長(zhǎng)假結(jié)束后的企業(yè)文檔管理問(wèn)題席卷而來(lái)！

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    “十一”七天長(zhǎng)假剛剛結(jié)束。眾多人拖著疲憊的精神回到工作崗位中。面對(duì)久未謀面的工作，許多員工早已忘記該怎么上手。又由于長(zhǎng)時(shí)間的放松，也會(huì)懶得去重新整理思路。故而每每長(zhǎng)假歸來(lái)，許多員工的工作效率特別低。對(duì)于管理者，十一長(zhǎng)假回來(lái)后的問(wèn)題，則又比普通員工多了一個(gè)：?jiǎn)T工離職。
   

    目前國(guó)內(nèi)最為普遍的現(xiàn)象就是跳槽率高。而最高的幾段時(shí)期，就是每次的長(zhǎng)假結(jié)束后的那幾天。不管這個(gè)假期是五一、十一，端午、中秋，或是春節(jié)假期，每每節(jié)日歸來(lái)，都會(huì)是一個(gè)跳槽熱潮。
   

    跳槽并不可怕，但是可怕的是員工的跳槽會(huì)帶走企業(yè)的相關(guān)資料，更嚴(yán)重些甚至?xí)ё咂髽I(yè)的機(jī)密文件。當(dāng)下有很多人都認(rèn)識(shí)到泄密的可怕和危害。但是很多人都覺(jué)得這種事情離自己的企業(yè)很遙遠(yuǎn)?；蛘咂髽I(yè)覺(jué)得自己的保密工作做得很好。

    這都是錯(cuò)誤的觀念，企業(yè)泄密貼在每個(gè)企業(yè)的身后，只要一步走錯(cuò)，他就會(huì)將你打倒。眾多企業(yè)因?yàn)樾】催@事，付出了血淋淋的代價(jià)。某些企業(yè)只把文檔給少數(shù)幾個(gè)人。但是看如今的社會(huì)，公司完成某件事情，通常不是幾個(gè)人就可以的。而是需要共享一些文件。我們都知道，文件一旦發(fā)送共享出現(xiàn)，就代表它不在機(jī)密。復(fù)制、粘貼，上千份的機(jī)密文檔就可問(wèn)世了。想解決泄密問(wèn)題，有兩種方法。第一是阻止員工流失，讓企業(yè)的離職率降為“0”。第二是為企業(yè)文檔設(shè)防。

    正所謂鐵打的營(yíng)盤(pán)流水的兵，企業(yè)的員工流失是不可避免的。沒(méi)有任何一個(gè)企業(yè)可以保證沒(méi)有員工離職。不管這個(gè)企業(yè)是政府部門(mén)、事業(yè)單位、知名公司，例如：公安局、阿里巴巴、蘋(píng)果等，都有很多主要崗位的員工離開(kāi)?；蚴呛芏嘈∑髽I(yè)的員工離職，都會(huì)卷走公司的所有能得到的文件。所以要想保住企業(yè)文檔的安全機(jī)密。只能從文檔設(shè)防、文檔管理著手。

    如何給企業(yè)文檔設(shè)防？如何做好文檔管理？如何保證企業(yè)既安全又高效的辦公？為此，小編咨詢了目前國(guó)內(nèi)做文檔管理系統(tǒng)中最為專(zhuān)業(yè)的一家，泛普軟件。泛普軟件的專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)以泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為例，講解如何為文檔設(shè)防保護(hù)企業(yè)安全并提高辦公效率。

    首先是設(shè)防。為文檔設(shè)防很難組建。因?yàn)榉雷o(hù)是全方位的，并不是某個(gè)方面做好就可以。就像木桶原理一樣，最短的那塊決定桶里水的多少。防護(hù)則是最薄的環(huán)節(jié)，決定防護(hù)的強(qiáng)弱。

    泛普軟件提供權(quán)限管理，可為每個(gè)員工設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。從正面直接防衛(wèi)企業(yè)文檔安全。降低企業(yè)文檔的曝光度。按需安排權(quán)限，做到文檔停到每個(gè)人需要的地方。

    并且泛普軟件輔佐以定時(shí)備份、限制IP等。泛普軟件是將企業(yè)的文檔集中存儲(chǔ)，集中存儲(chǔ)后可定時(shí)備份。保證每一份文檔都不會(huì)丟失和損壞。限制IP功能讓員工在指定的地方辦公，避免在公共場(chǎng)所辦公，導(dǎo)致泄漏企業(yè)信息。同時(shí)還有存儲(chǔ)加密、登陸提示等功能，可在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)和避免隱患。

    其次是提高辦公效率。保衛(wèi)企業(yè)文檔安全，最害怕的就是為了安全而犧牲了方便、快捷、高效。為了適應(yīng)某個(gè)系統(tǒng)，強(qiáng)硬的改變員工的使用習(xí)慣。這樣也許可以保護(hù)企業(yè)文檔安全，但是辦公效率的下降則是讓企業(yè)又多了一個(gè)問(wèn)題，拆東墻補(bǔ)西墻如同飲鴆止渴。泛普文件管理系統(tǒng)系統(tǒng)則是將操作簡(jiǎn)化，與諸多辦公軟件無(wú)縫集成。使員工無(wú)需花費(fèi)時(shí)間在熟悉系統(tǒng)上。只需短短幾分鐘則，就可以完全掌握。

    系統(tǒng)提供許多方便辦公的功能。就像版本管理、智能規(guī)則等。系統(tǒng)提供的版本管理，可以記錄每次被改編時(shí)候的想法，然后保存。當(dāng)日后創(chuàng)造想恢復(fù)到之前的版本時(shí)候，可以一鍵閱讀自己對(duì)每個(gè)版本的屬性記錄，讓自己輕松選擇最想回到的版本。

    智能規(guī)則可以讓文檔自動(dòng)的運(yùn)作。這項(xiàng)功能是目前最為先進(jìn)的一項(xiàng)技術(shù)。設(shè)定好相應(yīng)的觸發(fā)條件和執(zhí)行動(dòng)作。可以讓文檔自己動(dòng)起來(lái)。自動(dòng)去執(zhí)行某些操作。這項(xiàng)功能的實(shí)施和運(yùn)用，可以說(shuō)是一個(gè)時(shí)代的劃分。一個(gè)“死”的系統(tǒng)，開(kāi)始轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;活”的系統(tǒng)。真正的智能化和自動(dòng)化開(kāi)始進(jìn)入到我們的生活和工作。

    文檔管理系統(tǒng)的安全和高效，可以解決我們?cè)俟ぷ髦械奈臋n管理困局和辦公質(zhì)量問(wèn)題。這類(lèi)文檔系統(tǒng)如今在中國(guó)已經(jīng)是較為普及。中國(guó)石化、中國(guó)移動(dòng)等大企業(yè)都早已和泛普軟件達(dá)成合作。相信在以后文檔系統(tǒng)會(huì)得到眾多企業(yè)的認(rèn)可，進(jìn)入到每個(gè)公司當(dāng)中。讓跳槽泄密不在可怕。讓工作更加高效。