文檔管理軟件方案

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　　項(xiàng)目文檔管理是對(duì)一些與成功地達(dá)成一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng)(譬如任務(wù))的整體。這包括策劃、進(jìn)度計(jì)劃和維護(hù)組成項(xiàng)目的活動(dòng)的進(jìn)展。用最簡(jiǎn)單的話來說,項(xiàng)目管理就是一門在項(xiàng)目生命周期中，把失敗的風(fēng)險(xiǎn)保持到盡可能最小學(xué)科。一個(gè)項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)主要來源于不確定性在項(xiàng)目各個(gè)階段的存在,而項(xiàng)目文檔管理手段的落后是其中非常關(guān)鍵的一個(gè)原因。目前，企業(yè)在實(shí)施項(xiàng)目文檔管理的過程中或多或少存在以下問題:

　　項(xiàng)目文檔不全

　　企業(yè)一般都設(shè)置有專職的文檔人員，但是由于人員的流動(dòng)導(dǎo)致文檔隨人走，一個(gè)員工的離職往往會(huì)造成大量企業(yè)文檔資料的就丟失。

　　項(xiàng)目文檔版本變更

　　項(xiàng)目管理過程中，項(xiàng)目文檔隨著項(xiàng)目的進(jìn)展相應(yīng)的也會(huì)產(chǎn)生項(xiàng)目文檔的版本更新，在沒有使用專門的管理工具之前經(jīng)常會(huì)發(fā)生使用的文檔與當(dāng)前所使用版本不一至的問題。

　　項(xiàng)目文件的安全問題

　　項(xiàng)目文檔如何確保完整性與有效性?

　　機(jī)密的項(xiàng)目文檔怎么防止項(xiàng)目用戶調(diào)用查看后帶走?

　　項(xiàng)目文檔查詢問題

　　項(xiàng)目文檔沒有統(tǒng)一存儲(chǔ)，項(xiàng)目文檔散落于各個(gè)項(xiàng)目干系人手上，查找不方便，缺少?gòu)奈臋n管理角度全局把控項(xiàng)目的手段。

　　多人協(xié)作問題

　　項(xiàng)目開展過程中，各個(gè)項(xiàng)目人員都能創(chuàng)建、發(fā)布項(xiàng)目相關(guān)文檔，而文檔又通過郵件，IM、共享等各種手段在項(xiàng)目人員之間傳遞，造成文檔的準(zhǔn)確性、權(quán)威性得不到保障。

　　　項(xiàng)目文檔生命全過程管理及項(xiàng)目文件流程化管理;

　　Office系列文檔的在線編輯，減少文件先下載修改再上傳的繁瑣程序;

　　文檔版本管理：版本自動(dòng)更新、歷史版本查詢、版本對(duì)比，版本回滾;

　　文檔鎖定，防止多人同時(shí)對(duì)同一文檔進(jìn)行編輯;

　　權(quán)限控制，對(duì)文檔的安全性、訪問進(jìn)行管控;

　　操作日志及審計(jì)追蹤功能,對(duì)文檔的創(chuàng)建、修改、閱讀、下載等過程進(jìn)行全程監(jiān)控;

　　全面支持遠(yuǎn)程審批，可隨時(shí)隨地通過網(wǎng)上處理，減少延誤;

　　全文檢索，基于中文分詞技術(shù)的全文檢索功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的標(biāo)題、正文附件的具體內(nèi)容等進(jìn)行全文的檢索，快速找到目標(biāo)文檔;

　　文檔分類目錄管理,可以根據(jù)項(xiàng)目管理的啟動(dòng)、計(jì)劃(開展)、執(zhí)行(實(shí)施) 、控制、收尾(驗(yàn)收)等五大階段或工作定義、工作計(jì)劃、計(jì)劃管理、范圍管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、文檔管理、質(zhì)量管理、規(guī)律管理等項(xiàng)目管理步驟來創(chuàng)建項(xiàng)目的文檔管理體系;

　　文檔通知,當(dāng)文檔的狀態(tài)變化時(shí)可通過郵件、短信等各種方式通知項(xiàng)目干系人;

　　文件集中存放、統(tǒng)一備份、統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一授權(quán);

　　文檔統(tǒng)計(jì)報(bào)表查詢、導(dǎo)出;