商戰(zhàn)中的諜影重重——文檔安全

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    近年來，由于企業(yè)間競爭強度的加強，人們開始強烈關注企業(yè)資料面臨的風險。但是令人堪憂的是，如今商場如戰(zhàn)場。各種手段層出不窮。企業(yè)資料仍是沒有一天停歇的在外泄。
    部分員工經(jīng)常進行不安全的操作，有意無意地違反公司的保密策略，增加了數(shù)據(jù)泄露的風險。離職員工帶走企業(yè)機密數(shù)據(jù)，因為利益因素，將企業(yè)文檔賣給對手等事件，也是常有發(fā)生。因此，內部人員成了企業(yè)數(shù)據(jù)泄露事件最大的“間諜”，數(shù)據(jù)安全問題令人堪憂。

    文檔安全隱患不容小覷
    1、門戶大開，隨意領取——文檔共享失控。
    企業(yè)辦公經(jīng)常會遇到不同部門，共同作業(yè)一個項目。這種時候資料基本就是全部隨意領取。有些單位則更是所有資料全部共享。在跟合作伙伴共同作業(yè)時候更是如此。而且員工私下交換也是屢禁不止。借閱文件也變成了送文件，根本就是有借無還。
    2、病毒泛濫，運行癱瘓——病毒入侵破壞。
    電腦補丁更新不及時、網(wǎng)絡濫用、非法接入等因素導致電腦內病毒蠕蟲泛濫，數(shù)據(jù)損壞丟失。缺失相關文件，企業(yè)難以正常運作。影響效率。而要將各臺電腦一一備份，又是難如登天。數(shù)據(jù)丟失會給正常業(yè)務帶來災難性的持續(xù)的影響。
    3、個人習慣，無心操作——公共場所辦公。
    每個人都有自己的操作習慣。有時在咖啡廳或者網(wǎng)吧，用公共電腦來處理一些工作上邊的事情。將公司的保密協(xié)議和上網(wǎng)規(guī)定置若罔聞。又或者用自己的電腦使用公共網(wǎng)絡來進行辦公，這些都是十分不安全的操作。
    4. 外賊好治，家賊難防——離職員工帶走。
    公司內部基本不設防。企業(yè)員工想得到企業(yè)內部資料比較容易?，F(xiàn)在離職率頗高。對于企業(yè)來說每一個離職員工都有可能帶走企業(yè)的資料，對于企業(yè)都是一個隱藏的威脅。而且商業(yè)手段多種多樣，有些員工可能會禁不住一時的誘惑，私自出售企業(yè)文件。都是極有可能發(fā)生的。
    2012年1號店內部員工與離職、外部人員內外勾結，泄露90萬用戶信息。致使1號店的營業(yè)額直線下滑?？诒⑿湃味鹊牍鹊?。在美國曾經(jīng)有過一次針對5000個企業(yè)的調查。調查內容為近兩年數(shù)據(jù)泄露事件的不斷增加和數(shù)據(jù)泄露對公司聲譽的影響，69%的受訪者表示，在購買產(chǎn)品或服務時, 與遭遇過數(shù)據(jù)泄露的公司相比，他們更傾向選擇沒有發(fā)生過數(shù)據(jù)泄露的公司。由此觀知，數(shù)據(jù)泄露對企業(yè)而言，不光是一顆隨時都會引爆的定時炸彈，更會讓企業(yè)的聲譽和信任度嚴重降低。
    這些問題看似十分復雜。但是解決之道異常的簡單。我們從網(wǎng)上找到了一款推薦較多的泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理軟件。并請教了泛普的相關專家。泛普的專家團隊告訴我們，這些問題的解決之道就是，哪里泄露，堵哪里。
    目前，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)采用了B/S架構，可將公司文檔全部置于此平臺。這樣當某臺計算機上面由于病毒的原因，某些重要文件丟失，可以從此平臺重新下載或者查看。而且平臺上邊的文檔都是定時備份。所以當出現(xiàn)重大損失時候，可以保障文檔恢復如初。
    此系統(tǒng)的權限管理模塊更是支持多維度的設定，例如創(chuàng)建、刪除、復制下載等等。公司可以按照員工不同的等級和需求安排?；蛘咭罁?jù)部門來設定人員的權限。這樣可以保證公司的核心文件和數(shù)據(jù)，不會過多的暴露。
    由于權限管理的精準，還有B/S架構的方便，所以駐外員工在此系統(tǒng)上，可以快速得知公司內部信息，并且可以看到相關文檔的更新消息。并且系統(tǒng)提供借閱功能。當不具備閱讀權限的同事，需要某篇文件時候，可以找相關人員借閱。當借閱時間到，系統(tǒng)會自動回收。保證不會文件外流，協(xié)同辦公更加方便安全。
    針對企業(yè)員工經(jīng)常在外操作辦公系統(tǒng)的問題，系統(tǒng)可以禁止掉某些IP地址。讓員工只可在單位的IP地址下登陸系統(tǒng)。徹底杜絕員工的無心之失。從而大大的提高了數(shù)據(jù)的安全性。
    此系統(tǒng)的種種功能，從數(shù)據(jù)的存儲、備份、借閱、使用等過程，層層入手，對企業(yè)的的核心數(shù)據(jù)的形成、存儲、使用、傳輸、歸檔、下載等全生命周期進行全方面的安全控制和記錄，有效的防止了人員的不安全訪問和企業(yè)文檔的泄露危機。加強對文檔的安全防護。
    對于文檔保護方面，泛普軟件的相關專家表示，應首先對文檔的使用環(huán)境進行改變。由各臺電腦分散狀態(tài)，變?yōu)榧写鎯ΑＨ缓缶_每人的操作權限。完善的備份作為保護文檔的最后殺招。并且對于細小環(huán)節(jié)如使用公共電腦登陸等，進行限制。因為全方位的防護，各個環(huán)節(jié)都要進行防護。保護程度的好壞，如木桶效應一般。取決于最短的一塊。當然，優(yōu)秀的系統(tǒng)，不光是能保護好文檔。更能提供許多提高辦公效率的功效。就像泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)的規(guī)則功能、審批功能等，都是加強公司自動化、智能化的產(chǎn)物。
    企業(yè)文檔的安全保存，是企業(yè)發(fā)展的重中之重。企業(yè)采取有效的文檔保護手段，才能真正擺脫企業(yè)內部“間諜”，為企業(yè)文檔打造一道堅固、有力的安全屏障!