檔案管理基本知識(shí)

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 　　檔案管理基本知識(shí)

　　第一章 檔案管理基本知識(shí)

　　第一節(jié) 名 詞 解 釋

　　1、什么是檔案?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

　　2、什么是檔案工作?

　　答：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

　　3、什么是檔案統(tǒng)計(jì)?

　　答：對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

　　4、什么是歸檔?

　　答：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。

　　5、什么是案卷?

　　答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。

　　6、什么是檔案整理?

　　答：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

　　7、什么是檔案立卷?

　　答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

　　8、什么是檔案實(shí)體分類?

　　答：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

　　9、什么是檔號(hào)?

　　答：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　10、什么是文件?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　11、什么是文本?

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　12、什么是歸檔文件?

　　答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　13、什么是歸檔文件管理?

　　答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　14、什么是全宗號(hào)?

　　答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　15、什么是全宗指南?

　　答：介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書(shū)。

　　16、什么是專題指南?

　　答：介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　17、什么是檢索工具?

　　答：檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　18、什么是索引?

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　19、什么是編目?

　　答：按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。

　　20、什么是案卷目錄?

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

　　21、什么是全引目錄?

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　22、什么是分類目錄?

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　23、什么是專題目錄?

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　24、什么是卷內(nèi)目錄?

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　25、什么是電子文件?

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　26、什么是歸檔電子文件?

　　答：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔?

　　答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

　　28、什么是電子文件物理歸檔?

　　答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

　　29、什么是磁性載體文件?

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料(如磁帶、軟磁盤(pán)、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化?

　　答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過(guò)程。存儲(chǔ)格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　31、什么是音像檔案?

　　答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　32、什么是照片檔案?

　　答：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

　　33、什么是檔案編纂?

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。

　　34、什么是檔案編研工作?

　　答：以保存的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

　　35、什么是組織沿革?

　　答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)(地區(qū)、行業(yè))體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。

　　36、什么是大事記?

　　答：按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。

　　第二節(jié) 綜合檔案管理

　　37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么?

　　答：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

　　38、企業(yè)檔案部門(mén)依法應(yīng)履行哪些職責(zé)?

　　答：(1)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

　　(2)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

　　(3)指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(4)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

　　39、違反《檔案法》的行為有哪些?

　　答：(1)損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的;

　　(2)擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的;

　　(3)涂改、偽造檔案的;

　　(4)擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓檔案的;

　　(5)倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人的;

　　(6)不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的;

　　(7)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;

　　(8)檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

　　上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

　　40、檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)?

　　答：企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

　　41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么?

　　答：(1)行之有效的管理體制;

　　(2)設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu);

　　(3)具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊(duì)伍;

　　(4)制定一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范;

　　(5)配備較完善的庫(kù)房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費(fèi)。

　　42、完成檔案工作任務(wù)的手段是什么?

　　答：(1)行政手段：通過(guò)行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實(shí)有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn);

　　(2)法律手段：依法治檔，維護(hù)檔案工作的正常秩序;

　　(3)經(jīng)濟(jì)手段：獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制推動(dòng)檔案各項(xiàng)工作;

　　(4)宣傳教育手段：提高檔案意識(shí);

　　(5)指導(dǎo)咨詢手段：通報(bào)有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。

　　43、檔案的主要屬性有哪幾方面?

　　答：檔案的屬性是指檔案在社會(huì)中表現(xiàn)出來(lái)的固有特征、特點(diǎn)，它具有原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性等幾個(gè)方面的主要屬性。

　　(1)原始記錄性是檔案的基本屬性

　　檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實(shí)活動(dòng)情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記載。

　　(2)檔案的信息屬性

　　第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。

　　第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對(duì)于信息的形成者來(lái)說(shuō)，它是接收者和信息庫(kù)，不斷存貯、積累信息;另一方面，對(duì)于檔案利用者來(lái)說(shuō)，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。

　　第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同步產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。

　　(3)檔案的知識(shí)屬性

　　知識(shí)是人類對(duì)自然和社會(huì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識(shí)與描述，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)。檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類知識(shí)的結(jié)晶。

　　44、檔案工作的“三納入”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃;

　　(2)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程;

　　(3)納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

　　45、檔案工作的“四參加”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)檔案部門(mén)或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì);

　　(2)參加科研課題審定會(huì);

　　(3)參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì);

　　(4)參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收。

　　46、檔案工作的“四同步”制度的具體內(nèi)容有哪些?

　　答：(1)下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步;

　　(2)檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步;

　　(3)驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步;

　　(4)上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門(mén)出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

　　47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成?

　　答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。

　　48、檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度?

　　答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

　　(1)檔案管理規(guī)定;

　　(2)文件材料形成、積累、歸檔制度;

　　(3)文件材料歸檔范圍及保管期限表;

　　(4)檔案工作崗位責(zé)任制;

　　(5)檔案工作考核辦法;

　　(6)檔案借閱利用制度;

　　(7)檔案分類編號(hào)方案;

　　(8)檔案庫(kù)房管理制度;

　　(9)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度;

　　(10)檔案保密制度;

　　(11)檔案統(tǒng)計(jì)制度;

　　(12)科技圖樣修改補(bǔ)充制度;

　　(13)特殊載體檔案管理制度等。

　　49、什么是文件資料的歸檔?

　　答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過(guò)程，是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門(mén)保存的過(guò)程。

　　已完成承辦過(guò)程既文件資料內(nèi)容所反映的事項(xiàng)等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

　　檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對(duì)日后各項(xiàng)工作活動(dòng)有一定的參考、憑證等價(jià)值而保存的文件材料。

　　按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過(guò)分類、組卷、編號(hào)、排列、編目等整理，移交到檔案部門(mén)集中保管和提供利用的文件資料。

　　50、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件?

　　答：(1)文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦完畢的;

　　(2)對(duì)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)工作有查考、憑證、依據(jù)作用的;

　　(3)經(jīng)過(guò)分類、組合排列、編號(hào)、基本編目等系統(tǒng)整理的。

　　51、歸檔文件的整理原則是什么?

　　答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么?

　　答：(1)歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改;

　　(2)永久、長(zhǎng)期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔;

　　(3)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備;

　　(4)需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等)書(shū)寫(xiě)、繪制;

　　(5)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求;

　　(6)錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性;

　　(7)長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)。

　　53、各類文件材料應(yīng)何時(shí)歸檔?

　　答：各職能部門(mén)形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;

　　工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長(zhǎng)的項(xiàng)目可分為階段、分單位項(xiàng)目歸檔;

　　外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔;

　　單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)交有關(guān)人員歸檔;

　　會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后歸檔，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一至三年，向檔案部門(mén)移交;

　　實(shí)行文擋一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔;

　　下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

　　(1)沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件材料;

　　(2)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

　　(3)設(shè)備儀器的維修文件材料;

　　(4)產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料;

　　(5)機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料;

　　(6)應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料;

　　(7)其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

　　54、文件材料的保管期限如何劃分?

　　答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價(jià)值的大小進(jìn)行劃分，可分為永久、長(zhǎng)期和短期。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，本單位需要長(zhǎng)久利用的材料應(yīng)定為永久(50年以上)保存;凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長(zhǎng)期(16年至50年)保存;凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期(15年以下)保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位的實(shí)際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

　　55、文書(shū)檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)遵循的原則是什么?整理工作有哪些工作程序?排列文件順序的要求是什么?

　　答：(1)整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用;

　　(2)整理工作程序：分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒;

　　(3)排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

　　56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5類的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，采用哪種分類方案為宜?

　　答：較適宜的分類方案：年度——問(wèn)題——保管期限。

　　57、如何進(jìn)行案卷編目?

　　答：按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組成目錄的過(guò)程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。

　　(1)案卷目錄：是檔案部門(mén)管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門(mén)交接檔案的依據(jù)和憑證(可作為移交目錄)。其項(xiàng)目包括案卷序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、案卷題名等;

　　(2)卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等，便于利用者根據(jù)所需項(xiàng)目進(jìn)行查閱、檢索。項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容包括文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁(yè)號(hào);

　　(3)備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁(yè)之后，其作用是用以說(shuō)明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項(xiàng)目填寫(xiě)內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見(jiàn)號(hào)。

　　58、如何加蓋檔號(hào)章?

　　答：(1)單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫(xiě)檔號(hào)章。項(xiàng)目?jī)?nèi)容包括檔號(hào)、序號(hào)等;

　　(2)蓋于文件的右上角或上方的空白處，無(wú)空白處時(shí)，亦可蓋于文件反面右上角。

　　59、檔案文件裝訂的基本要求是什么?

　　答：裝訂時(shí)應(yīng)做到文件右下頁(yè)邊齊整，無(wú)倒頁(yè);破損的需進(jìn)行修復(fù);去掉留存在文件材料上的金屬物;參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實(shí)耐用。

　　60、卷盒脊背如何填寫(xiě)?

　　答：填寫(xiě)項(xiàng)目包括檔號(hào)、保管期限、案卷題名。

　　檔號(hào)：目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)(暫用鉛筆填寫(xiě)，移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫(xiě));

　　保管期限：已確定的案卷留存年限;

　　案卷題名：由立卷人擬寫(xiě)的案卷題名(需與案卷目錄中的題名相一致)。

　　61、案卷封面如何填寫(xiě)?

　　答：填寫(xiě)項(xiàng)目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號(hào)、案卷題名、密級(jí)。

　　62、如何準(zhǔn)確擬寫(xiě)案卷題名?

　　答：擬寫(xiě)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡(jiǎn)練。應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長(zhǎng)，同時(shí)也要杜絕因過(guò)于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。

　　擬寫(xiě)案卷題名后，不要急于正式填寫(xiě)在填充面或卷盒的脊背上，可臨時(shí)寫(xiě)在稿紙上，待案卷經(jīng)過(guò)審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無(wú)誤后，再正式填寫(xiě)。

　　63、如何編寫(xiě)頁(yè)號(hào)?

　　答：案卷內(nèi)以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁(yè)號(hào)順序均從“1”開(kāi)始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁(yè)號(hào)均從“1”起編寫(xiě)。

　　成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　兩張以上小幅面文件托裱在同一頁(yè)紙上的，按一頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　64、備考表中的“互見(jiàn)號(hào)”應(yīng)填寫(xiě)哪些內(nèi)容?

　　答：互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。

　　65、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B?

　　答：底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以，這里所說(shuō)的圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

　　(1)采用“手風(fēng)琴”式折疊法;

　　(2)圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損;

　　(3)盡量避免在重要的圖樣處有折痕;

　　(4)不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)大小;

　　(5)采用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。

　　66、科技檔案與科技資料的區(qū)別?

　　答：(1)由于科技檔案與科技資料同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)系不同，區(qū)分時(shí)，首先要分析是否本單位科技、生產(chǎn)生活的直接形成材料，是否直接反映本單位的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)面貌?？萍紮n案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其它單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都應(yīng)視為科技檔案材料，而不是資料。

　　(2)從科技檔案與科技資料的使用價(jià)值和作用的不同來(lái)分析。科技檔案具有工作考查和歷史憑證的作用，而科技資料僅具有一定的參考作用，不能起查考和憑證作用?？萍紮n案是原始的第一手材料，損失后無(wú)法彌補(bǔ)，而科技資料是復(fù)制來(lái)的資料，損失后尚可收集復(fù)制。

　　(3)科技檔案與科技資料從來(lái)源，整理方法到管理辦法均有所區(qū)別：科技檔案主要是本單位按歸檔制度歸檔的科技文件材料;科技資料則是從外單位通過(guò)交流、復(fù)制和購(gòu)買(mǎi)而得到的。整理時(shí)科技檔案要求遵循自然形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系和成套性;科技資料沒(méi)有這種有機(jī)聯(lián)系。管理時(shí)科技檔案要比科技資料嚴(yán)密和完善得多。

　　67、科技檔案工作的基本任務(wù)是什么?

　　答：科技檔案工作是以科技檔案為研究對(duì)象和管理對(duì)象的一項(xiàng)專門(mén)業(yè)務(wù)工作。科技檔案工作的基本任務(wù)是：按照一定的原則和要求，科學(xué)地管理科技檔案，積極地開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源，及時(shí)準(zhǔn)確地提供科技檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技研究工作服務(wù)，為黨和國(guó)家的各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　科技檔案工作的基本任務(wù)，主要是通過(guò)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作來(lái)完成的。其中收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作，是為科技檔案的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件的基礎(chǔ)工作。而對(duì)科技檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為發(fā)展生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技研究工作服務(wù)，則是整個(gè)科技檔案工作的目的。

　　68、科技檔案工作的性質(zhì)是什么?

　　答：科技檔案工作是一項(xiàng)以科技管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是堅(jiān)持科學(xué)態(tài)度，提高科學(xué)技術(shù)管理水平的重要環(huán)節(jié)，也是國(guó)家科學(xué)技術(shù)事業(yè)的一個(gè)組成部分。

　　69、如何確定科技檔案案卷的排列順序?

　　答：(1)案卷之間的排列順序

　　科研類：課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段——研究實(shí)驗(yàn)階段——總結(jié)鑒定階段——成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段——推廣應(yīng)用階段等。

　　基建類：項(xiàng)目依據(jù)性文件材料——基礎(chǔ)性文件材料——工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))——工程施工——工程監(jiān)理——工程竣工驗(yàn)收等。

　　設(shè)備類：設(shè)備依據(jù)性文件材料——外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)——設(shè)備安裝調(diào)試——隨機(jī)文件材料——設(shè)備運(yùn)行——設(shè)備維護(hù)等。

　　以上為一般科技檔案案卷的排列順序。電力企業(yè)檔案案卷之間的排列順序，在《電力企業(yè)檔案分類表(6-9類)》的類目設(shè)置已基本排定，基本可按表中的類目設(shè)置的先后順序進(jìn)行排列。

　　(2)案卷內(nèi)文件材料之間的排列順序

　　管理性文件材料：按問(wèn)題的重要程度和事項(xiàng)、事物發(fā)展過(guò)程的先后順序排列。

　　文字和圖紙：按文字在前，圖紙?jiān)诤蟮捻樞蚺帕小?/p>

　　譯文和原文：按譯文在前，原文在后的順序排列。

　　70、一個(gè)立檔單位有哪此變化不影響全宗的劃分?

　　答：(1)立檔單位名稱的變更;

　　(2)立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變;

　　(3)立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整;

　　(4)立檔單位工作地點(diǎn)的變遷;

　　(5)立檔單位短期停止活動(dòng)以后又恢復(fù)。

　　71、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容有哪些?

　　答：有檔案的登記和統(tǒng)計(jì)兩部分。包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機(jī)構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門(mén)問(wèn)題的統(tǒng)計(jì)。

　　72、提供利用檔案主要有哪些方式方法?

　　答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

　　(1)設(shè)立閱覽室;

　　(2)檔案的借閱;

　　(3)咨詢服務(wù);

　　(4)制發(fā)檔案的復(fù)制品;

　　(5)通過(guò)編印目錄、索引、文摘、簡(jiǎn)介等進(jìn)行檔案信息的報(bào)道或交流;

　　(6)編輯文件匯集;

　　(7)編寫(xiě)參考資料;

　　(8)制發(fā)檔案證明;

　　(9)舉辦檔案展覽。

　　73、怎樣進(jìn)行檔案的編研?

　　答：編研工作必須遵循一定的原則，具體應(yīng)該符合下列要求：

　　(1)檔案編研應(yīng)該充分考慮社會(huì)(企業(yè))需要，為企業(yè)的中心工作服務(wù);

　　(2)實(shí)事求是地維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生;

　　(3)遵守國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的開(kāi)展應(yīng)得到相應(yīng)部門(mén)的同意，公布檔案文件要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。

　　同時(shí)，檔案編研是一項(xiàng)研究性很強(qiáng)的工作，涉及檔案知識(shí)、歷史知識(shí)和其他多方面的知識(shí)，檔案編研對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌有重要意義，所以檔案編研還必須堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，編研過(guò)程中尊重歷史，尊重檔案原件的記載，尊重檔案編研的嚴(yán)肅性。

　　74、全宗指南的結(jié)構(gòu)及編制原則是什么?

　　答：(1)全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成。

　　封頁(yè)包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。

　　正文包括：全宗構(gòu)成者沿革，全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。

　　備注包括：本全宗指南的編制情況，有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說(shuō)明。

　　(2)編制原則：應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練、文字表達(dá)清楚。

　　75、組織沿革主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：(1)單位成立、合并和撤消時(shí)間;

　　(2)單位名稱改變、地址遷移;

　　(3)單位的隸屬關(guān)系及主要職能(含性質(zhì)特征、職權(quán)范圍、主要工作與任務(wù)等);

　　(4)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的任免;

　　(5)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及所屬單位的設(shè)置、變化情況，責(zé)任人姓名等;

　　(6)單位人員編制情況。

　　76、大事記主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：大事記主要有時(shí)間和記實(shí)兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

　　時(shí)間就是按照年、月、日時(shí)間順序逐條記述事實(shí)，即通常講的“以時(shí)系事”。

　　記實(shí)是指記載單位主要的職能活動(dòng)，展示單位發(fā)展概貌的大事和要事的事實(shí)。記載的事實(shí)應(yīng)即不遺漏大事、要事，也不必事無(wú)巨細(xì)全部羅列。

　　大事記記述的大事、要事一般是指：

　　(1)本單位隸屬關(guān)系的變化，體制、機(jī)構(gòu)的調(diào)整，規(guī)模的擴(kuò)大或縮小，人事的任免和調(diào)動(dòng)等;

　　(2)本單位制定的重要制度、辦法，下達(dá)的規(guī)劃、計(jì)劃，采取的重大生產(chǎn)技術(shù)決策和措施;進(jìn)行的擴(kuò)建、改建任務(wù)等;

　　(3)本單位內(nèi)召開(kāi)的各類重要會(huì)議和參加國(guó)家、地方或上級(jí)機(jī)關(guān)的重要會(huì)議，在會(huì)議上提出匯報(bào)、建議、提案和受獎(jiǎng)等;

　　(4)本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質(zhì)量、安全事故等;

　　(5)本單位某個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作，如本單位整頓、設(shè)備和基建設(shè)施普查、打擊經(jīng)濟(jì)和刑事犯罪等活動(dòng);

　　(6)國(guó)家、地方或上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的重要指示、批示以及檢查工作時(shí)的講話或其他活動(dòng)等;

　　(7)重大的外事活動(dòng)，如外賓來(lái)本單位參觀、考察、協(xié)助工作，進(jìn)行技術(shù)交流;簽訂重要合同，本單位人員出國(guó)學(xué)習(xí)、參觀、考察等;

　　(8)其他大事、要事。

　　77、大事記中大事時(shí)間的編寫(xiě)應(yīng)注意那幾個(gè)問(wèn)題?

　　答：(1)大事時(shí)間必須考證，標(biāo)示明晰，盡量避免錯(cuò)誤或含混不清;

　　(2)大事時(shí)間應(yīng)標(biāo)示具體，盡量寫(xiě)清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記;

　　(3)某些大事持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，并且在大事記中作為一個(gè)條目編寫(xiě)，其時(shí)間可以概括書(shū)寫(xiě)，也可以標(biāo)明起止日期;

　　(4)大事時(shí)間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注明其它紀(jì)年形式。

　　78、《企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)》中“五率”如何計(jì)算?

　　答：(1)歸檔率=實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)歸檔項(xiàng)目總數(shù)×100%;

　　(2)完整率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%;

　　(3)準(zhǔn)確率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%;

　　(4)查全率=檢出相關(guān)檔案數(shù)/庫(kù)存所有相關(guān)檔案數(shù)×100%;

　　(5)查準(zhǔn)率=檢出相關(guān)檔案數(shù)/檢出檔案總數(shù)×100%。

　　第三節(jié) 專門(mén)檔案管理

　　79、什么是電子文件的移交?

　　答：電子文件的移交是對(duì)歸檔電子文件按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。

　　80、電子文件的移交、接收檢驗(yàn)項(xiàng)目有哪些?

　　答：文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門(mén)在接受電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的載體極其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：

　　—載體有無(wú)劃恨，是否清潔;

　　—有無(wú)病毒;

　　—核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù);

　　—核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全;

　　—對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

　　檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗(yàn)登記表》的相應(yīng)欄目。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回原形單位重新制作，并再次進(jìn)行檢驗(yàn)。

　　81、如何對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定?

　　答：電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和規(guī)定保管期限。

　　歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接受單位。

　　電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。

　　電子文件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和原數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識(shí)。

　　82、歸檔電子文件怎樣整理?

　　答：(1)歸檔電子文件的整理按DA/T22歸檔的要求進(jìn)行;

　　(2)歸檔電子文件以件為單位整理;

　　(3)同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等分類方案進(jìn)行分類;

　　(4)按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體;

　　(5)電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)(責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等);

　　(6)將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

　　83、電子文件鑒定工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容?

　　答：應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。

　　84、如何對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔?

　　答：電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

　　85、電子文件歸檔有哪些要求?

　　答：電子文件歸檔的總要求：文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：

　　(1)凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔;

　　(2)把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝;

　　(3)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體;

　　(4)存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài);

　　(5)特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存在相應(yīng)的查看軟件;

　　(6)將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤(pán)為單位填寫(xiě);

　　(7)對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄;

　　(8)歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

　　86、歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合哪些條件?

　　答：(1)歸檔載體應(yīng)做防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

　　(2)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓;

　　(3)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離;

　　(4)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃;相對(duì)濕度選定范圍：35%～45%。

　　87、磁性載體文件的歸檔要求有哪些?

　　答：(1)磁性載體文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項(xiàng)目結(jié)束后將磁性載體文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份(A、B盤(pán))，及時(shí)向檔案部門(mén)移交歸案;

　　(2)歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測(cè)，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無(wú)病毒、清潔、無(wú)劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性;

　　(3)歸檔使用的錄音(像)帶。軟磁盤(pán)的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的規(guī)定;

　　(4)同一項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存儲(chǔ)在同種磁性載體上;

　　(5)應(yīng)建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔;

　　(6)歸檔的磁性載體應(yīng)由文件形成部門(mén)編制歸檔說(shuō)明。

　　88、照片檔案收集的范圍?

　　答：(1)記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片和本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片;

　　(2)記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片;

　　(3)其他具有保存價(jià)值的照片。

　　89、照片檔案收集的要求是什么?

　　答：(1)對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有;

　　(2)對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定;

　　(3)對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn);

　　(4)底片、照片、說(shuō)明齊全;

　　(5)底片與照片影像應(yīng)一致;

　　(6)對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片;對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片;

　　(7)照片檔案的移交和收集符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　90、照片檔案分類排列要求是什么?

　　答：在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問(wèn)題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問(wèn)題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。

　　在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。

　　91、照片檔案的編號(hào)有何規(guī)定?

　　答：照片編號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　92、照片檔案的著錄項(xiàng)目包括的內(nèi)容?

　　答：照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。

　　93、歸檔照片的說(shuō)明主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：歸檔照片的說(shuō)明應(yīng)體現(xiàn)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由;“時(shí)間”即事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間;“地點(diǎn)”即被攝物所在的具體地點(diǎn);“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份;“背景”即對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景;“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。

　　94、照片檔案的目錄有幾類?

　　答：照片檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　95、照片檔案的基本目錄、冊(cè)內(nèi)目錄有何要求?

　　答：照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序。

　　冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。

　　96、照片檔案的保管要求和措施是什么?

　　答：(1)貯存庫(kù)房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則;

　　(2)照片檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫(kù);

　　(3)接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣;

　　(4)底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連;

　　(5)珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存?？截惼峁├茫员愀玫乇４婺钙?

　　(6)每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過(guò)五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況(卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等)，亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問(wèn)題，并做好檢查記錄，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

　　97、數(shù)碼照片的歸檔要求是什么?

　　答：(1)數(shù)碼照片圖像一律采用RGB彩色模式;

　　(2)數(shù)碼照片的文件格式為JPEG格式，文件名即為圖片編號(hào);

　　(3)為便于儲(chǔ)存和保證數(shù)碼圖片的清晰度，照片的有效分辨率為2800×2000pix，每張圖片大小為1.5MB左右;

　　(4)數(shù)碼照片必須經(jīng)過(guò)篩選應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)，具有使用價(jià)值和歷史意義。

　　98、數(shù)碼照片組卷的要求是什么?

　　答：(1)數(shù)碼照片的案卷，原則上以700MB/CD-R光盤(pán)為一保管單位，每一保管單位的初始分類為工程機(jī)組號(hào);非工程類數(shù)碼照片初始分類一律按照年度;

　　(2)數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制完整的案卷目錄和檢索目錄，作為臺(tái)帳和檢索利用;

　　(3)數(shù)碼照片檔案說(shuō)明包括：專業(yè)分類編號(hào)、拍攝時(shí)間、拍攝主體說(shuō)明、拍攝背景、攝影者、拍攝地點(diǎn)六要素;

　　(4)精選后數(shù)碼照片按目錄順序加洗五寸一份放入專用冊(cè)內(nèi)，冊(cè)內(nèi)目錄與數(shù)碼照片說(shuō)明一致，每張照片注明六要素;

　　(5)所有數(shù)碼照片和Word文檔目錄刻入光盤(pán);數(shù)碼照片排列順序、編號(hào)與卷內(nèi)目錄一致，放入專用袋內(nèi)，粘貼在數(shù)碼照片冊(cè)最后一頁(yè)上歸檔。

　　99、什么是會(huì)計(jì)檔案?

　　答：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　　(1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證;

　　(2)會(huì)計(jì)帳薄類：總帳、明細(xì)帳、日記帳固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄、其他會(huì)計(jì)帳薄;

　　(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告;

　　(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

　　100、會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)間如何規(guī)定的?

　　答：各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別要求拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　101、會(huì)計(jì)檔案借閱的規(guī)定是什么?

　　答：各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。

　　各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

　　102、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定有哪些?

　　答：保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

　　(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容;

　　(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);

　　(3)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo);

　　(4)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

　　103、會(huì)計(jì)檔案的載體有哪些規(guī)定?

　　答：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

　　104、會(huì)計(jì)檔案的移交有哪些規(guī)定?

　　答：?jiǎn)挝恢g交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、保管期限等內(nèi)容。

　　交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名。

　　105、何為信用檔案?其作用是什么?

　　答：信用檔案主要是指法人、其他組織和個(gè)人在經(jīng)濟(jì)交往、職能管理和日常生活等社會(huì)活動(dòng)中形成并反映信譽(yù)狀況，對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種記錄。

　　信用檔案即是國(guó)家檔案資源的組成部分，也是社會(huì)信用體系建設(shè)的重要基礎(chǔ)，加強(qiáng)應(yīng)用檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)于建立社會(huì)信用體系和信用機(jī)制，規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，提高全民族誠(chéng)實(shí)守信的道德水平具有十分重要的意義。

　　106、企業(yè)信用檔案主要包括哪些內(nèi)容?

　　答：(1)基本情況：主要包括信用主體的名稱、代碼、隸屬關(guān)系、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、地址、對(duì)外聯(lián)系方式、法人代表的基本情況等材料;

　　(2)工商注冊(cè)登記情況：主要包括工商登記、變更、注銷(xiāo)、商標(biāo)注冊(cè)及工商年檢等方面的材料;

　　(3)合同履行情況及由此引發(fā)的仲裁或訴訟等材料;

　　(4)帳款收付情況：主要包括在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)中形成的各種收付款憑證等材料;

　　(5)財(cái)務(wù)情況：主要包括資產(chǎn)負(fù)債與損益、財(cái)務(wù)狀況分析、現(xiàn)金流量、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等方面的材料;

　　(6)銀行信貸情況：主要包括貸前調(diào)查及信用分析情況，還貸還息情況，逃廢銀行債務(wù)等方面的材料;

　　(7)產(chǎn)品質(zhì)量情況：主要包括獲得名牌產(chǎn)品、質(zhì)量獎(jiǎng)、通過(guò)質(zhì)量體系認(rèn)證，假冒偽劣產(chǎn)品查處等方面的材料;

　　(8)中介機(jī)構(gòu)資信情況：主要包括蓄意出具虛假驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告及質(zhì)量認(rèn)證等行為的查處材料;

　　(9)承擔(dān)資信調(diào)查與評(píng)估業(yè)務(wù)、質(zhì)量認(rèn)證等中介服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展信用評(píng)估所形成的有關(guān)材料;

　　(10)違法違紀(jì)情況：主要包括公、檢、法及有關(guān)行政主管部門(mén)查處涉及信用缺失等方面違法、違規(guī)案件的材料;

　　(11)其他反映信用主體有關(guān)信用情況的材料。

　　107、什么是實(shí)物檔案?

　　答：實(shí)物檔案是指公司各單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研及其他各項(xiàng)工作中形成的,具有保存價(jià)值的,按歸檔要求整理歸檔的實(shí)物。實(shí)物分為二類：一類是指榮譽(yù)檔案，即本單位在各項(xiàng)工作中所獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗等;另一類是指具有保存價(jià)值的各類實(shí)物，如領(lǐng)導(dǎo)題詞、名人字畫(huà)、友好往來(lái)的贈(zèng)品等。

　　108、實(shí)物檔案的歸檔范圍?

　　答：主要包括本單位獲得的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌以及廢止的各種印章，獲贈(zèng)的紀(jì)念品、宣傳品及反映本單位不同發(fā)展階段的產(chǎn)品樣品，實(shí)體性科技成果、工裝和設(shè)備等物品。

　　109、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間是怎么規(guī)定的?

　　答：實(shí)物檔案中的榮譽(yù)檔案，各單位應(yīng)于取得后一周內(nèi)移交檔案主管部門(mén)。

　　各類題詞、名人字畫(huà)、饋贈(zèng)禮品等實(shí)物檔案，在活動(dòng)完成后及時(shí)向檔案室歸檔。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門(mén)保留一段時(shí)間的，可將應(yīng)歸檔實(shí)物移交檔案管理部門(mén)后，再辦理檔案借用手續(xù)。

　　110、實(shí)物檔案的歸檔要求是什么?

　　答：(1)各部門(mén)要按規(guī)定的時(shí)間將應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案移交檔案管理部門(mén)，任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人;

　　(2)歸檔的實(shí)物檔案要保持整潔、無(wú)破損。

　　111、實(shí)物檔案是如何分類的?

　　答：實(shí)物檔案分為：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗、其他等六類。

　　112、實(shí)物檔案案卷目錄包括哪些條目?

　　答：包括案卷號(hào)、受獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)單位、題名、授獎(jiǎng)時(shí)間、備注等。

　　113、實(shí)物檔案的保存有哪些規(guī)定?

　　答：實(shí)物檔案管理員應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案予以維護(hù)，定期維護(hù)不少于每周一次，保持實(shí)物檔案的整潔、美觀。對(duì)于有特殊保存要求的實(shí)物檔案，應(yīng)制訂特殊保存措施進(jìn)行保管。如：證書(shū)獎(jiǎng)狀可以按分類，保管在特制的資質(zhì)證冊(cè)中，證冊(cè)第一頁(yè)應(yīng)有檢索目錄，證書(shū)、獎(jiǎng)狀上應(yīng)有編號(hào);錦旗可以疊放平整后放在檔案盒中，檔案盒應(yīng)平放在檔案柜中，有卷盒脊背和案卷封面以便查找。

　　114、實(shí)物檔案的借閱有哪些規(guī)定?

　　答：已入檔的實(shí)物檔案原則上不再對(duì)外借用，有特殊原因借用時(shí)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借用，借用時(shí)原則上只借用仿制件，如確需借用原件需說(shuō)明原因并經(jīng)分管理經(jīng)理簽字同意，借閱的實(shí)物檔案如有損壞或損傷，應(yīng)予以賠償并追究責(zé)任，賠償?shù)臄?shù)額由公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門(mén)認(rèn)定。