企業(yè)文檔管理的六大問題

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 　　企業(yè)文檔管理的六大問題

　　企業(yè)通常采用光盤、移動硬盤、共享文件夾、U盤存儲文件，通過郵件、即時通訊等進行文檔傳遞。

　　這種模式下存在諸多問題：

　　文檔缺乏集中存儲

　　文檔集中存儲是文檔管控的基礎(chǔ)。企業(yè)海量文檔分散在不同部門，甚至個人手中，難于查找、控制。

　　文檔安全難以保障

　　常用存儲介質(zhì)都無法做到永久存儲，數(shù)據(jù)容易丟失; 文檔權(quán)限控制繁瑣不清晰，容易泄密; 紙質(zhì)文檔的抗災難性差

　　文檔版本管理混亂

　　文檔修改過程中，會出現(xiàn)大量傳遞情況。個人通過郵箱或者即時通訊工具，得到多個版本的文件，難以找到正確的版本。

　　查找緩慢，效率低下

　　因為缺少有效的搜索工具，每天需要花大量的時間去查找文檔資料

　　企業(yè)有限的帶寬被郵件附件占用

　　一旦群發(fā)郵件帶有附件，附件被傳遞到公司所有人員的桌面郵件系統(tǒng)，導致互聯(lián)網(wǎng)帶寬被占用

　　文檔無法有效協(xié)作

　　文檔審核流程復雜，無法實現(xiàn)自動化管理; 缺乏高效的共同編寫文檔方式(合同、解決方案等)

　　知識管理舉步維艱

　　員工離職，交接不全，帶走了企業(yè)的知識(人才流失=知識流失); 企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗和共享知識的環(huán)境和氛圍; 知識沉淀、挖掘、清理，缺乏電子化工具

　　2 易度企業(yè)文檔管理解決方案

　　針對上述問題，結(jié)合文檔管理系統(tǒng)，易度提出了相應的解決方案

　　易度文檔管理系統(tǒng)建立中心文檔庫，實現(xiàn)企業(yè)文檔管理制度化;

　　采用 “四層六級”的權(quán)限體系數(shù)據(jù)容災存儲，記錄文檔使用痕跡;

　　提供文檔版本管理和發(fā)布流程控制，涵蓋編寫、審核、發(fā)布、更改等各環(huán)節(jié);

　　提供毫秒級的全文搜索，可以多維度組合搜索，省時、高效;

　　以文檔為中心的多人協(xié)作環(huán)境溝通更直接、更高效;

　　易度建立企業(yè)知識體系和脈絡(luò);通過多種溝通渠道，挖掘、傳播隱性知識