項目過程引入知識管理的原因

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 　　項目過程引入知識管理的原因

　　1、知識經(jīng)濟和信息時代的到來推動項目型企業(yè)必須引入知識管理

　　隨著知識經(jīng)濟的來臨，知識作為一種資源越來越受到人們的重視，知識在競爭中地位的上升直接導(dǎo)致了企業(yè)管理模式的深刻轉(zhuǎn)變。對企業(yè)知識的源泉(員工)、知識交換的場所(組織)和知識資源本身的管理成為當(dāng)前企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)，知識的創(chuàng)造、積累、轉(zhuǎn)換和利用成為企業(yè)發(fā)展的根本根源所在。因此，從知識管理角度尋找企業(yè)發(fā)展的出路正變得越來越重要。作為創(chuàng)造性工作更多的項目型企業(yè)對知識的依賴程度更深，推動知識管理以適應(yīng)企業(yè)環(huán)境的變化是當(dāng)務(wù)之急。

　　2、項目管理的特點適合推動知識管理

　　項目的一次性特點造成每個項目都有自己的獨特性和唯一性，由于項目的獨特性，項目的工作過程就是知識創(chuàng)造的過程，每個項目的獨特工作經(jīng)歷會給公司帶來豐富的經(jīng)驗積累。另一方面，作為某個行業(yè)的項目的整個操作過程還是有其固有特點和共性的，項目在執(zhí)行過程中如能得到公司豐富經(jīng)驗(知識)的支持可以使工作開展起來順風(fēng)順?biāo)?。所以說這兩個方面的工作是相輔相成的，項目實踐的經(jīng)驗和教訓(xùn)是組織難得的知識和經(jīng)歷，對其進行有效的知識整理和顯化是對組織知識豐富和增強組織競爭力的有力促進和提高;同時在項目實踐中合理有效地應(yīng)用公司的優(yōu)勢技術(shù)和知識可以快速推動項目的進展和合理節(jié)約地解決項目難題;項目的快速高效完成同樣會為公司建立良好的社會形象和行業(yè)里有利的競爭地位。

　　3、現(xiàn)代項目管理理論已經(jīng)融入了知識管理的理念

　　以美國PMI的PMBOK 2000版為例，在該體系中有多處的規(guī)定都體現(xiàn)了知識管理理論的論點：在范圍管理中的范圍變更控制輸出文本就有教訓(xùn)概念，并明確指出“使其成為本項目或執(zhí)行組織其他項目的歷史數(shù)據(jù)庫的一部分”，體現(xiàn)了知識收集的要求;在整體管理和溝通管理等模塊中也多次體現(xiàn)了對知識收集的要求。在項目管理中提出要盡量集中辦公，體現(xiàn)了對交流的重視;在人力資源管理中的規(guī)定也體現(xiàn)了有關(guān)理論。

　　三、項目過程中的知識管理

　　企業(yè)實施知識管理一般來講需要從三個層面組織：組織成員的個體層面、組織整體的行為層面和組織間的行為層面[2]。但是項目一般是在企業(yè)之下開展工作，項目過程是知識的創(chuàng)造過程，也是對企業(yè)知識的應(yīng)用過程。所以我們討論項目過程中的知識管理僅僅涉及到員工個體行為和組織兩個層面的管理：

　　1、項目實踐過程中的知識創(chuàng)造和知識的整理、收集和組織化，即個人知識及時轉(zhuǎn)化為企業(yè)知識。

　　在員工個體層面上，員工是知識的創(chuàng)造者和持有人。個體的知識創(chuàng)新能力和知識儲備決定著企業(yè)的實力和競爭力。在這一層面，知識管理的關(guān)鍵在于提高員工作為組織知識源泉的創(chuàng)新能力，鼓勵員工通過團隊習(xí)作分享知識，將個人擁有的隱性知識有效地轉(zhuǎn)化為企業(yè)知識。這個過程的難點在于隱性知識的顯化和企業(yè)化。

　　2、項目對組織知識的有效發(fā)掘、傳播和發(fā)揮作用。

　　在組織層面上，組織是企業(yè)隱性知識和顯性知識交換和應(yīng)用的場所。組織認知能力的提高和知識庫的完善決定著企業(yè)的發(fā)展能力和競爭實力。在這一層面上，我們應(yīng)該著重考慮增強企業(yè)知識創(chuàng)新和交換的強度，引導(dǎo)組織學(xué)習(xí)，建立科學(xué)和符合企業(yè)實際的流程，促進知識的傳播和利用。

　　四、項目過程中的知識管理的實施

　　1、依靠組織的知識管理平臺開展工作：知識管理離不開信息技術(shù)的支撐，但是不僅僅建立Intranet系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫，還要有企業(yè)文化和管理手段的比切結(jié)合，才能取得成功。具體的建立步驟為：建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，構(gòu)成企業(yè)內(nèi)部的通訊和協(xié)作平臺;引入業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，如項目管理系統(tǒng)(PM)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)，建立采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、財務(wù)等各個環(huán)節(jié)的集成管理;對知識進行分類、評估、開發(fā)、共享的管理以及知識庫的建立與更新。下圖是微軟提出的知識管理平臺系統(tǒng)：

　　2、在員工層次上，營造良好的組織交流方式推動知識的創(chuàng)新和分享。

　　由于項目團隊屬于一次性的組織，成員來自企業(yè)的各個職能部門甚至企業(yè)外部的一些行業(yè)專家，他們擁有不同的背景、知識、技能和經(jīng)驗。項目管理過程中對成員之間的交流尤為重要，作為創(chuàng)造性的工作性質(zhì)，項目管理隨時都要面對各種不同的突發(fā)問題，如何解決這些問題并不是按照操作規(guī)程就能完全解決的，豐富的實踐經(jīng)驗是妥善解決問題的關(guān)鍵。為了最完美解決問題，項目成員全部擁有這種經(jīng)驗是最好的，但是實際情況顯然不可能達到這種高度，交流和分享就顯得非常重要了。所以說：對項目而言，團隊成員的知識和經(jīng)驗是十分寶貴的，在項目成立后，首要的問題就是要推動成員交流，促成成員知識的共享和創(chuàng)新。

　　2.1 在項目內(nèi)部創(chuàng)造適合交流的環(huán)境，推動項目成員之間的交流和技能分享。

　　知識管理理論認為成員個體上身上蘊藏的大部分是隱性知識，并且通過非正式渠道交流和分享，比如師徒的言傳身教、同事之間的閑聊比試等方式;在正式場合，人們對這些知識很少涉及。但是員工身上的這部分知識往往是他最有價值的知識和經(jīng)驗。為了營造適合交流的氛圍，我們可以采取如下一些措施：集體辦公：提高團隊成員在一起的時間，使大家信息交流充分及時;多安排一些非正式交流的活動：如安排工作聚餐、集體休閑活動、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)社區(qū)和論壇等，可以讓團隊成員在輕松的環(huán)境中說出自己的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)。通過這些活動提供大家在一起交流的時間對互相的溝通交流非常有利。

　　2.2 對積極貢獻自己經(jīng)驗的成員進行有效激勵，提高團隊成員分享經(jīng)驗的積極性。

　　鼓勵團隊成員交流分享自己的經(jīng)驗教訓(xùn)是取得知識的有效途徑。在項目進行中，可以制訂一些鼓勵大家提供經(jīng)驗的措施，可以是鼓勵大家提供創(chuàng)造性經(jīng)驗的明文規(guī)定，也可以是對在難題處理中做出突出貢獻的員工進行獎勵。各種方式不一而足，總的原則是推動成員和大家分享自己的創(chuàng)新經(jīng)驗。

　　2.3 對成員貢獻經(jīng)驗要進行正確評價。

　　項目對團隊成員貢獻的經(jīng)驗的評估是一個很復(fù)雜的事情。很多時候大家難以認識到這些經(jīng)驗的價值。一方面大部分知識的效果顯現(xiàn)不是立桿現(xiàn)影的，而是有一定的滯后;另一方面，很多團隊成員的經(jīng)驗效果被表現(xiàn)為部門的結(jié)果，從而弱化個人經(jīng)驗的重要性;還有就是難以判斷在一個項目中成功的經(jīng)驗是否具有推廣價值。這些因素都使個人經(jīng)驗的評估復(fù)雜化，錯誤的評估還有可能挫敗個人的積極性。如何正確的評估成員經(jīng)驗需要慎重進行。比較穩(wěn)妥的做法應(yīng)該是全面系統(tǒng)地收集經(jīng)驗和處理經(jīng)過;分析事件的獨特性和普遍性;尋找理論支持，升華經(jīng)驗，最后對經(jīng)驗進行正確評估。

　　3、在組織層次上，建立科學(xué)的流程，推動知識的收集、分析和知識傳播。

　　我們知道現(xiàn)代企業(yè)強調(diào)組織和流程，要求公司員工在工作中按照公司的規(guī)定程序進行，然而項目型公司中的工作大部分是創(chuàng)造性和處理隨機變化事務(wù)的，如果過多地偏重于流程，可能根本就無法產(chǎn)生新的創(chuàng)意。所以，在員工層面上，過分嚴格的流程管理與事無宜;但是在組織層面就非常適合用流程管理去規(guī)范知識的收集、分析和錄入數(shù)據(jù)庫。流程這種有組織的協(xié)調(diào)形式可以使區(qū)域性知識在更加廣泛的范圍內(nèi)應(yīng)用。

　　3.1 設(shè)計合理的收集、分析和整理知識的流程

　　如前所述，在項目中已經(jīng)創(chuàng)造和積累的豐富的經(jīng)驗和知識。如何傳播和利用它們是知識管理組織層面要解決的問題。數(shù)據(jù)庫作為基本的管理工具，已經(jīng)廣泛地應(yīng)用到實踐中了。但是一些企業(yè)盡管在自己數(shù)據(jù)庫中錄入了員工的經(jīng)驗和知識，創(chuàng)建了員工的交流平臺，但是效果并不理想。原因就在于知識錄入標(biāo)準(zhǔn)沒有建立在統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)上，也就是要設(shè)計科學(xué)合理的知識收集、分析和整理錄入的流程。因為如果大家自由把一些技巧和知識進入數(shù)據(jù)庫，往往沒有系統(tǒng)性和說服力(甚至有虛假信息)，使檢索者產(chǎn)生迷惑和不信任感，逐漸會抵制數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫中零散、個性的東西越多，數(shù)據(jù)庫的作用就越小，甚至一段時間后，組織成員會因為對數(shù)據(jù)庫失去信心而不再使用它。

　　那么如何避免這個問題呢?流程是我們的好幫手。正確的工作流程應(yīng)該是：組織成立專門的經(jīng)驗、知識審核與分析委員會，對從項目或者是個人申報的創(chuàng)新經(jīng)驗和技巧進行審查和選擇，對有效的知識和經(jīng)驗要會同公司的專家、技術(shù)骨干和知識提供者共同對經(jīng)驗進行分析和提煉，從理論上證明其正確性，從試驗中證明其可操作性和可能存在的共性，如此整理后的知識再行錄入數(shù)據(jù)庫。這樣的記錄可以給檢索者提供有說服力的支持，使檢索者采納你的經(jīng)驗。

　　3.2 便捷的檢索工具有利于知識的傳播和組織內(nèi)部的知識分享

　　由于一個組織可能有很多項目在同時進行，各個項目產(chǎn)生的新工藝或者技巧在項目團隊內(nèi)部可以有效傳播和應(yīng)用，但很少能影響其他的項目。有可能其他項目正在煩惱的問題已經(jīng)在另外一個項目上被順利解決了。作為組織的整個成員并不能了解各個項目成員所掌握的知識。這樣的矛盾可以通過建立一個組織內(nèi)部數(shù)據(jù)庫檢索機制來傳播這些知識。檢索的工具可以采用關(guān)鍵字檢索和論壇標(biāo)題檢索等方法。

　　當(dāng)人們在遇到難題時，他們可以登陸企業(yè)的知識庫，對該難題進行搜索，如果知識庫足夠豐富，完全可以尋找到解決辦法。如果沒有搜索結(jié)果，那么項目在自我解決該問題后，可以提交該難題的解決方案給公司知識評估、錄入委員會，對公司知識庫進行豐富和完善。