拒絕霧霾！倡導(dǎo)無紙化“綠色辦公”理念

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      連日來，以北京為首的十多個城市PM2.5指數(shù)“爆表”，備受全國乃是世界的關(guān)注。此次霧霾來襲加劇了空氣的嚴(yán)重污染，其原因是多方面的：如尾氣排放、揚沙、空氣灰塵等。其根本原因與近幾年來樹木的嚴(yán)重砍伐，污染物的排放有著密切的關(guān)系。最近的罕見霧霾天氣正是大自然對我們的又一次警告。據(jù)世界衛(wèi)生組織有關(guān)資料表明，全球每年死于因環(huán)境污染的人數(shù)達(dá)到280萬！有約60%人體疾病與空氣污染有關(guān)。改善環(huán)境現(xiàn)狀是全國甚至世界當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。

      改善環(huán)境的首要任務(wù)是保護(hù)植被?，F(xiàn)如今破壞植被的一大誘因就是紙張的生產(chǎn)。據(jù)統(tǒng)計，一個辦公室節(jié)約6噸紙垃圾，相當(dāng)于拯救120棵樹。目前，我國每生產(chǎn)一噸紙就要耗費7棵大樹、100立方米的水。如果每人每天浪費一張紙，全國就要浪費躍2700噸紙、27萬噸水。如果全國每人每天節(jié)約1張A4紙，一年就節(jié)約4745億張紙，一棵二十歲的樹可造3000張A4紙，如果這樣算來就可少砍伐1581666棵樹。所以，在我國森林資源匱乏、紙張浪費嚴(yán)重的現(xiàn)狀下，節(jié)約用紙就顯得尤為重要。

      由亞洲綠色辦公基金會和歐洲綠色生活組織合并組成了“世界綠色辦公基金會(WGOF)”，主要目標(biāo)是促進(jìn)綠色辦公的理念和推廣低碳辦公的實施。“綠色辦公”的概念正在向全球企業(yè)蔓延。實現(xiàn)在辦公中節(jié)能減排，從多方面實現(xiàn)生態(tài)化辦公，其中紙質(zhì)文件的節(jié)約與環(huán)保紙張的二次利用是其中的一大重點。

      對于企業(yè)來說，日常工作中會產(chǎn)生大量單據(jù)、合同、發(fā)票憑證、卷宗資料、與客戶的往來文件等。許多重要紙質(zhì)文件，都需要進(jìn)行歸檔保存。采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，會造成大幅印刷、 反復(fù)復(fù)印、打印、發(fā)放工作，紙張成本很高，浪費嚴(yán)重。紙質(zhì)文檔極難儲存，不僅占用大量的物理空間，還非常容易造成不可修復(fù)的損壞，并且完全無法檢索，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會帶來難以彌補(bǔ)的損失！下面筆者將羅列一些紙質(zhì)文檔管理中的常見問題：

1）、紙張大量生產(chǎn)造成嚴(yán)重的植被破壞與環(huán)境污染？

2）、長時間存放紙質(zhì)文檔，由于物理環(huán)境因素，紙張發(fā)霉變黃損壞，導(dǎo)致重要信息的丟失？

3）、 使用文件柜來管理紙質(zhì)資料進(jìn)行歸檔保存，不僅占用了大量的空間，查找起來非常不容易，費時又費力？

4）、煩瑣的掃描、分類、保存的流程，任何員工都會覺得厭煩？

5）、紙質(zhì)文檔掃描成電子圖片命名存儲后，查找起來非常不易？

6）、紙質(zhì)文檔需要重復(fù)復(fù)印方可實現(xiàn)多人同時查閱，浪費大量紙質(zhì)成本？

      針對于紙質(zhì)文檔產(chǎn)生的諸多弊端，泛普文件管理系統(tǒng)文檔管理專家提出了無紙化“綠色辦公”新理念，在保護(hù)環(huán)境、節(jié)約能耗的同時，提高企業(yè)的辦公效率，讓環(huán)保高效的電子文檔服務(wù)于企業(yè)。

      泛普軟件經(jīng)過多年的潛心研究，經(jīng)數(shù)千家企業(yè)的使用及反饋，根據(jù)企業(yè)文檔管理現(xiàn)有形式與用戶操作習(xí)慣，不斷的對產(chǎn)品進(jìn)行升級改進(jìn)，研發(fā)出了一套完整、成熟的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)。泛普軟件作為業(yè)內(nèi)的領(lǐng)先品牌，產(chǎn)品上市以來受到廣大企業(yè)的熱烈追捧，得到了數(shù)千家企業(yè)的一致認(rèn)可。為了讓無紙化“綠色辦公”走進(jìn)千萬企業(yè)，泛普文檔管理專家提供了一套完整的解決方案：

1）、海量文檔集中存儲
      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)搭建一個海量文檔資料（電子版、紙質(zhì)的、Office、txt、pdf）和各類數(shù)字資產(chǎn)（視頻、音頻、圖片）等集中存儲的平臺，穩(wěn)定可靠，不僅節(jié)約了物理空間，還能使查找方便快捷，有效防止重要文件的損壞及丟失。

2）、紙質(zhì)文檔電子化
      泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)的"文檔掃描"功能與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質(zhì)資料（如合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案、卷宗、企業(yè)宣傳冊等現(xiàn)有重要的或需要保護(hù)的資料）轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者多頁的PDF文件直接掃描保存至系統(tǒng)中，是實現(xiàn)無紙化“綠色辦公”的重要手段。

3）、自動化、智能化管理方式
      系統(tǒng)具有強(qiáng)大的規(guī)則設(shè)定功能，可以根據(jù)不同部門人員及各種條件文檔的相關(guān)動作，對文檔進(jìn)行規(guī)整。文件上傳至系統(tǒng)中可以自動整理，使文件分類及保存自動化，無需手動整理，解決了上述人力資源與時間浪費的問題。

4）、建立高效檢索機(jī)制
      系統(tǒng)支持為掃描后生成的單頁JPG或多頁的PDF文件增加關(guān)鍵字摘要，更加便于在海量文檔中快速查找。

      系統(tǒng)還具有強(qiáng)大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等屬性組合進(jìn)行毫秒級搜索，提高辦公效率。

5）、開展遠(yuǎn)程協(xié)作
      系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，支持互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，員工需要訪問調(diào)閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，讓企業(yè)資料真正脫離紙質(zhì)載體。

      實現(xiàn)全方位的無紙化“綠色辦公”，是世界企業(yè)辦公的主流趨勢。同時，信息的全方位電子化管理將逐步的取代傳統(tǒng)的管理，這也是優(yōu)化企業(yè)管理的必經(jīng)之路。泛普文件管理系統(tǒng)作為紙質(zhì)文檔邁向電子化管理的樞紐，為企業(yè)架起現(xiàn)代化管理的橋梁，讓人們在低碳、環(huán)保、安全、高效的環(huán)境中辦公，讓我們的城市離霧霾更遠(yuǎn)一步！