密文件遭到惡意篡改后無從查起， 員工之間互相 猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié);有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重 要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。 6) 、缺乏對文件有效的離線控制，企業(yè)內(nèi)部常常面臨信息外攜使用、交互使用的需求，文件 一旦外攜出去將處于不可控狀態(tài)，離線文件可以被隨意編輯、復(fù)制、刻錄、打印。

　　三、現(xiàn)代化安全管理手段有哪些 針對于上述的各種企業(yè)文檔管理中的安全問題， 迎來了現(xiàn)代化信息管理手段新時代， 致 得 文件管理系統(tǒng) 協(xié)同文檔管理專家給予了以下解決方案： 1) 、統(tǒng)一存儲、安全備份 可以建立統(tǒng)一的存儲平臺，企業(yè)內(nèi)部所有文件全部集中存儲在統(tǒng)一的服務(wù)器中，采用 B/S 架構(gòu)，通過 WEB 形式登陸至服務(wù)器進(jìn)行操作，集中管理企業(yè)文檔，并且可以對企業(yè)文檔 定時備份， 必要時可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)， 杜絕了因病毒感染或硬盤損壞造成的機密文件丟失的 現(xiàn)象，可極大的保障企業(yè)內(nèi)部資料的安全。 2) 、通過對人員設(shè)置權(quán)限來控制文檔的安全性 在企業(yè)設(shè)立的統(tǒng)一管理平臺中， 可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限， 如瀏覽、 編輯、 下載、 拷貝、刪除?等等操作都是通過權(quán)限來完成的，適當(dāng)降低機密文件在公司內(nèi)部的可視性，避 免員工隨意拷貝重要資料，實現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。 3) 、通過對文件設(shè)置權(quán)限來控制文檔的安全性 除了針對人員設(shè)置權(quán)限，也可針對于文件設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，如文檔鎖定，同時有效控制 在流程中文件的安全性與保密性。 4) 、建立存儲加密機制 存儲在同一服務(wù)器中的文件可以實現(xiàn)加密混淆， 如果是通過非正常渠道獲得的文件資料 根本無法打開瀏覽， 使企業(yè)管理者不再擔(dān)心存在文檔被盜用的風(fēng)險， 對文檔安全真正推心置 腹。 5) 、文檔審計 可以記錄集中存儲的每個文檔的整個生命周期操作歷史， 每個人員在不同時刻對文檔進(jìn) 行的哪些操作都可以完整的記錄下來，跟隨文檔生命周期保存，直至文檔廢除。可以避免出 現(xiàn)問題后員工責(zé)任的互相推諉。對每篇文檔信息歷史追蹤是非常必要的安全管理手段。 四、常見軟件具備功能 現(xiàn)在的軟件市場中比較常見的知名文檔管理軟件有泛普 文件管理系統(tǒng) 協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，可以建 立統(tǒng)一存儲平臺，對于上述企業(yè)管理中的安全問題，泛普 文件管理系統(tǒng) 協(xié)同文檔管理系統(tǒng)都能快速解 2/3 泛普軟件---企業(yè)文檔管理的風(fēng)向標(biāo)

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　　決，系統(tǒng)采用 B/S 架構(gòu)，通過瀏覽器就可登陸;并且系統(tǒng)建立了完善的備份機制，支持自動 數(shù)據(jù)庫備份和手動完整備份兩種方式， 完成所有數(shù)據(jù)備份不再成為不可實現(xiàn)的難題; 系統(tǒng)為 企業(yè)量身定制了權(quán)限機制， 可以在系統(tǒng)中針對人員和文件設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限， 保護(hù)文檔不被隨 意操作;同時，系統(tǒng)還會給存儲在服務(wù)器中的文件混淆加密，防止非法盜用;全面的文檔審 計功能完全符合企業(yè)對文件的審計標(biāo)準(zhǔn)， 能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個文檔整個生命周期 的所有操作。 企業(yè)的良性發(fā)展離不開好的文檔管理系統(tǒng)， 新型文檔管理模式風(fēng)暴無疑會將企業(yè)文檔管 理推向一個新的高度，用現(xiàn)代化文檔管理手段可以解決困擾企業(yè)良久的文檔管理的安全問 題，帶領(lǐng)企業(yè)文檔管理走向新的紀(jì)元。