企業(yè)“減負(fù)”的最優(yōu)選擇—文檔管理系統(tǒng)

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    現(xiàn)在各界均在宣揚學(xué)生減負(fù)。不管是國家教育部準(zhǔn)備實行的“國十條”，還是北京已經(jīng)實施的“減負(fù)八條”。都為了給學(xué)生減負(fù)努力著。希望爭取給學(xué)生們更多的空閑，更多的休息時間和娛樂時間。
 

    反觀與學(xué)生相對的社會人士。市場競爭逐漸激烈，各家單位業(yè)務(wù)量逐漸增多，都在拼命的搶占市場份額。員工壓力增大，工作量日益增多，苦不堪言。往往是孩子已經(jīng)到家做完作業(yè)在看電視的時候，父母還在公司加班加點的干活。

    這種現(xiàn)象如今可謂是司空見慣。每個辦公室里基本都有人加班到八九點鐘。有些單位加班更是成為正常現(xiàn)象。對于企業(yè)減負(fù)已經(jīng)是迫在眉睫。但是具體該如何操作，才能做到真實有效的減負(fù)，而不影響企業(yè)的正常運作。

    觀察學(xué)生的減負(fù)方式，我們能得出的結(jié)論就是，提高效率。回顧學(xué)生時代的生活，都是簡單高效的，為何在社會單位中不能也像學(xué)校管理學(xué)生一樣，進行高效管理呢？我們先分析一下學(xué)校是如何讓學(xué)生提高效率的?；蛟S可以類比出企事業(yè)單位的提效之路。

    1、學(xué)習(xí)資料充足。老師有充足的學(xué)習(xí)資料和學(xué)習(xí)材料，可以提供給學(xué)生使用。如果學(xué)生遺失，老師可以提供新的。保證信息準(zhǔn)確充足。

    2、學(xué)校分科明確。各科都有相應(yīng)的資料給學(xué)生做參考、學(xué)習(xí)，用不到的則不發(fā)。學(xué)生只需做好自己的事情，學(xué)好手中的資料，而老師負(fù)責(zé)安排資料的發(fā)放。

    3、互相學(xué)習(xí)。當(dāng)遇到問題的時候，可以互相借閱參考書。方便學(xué)習(xí)。大家共同使用一些參考書，促進共同進步。用完后歸還，不影響自己學(xué)習(xí)。

    4、老師指導(dǎo)。遇到不會的問題可以去找老師，老師會指出問題所在。告訴你相應(yīng)的資料在哪里，不用你自己去浪費大量的時間尋找相應(yīng)的資料。

    這些看似簡單的做法，如若要應(yīng)用到企業(yè)當(dāng)中，則是十分的復(fù)雜和困難。企業(yè)如何能做到這些呢？帶著這個疑慮，我們詢問了泛普團隊。泛普（www.zhidesoft.com）的專家團隊給了我們文檔管理系統(tǒng)的四條功能，來對應(yīng)學(xué)校的四點高效做法。

    1、集中存儲：為單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一文檔共享。不用擔(dān)心散落在各臺電腦上的數(shù)據(jù)會丟失，遺漏。采用B/S架構(gòu)，搭建一個安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息實現(xiàn)內(nèi)外部共享。支持局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)訪問，可跨地域地辦公。當(dāng)企業(yè)文檔或硬盤因人員操作失誤或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時間進行恢復(fù)，保證內(nèi)部核心數(shù)據(jù)的完整和安全。

    2、權(quán)限管理功能。在統(tǒng)一管理平臺中，可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除等等。這樣可以按照員工的部門或者分工，來給員工設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限。這可以讓員工看見所有與自己相關(guān)的文檔。不必為材料眾多卻找不到自己需要的文件而頭疼。而且這些權(quán)限管理可以降低機密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

    3、借出功能。泛普團隊開發(fā)的借出功能支持將公共文檔和個人文檔進行借閱管理。借出過程中可控制用戶訪問權(quán)限。被借閱用戶會收到系統(tǒng)發(fā)送的即時消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時間對借出的文檔自動進行收回處理。這樣方便大家一起辦公，共享信息。也可保證信息不會外流，不影響到自己的工作。

    4、搜索功能。全文搜索及高級搜索引擎可快速從海量資料中精準(zhǔn)查找所需文件。普通搜索的速度與windows的搜索相比會迅速很多。毫秒級別搜索可節(jié)約數(shù)倍的搜索時間。并且支持模糊搜索和精準(zhǔn)搜索兩種模式。高級搜索功能，支持多維度搜索，例如對：正文，文件名，編號等。這樣可以快速的找到自己所需的文件。加快辦公的效率。

    企業(yè)辦公不能只是靠加班來完成工作。一味的加班壓榨員工不是長久可行的辦法。應(yīng)該優(yōu)化辦公，在原有的工作基礎(chǔ)上，提高員工的辦公效率，讓員工能按時按量保質(zhì)的完成工作。所以企業(yè)減負(fù)是必須。當(dāng)其他人早已是運用高科技手段辦公的時候，你還在用加班和停休來維持業(yè)績。那你離失敗只有一步之遙。