是什么讓企業(yè)文檔管理仍停留在紙上？

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

      如今，通過計算機(jī)來進(jìn)行信息管理已成為了現(xiàn)代企業(yè)文檔管理的主要方式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文檔有著許多優(yōu)勢，電子文檔形式多樣、容量大、體積小，不僅有便于信息共享和易于復(fù)制的優(yōu)點(diǎn)，而且可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸。電子文檔比紙質(zhì)文檔具有更高的效率，能夠節(jié)約大量的紙質(zhì)資源，節(jié)省存儲紙質(zhì)文件的空間。即便如此，現(xiàn)階段仍有許多企業(yè)還在延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方式，是什么讓企業(yè)文檔管理仍停留在紙上？

為什么仍有企業(yè)傾向于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理文件？

      據(jù)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔來管理資料的企業(yè)，主要是由于紙質(zhì)文檔可控性強(qiáng)，文檔以物理形式存在能夠保證其隱私性，并且能夠保留批改痕跡；對資料的權(quán)限控制也方便，不必?fù)?dān)心電子文檔由于計算機(jī)硬盤破損或病毒感染對文件造成威脅等因素。一些企業(yè)甚至完全放棄電子文檔的便捷性和高效性，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)、低效、高成本的文檔管理方式。

為什么會對電子文檔存在顧慮？

      的確，由于檔案信息化建設(shè)步伐滯后，加之電子文檔存在內(nèi)容的易修改性、對外部環(huán)境和硬件條件的高度依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理缺乏規(guī)范性，沒有明確的歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間等，致使當(dāng)前電子文檔管理面臨的問題日益突出。由于管理比較混亂，給電子文檔的保存和查找?guī)硪欢ɡщy，也增加了電子文檔規(guī)范化管理的緊迫性和復(fù)雜性。當(dāng)務(wù)之急是，妥善解決電子文檔保存的真實(shí)性問題、電子文檔管理的規(guī)范性問題、電子文檔管理的安全性問題和電子文檔利用的開放性問題。

      如何解決電子文檔的管理問題成為了日漸突出的矛盾，如果能夠解決電子文檔的局限性與弊端，使電子文檔擁有紙質(zhì)文檔管理的特質(zhì)，就能夠使企業(yè)文檔管理達(dá)到“雙贏”--既能滿足企業(yè)對文檔管理的需求，化解電子文檔管理的局限性，又能使電子文檔的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

泛普文件管理系統(tǒng)—搭建傳統(tǒng)文檔管理方式轉(zhuǎn)型電子化管理的橋梁

      文檔管理產(chǎn)品的出現(xiàn)，為企業(yè)文檔管理中的矛盾提供了解決之道，為傳統(tǒng)文檔管理方式轉(zhuǎn)型電子化管理搭建了橋梁。

      試想，如果每份文檔、圖紙都以紙質(zhì)文檔形式存在，不僅占用了大量的存儲空間，并且紙質(zhì)文檔極易腐爛發(fā)霉，管理成本高，任何物理損壞都會造成無法彌補(bǔ)的損失；紙質(zhì)文檔在檢索時會浪費(fèi)大量時間，資料共享困難，效率低下。若信息資料以電子文檔形式存在，對信息資料的格式就沒有了局限性，無形中縮減了企業(yè)的管理成本。

      文檔管理軟件的主要目的之一就是使電子文檔的利用率最大化，通過文檔管理軟件，解決企業(yè)對電子文檔管理的種種顧慮，使電子文檔能夠規(guī)范化、制度化管理。文檔管理軟件可以提供統(tǒng)一存儲平臺，方便所有文檔的查找，并能做到文檔管理的隱私性。同時，文檔管理軟件能夠使電子文檔傳承紙質(zhì)文檔管理的所有優(yōu)點(diǎn)與特質(zhì)，并發(fā)揮電子文檔的優(yōu)勢，使企業(yè)文檔管理達(dá)到“雙贏”。

      在文檔管理系統(tǒng)中，查找文檔時只需根據(jù)文檔中的字、詞、句等信息就能在客戶端進(jìn)行檢索，系統(tǒng)能迅速、準(zhǔn)確地查找到你所需要的電子文檔資料，如果需要還可以把內(nèi)容打印出來。系統(tǒng)具有在短時間內(nèi)準(zhǔn)、快、全地提供相關(guān)資料給用戶，操作簡便、易懂、省時、省力的特點(diǎn)，為電子文檔自動化管理帶來質(zhì)的飛躍。

      泛普軟件專家認(rèn)為，文檔管理軟件能夠?qū)崿F(xiàn)文檔自動化管理的目的，為企業(yè)提供安全、可靠、開放、高效的文檔管理功能，方便了文檔管理的日常操作，避免手工管理中的一系列錯誤的發(fā)生，提高企業(yè)的辦公效率和企業(yè)文件管理的綜合水平。

      通常，文檔管理系統(tǒng)會支持紙質(zhì)文檔電子化，如泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)（www.zhidesoft.com），能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約大量紙質(zhì)成本；同時通過權(quán)限控制、數(shù)據(jù)與文件完整備份、文檔存儲加密等功能來保證企業(yè)內(nèi)部機(jī)密文件與數(shù)據(jù)的安全性；系統(tǒng)具有完善的自動編號與修訂版管理功能，杜絕了文檔版本及編號混亂的狀況，并且保留修改版本與痕跡，切實(shí)成為企業(yè)文檔管理的得力助手。

      利用文檔管理軟件進(jìn)行管理，是企業(yè)全面走向信息化管理的必經(jīng)之路。文檔管理軟件能夠讓企業(yè)文檔管理走出紙張的束縛，不僅能夠使企業(yè)運(yùn)營更加安全、省時、高效，同時還能使企業(yè)緊隨信息化進(jìn)程，推進(jìn)全社會的信息化高速發(fā)展。